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SOP financières et comptables, modèles de flux de travail et de processus

Modèles de processus financiers et comptables modifiables pour AP, AR, P2P, O2C, clôture, rapprochement, paiements, budgétisation et contrôles financiers.

Commencez avec une cartographie des processus modifiables pour les transferts financiers qui contrôlent la trésorerie, les dettes, les créances et la clôture : rapprochement des factures, approbation des paiements, recouvrements, rapprochements, budgets, journaux et reporting. Adaptez les rôles, les limites d’autorité, les tolérances, les preuves et les voies de remontée d’informations à votre politique comptable et à votre modèle opérationnel.

Le hub est organisé par cycles de financement plutôt que par type de document. Procurer pour payer répond à un besoin d'un fournisseur payé : une demande d'achat devient un bon de commande, la commande est comparée à un reçu et une facture dans correspondance à trois, et la facture approuvée est libérée pour paiement. La comptabilité fournisseurs regroupe les contrôles autour de cette dernière étape : contrôles des factures, libération des paiements, modifications des données de base des fournisseurs qui les protègent et deux itinéraires de dépenses des employés qui se terminent par le même cycle de paiement.

Commande à encaisser va dans l'autre sens : décidez si le client peut vous devoir de l'argent, exécuter et livrer la commande, prouver qu'elle est arrivée, la facturer, collecter et appliquer l'argent et prouver que la banque est d'accord avec le grand livre. La facturation client, les demandes de paiement et les encaissements n'ont pas de modèle autonome ; ce sont des étapes à l'intérieur des graphiques facture-encaisse, comptes clients et ordres-encaissement, et le tableau des comptes clients traite de la manière la plus complète les relances, les litiges, les plans de paiement et les radiations.

Le clôture financière transforme les sous-livres fermés en soldes rapprochés et en un pack de reporting signé dans l'ordre dans lequel le calendrier de clôture les exécute : journaux approuvés, soldes certifiés, période clôturée, pack émis, avec clôture de fin de mois comme calendrier lui-même. La gouvernance des dépenses maintient les portes qu'une demande franchit avant que quiconque n'engage l'argent, le budget, les pouvoirs délégués, les conflits d'intérêts et la décision de faire ou d'acheter, et le centre de paiements continue là où une transaction par carte quitte le grand livre.

Rendre les contrôles financiers exécutables

Le travail financier traverse les achats, la réception, les ventes, la paie, la trésorerie, les propriétaires de budget et la gestion. Ces modèles rendent visibles les rôles de préparateur, de réviseur et d'approbateur, maintiennent les chemins d'exception connectés au processus principal et préservent la documentation nécessaire à un processus contrôlé. Ce sont des points de départ opérationnels adaptables et ne remplacent pas votre politique comptable, votre délégation de pouvoir ou vos conseils fiscaux spécifiques à une juridiction.

Modèles à la une

Familles de processus

Procurer pour payer

Le Procure-to-Pay est le cycle opérationnel qui va d’un besoin identifié jusqu’à un fournisseur payé. Cette famille commande six modèles dans l'ordre dans lequel les documents sont transmis : une demande d'achat devient un bon de commande, la commande est comparée à un reçu et à une facture, et la facture approuvée est libérée pour paiement. Les aperçus P2P de bout en bout, l'intégration des fournisseurs et le processus d'approvisionnement se situent tout au long de la chaîne.

  1. Organigramme du processus de demande d'achat

    Organigramme du processus de demande d'achat : spécifications et codage GL, vérification du budget, approbation du gestionnaire et des seuils, examen des achats et procédure accélérée urgente.

  2. Organigramme du processus de commande d'achat

    Organigramme du processus de commande : demande d'achat, contrôle du budget, seuils d'approbation, devis des fournisseurs, émission du bon de commande, réception des marchandises, correspondance à trois et paiement.

  3. Organigramme du processus de réception des marchandises (entrée des…

    Un organigramme du processus de réception des marchandises pour le quai d'entrée des marchandises : réservation, vérification des documents du bon de commande, contrôle du décompte et des dommages, réclamation du transporteur, GRN et…

  4. Organigramme du processus de correspondance à trois voies

    Organigramme du processus de rapprochement à trois voies pour comparer une facture fournisseur, un bon de commande et un reçu de marchandises ou de services, avec contrôles de tolérance et gestion des écarts.

  5. Organigramme du processus d'approbation des factures

    Un modèle de processus d'approbation de facture en couloir : capture, contrôle en double, correspondance de bon de commande à trois voies, codage, approbation par valeur, requêtes des fournisseurs, validation et paiement.

  6. Organigramme du processus d'approbation des paiements

    Organigramme du processus d'approbation des paiements pour la préparation de la proposition de paiement, la vérification fournisseur-banque, l'approbation déléguée, la libération double banque, la comptabilisation et le rapprochement.

Également dans cette famille

  • Organigramme du processus Procure-to-Pay (P2P) (besoin de paiement) — Organigramme du processus Procure-to-Pay depuis un besoin identifié jusqu'à un fournisseur payé : demande d'achat, approbation du budget et des pouvoirs délégués, vérification du contrat, émission du bon de commande, réception,…
  • Modèle de flux de processus Procure-to-Pay (P2P) — Un modèle de flux de processus P2P (de la demande au paiement) prêt à être audité avec flux de travail d'approbation et contrôle de version. Conçu pour les équipes ERP qui documentent les processus AP pour SOX, SOC 2 et l'audit interne.
  • Organigramme du processus comptes fournisseurs (cycle AP complet) — Organigramme du processus comptes fournisseurs pour tout le cycle AP : saisie des factures, données maîtres fournisseur, contrôles de doublon et de BC, cycles de paiement et provisions de fin de mois.
  • Organigramme du processus d'intégration des fournisseurs — Organigramme du processus d'intégration des fournisseurs avec des couloirs pour le demandeur, les achats, les aspects juridiques, financiers et de sécurité, de la demande du fournisseur à l'inscription approuvée dans le registre.
  • Organigramme du processus d'approvisionnement — Organigramme du processus d'approvisionnement de bout en bout : besoin et spécifications, fabrication ou achat, approbation du budget, appel d'offres ou appel d'offres, attribution, contrat, livraison et examen.

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Comptes à payer

Les comptes créditeurs sont la discipline qui transforme une facture fournisseur reçue en un paiement autorisé, comptabilisé et rapproché sans payer deux fois, sans payer le mauvais compte ou payer pour quelque chose qui n'a jamais été reçu. Cette famille regroupe les modèles qui la partagent : les contrôles des factures, le déblocage des paiements, les contrôles des données de base fournisseurs qui les protègent et les deux parcours de dépenses des salariés qui se terminent par un même cycle de paiement. C'est un groupe, pas une séquence.

Commande à encaisser

Order-to-cash est le cycle commercial qu'une entreprise effectue pour chaque commande qu'elle accepte : décidez si le client peut vous devoir de l'argent, exécuter et livrer la commande, prouver qu'elle est arrivée, la facturer, collecter l'argent et l'appliquer, puis prouver que la banque est d'accord avec le grand livre. Cette famille commande six modèles dans l'ordre dans lequel les documents sont transmis et ajoute les aperçus de bout en bout, le chemin de remboursement du client et la variante de facturation 3PL.

  1. Organigramme du processus d'approbation du crédit client (limite et conditions)

    Organigramme du processus d'approbation du crédit client : vérifications des demandes et des entités, rapport du bureau et références commerciales, notation, échelle d'autorité déléguée, sécurité, limite ERP et examen périodique.

  2. Modèle d'organigramme du processus d'exécution des commandes

    Un organigramme du processus d'exécution des commandes à cinq voies : validation, vérification du crédit, allocation des stocks, prélèvement et emballage, expédition, livraison, facture et clôture.

  3. Organigramme du processus de preuve de livraison (capture ePOD vers facture)

    Modèle d'organigramme du processus de preuve de livraison : tentative de livraison, capture de signature ou de code PIN, dommages annotés sur le reçu, téléchargement et correspondance du POD, libération du portail, facturation sur le…

  4. Organigramme du processus de facturation à l'encaissement

    Organigramme du processus facture-encaisse pour l'émission des factures, le suivi des dates d'échéance, les litiges clients, les recouvrements, les demandes de paiement et le rapprochement des créances.

  5. Organigramme du processus comptes clients (facture à encaissement)

    Organigramme du processus comptes clients à cinq couloirs : contrôle de crédit, émission de facture, conditions de paiement, relances, litiges, plans de paiement, affectation des encaissements, passation en perte.

  6. Diagramme du processus de rapprochement bancaire

    Diagramme du processus de rapprochement bancaire pour comparer les relevés bancaires au grand livre, résoudre les écarts de temporisation et d'erreurs, et obtenir une validation indépendante.

Également dans cette famille

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Clôture financière

La clôture financière est le cycle récurrent qui transforme les livres auxiliaires fermés en soldes rapprochés, en balance de vérification approuvée et en un dossier de reporting signé. Cette famille commande quatre modèles dans l'ordre dans lequel le calendrier de clôture les exécute : journaux approuvés, soldes certifiés, période clôturée, pack émis. À côté se trouvent l’aperçu de l’enregistrement au rapport, le rapprochement bancaire et le cycle de vie des immobilisations dont les journaux alimentent la clôture.

  1. Workflow d’approbation des entrées de journal

    Flux de travail d'approbation des entrées de journal pour les vérifications des preuves, l'examen indépendant, la remontée des entrées sensibles, la comptabilisation dans le grand livre et le support d'audit retenu.

  2. Organigramme du processus de rapprochement comptable

    Organigramme du processus de rapprochement comptable : préparation du solde justificatif, résolution des écarts, approbation des corrections et certification indépendante du compte.

  3. Organigramme du processus de clôture de fin de mois (calendrier de signature)

    Modèle d'organigramme du processus de clôture de fin de mois : calendrier de clôture, coupure du grand livre auxiliaire, provisions, rapprochement intersociétés, rapprochements, approbation du journal, balance de vérification, analyse…

  4. Organigramme du processus de reporting financier

    Organigramme du processus de reporting financier pour le rapprochement des entrées de reporting, la consolidation, l'analyse des écarts, l'examen du contrôleur, l'approbation du CFO et le problème du pack de gestion.

Également dans cette famille

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Gouvernance des dépenses

La gouvernance des dépenses est l'ensemble des portes qu'une demande franchit avant que quiconque soit autorisé à engager l'argent de l'entreprise : est-ce dans le plan, qui détient l'autorité pour cette valeur et cette catégorie, le décideur est-il en conflit et la chose doit-elle être achetée du tout. Cette famille regroupe les modèles qui prennent ces décisions. Il s'agit d'un groupe plutôt que d'une séquence ; un achat, une note de frais et un projet d'investissement passent chacun par un sous-ensemble différent.

  • Organigramme du processus budgétaire annuel — Organigramme du processus budgétaire annuel : hypothèses de la finance, soumissions des services, consolidation, contestation, approbation de la direction, publication et suivi réel-budget.
  • Modèle de circuit d'approbation budgétaire — Modèle de circuit d'approbation budgétaire pour valider une demande chiffrée, vérifier le financement et l'impact sur les prévisions, orienter selon la délégation d'autorité, et publier la décision.
  • Organigramme du processus d'approbation des achats (matrice d'approbation… — Modèle d'organigramme du processus d'approbation des achats : classification des dépenses d'investissement et des dépenses d'exploitation, vérification du budget, matrice d'approbation de délégation d'autorité, seuil de devis…
  • Organigramme du processus d'approbation des dépenses — Un modèle de processus d'approbation des dépenses en couloir : contrôle des reçus et des politiques, approbation du supérieur hiérarchique, seuils de valeur, contrôle en double, codage TVA et paiement.
  • Arbre décisionnel du processus d’examen des conflits d’intérêts — Arbre décisionnel du processus d'examen des conflits d'intérêts : réel ou perçu, type d'intérêt, décision en cours, récusation ou réaffectation, dates de remontée et d'examen.
  • Organigramme du processus de gestion des immobilisations — Organigramme du processus de gestion des immobilisations pour l'évaluation de la capitalisation, l'enregistrement des actifs, l'amortissement, la vérification physique, le transfert, la dépréciation et les contrôles de cession.
  • Créer ou acheter un organigramme de décision (arbre de décision) — Organigramme de décision « Créer ou acheter » : un arbre de décision sur la capacité de base, la capacité, le coût global, le risque de propriété intellectuelle et le marché d'approvisionnement, se terminant par cinq résultats nommés.
  • Flux de travail d'approbation des achats — Couloir modifiable du flux de travail d'approbation des achats, de « Demande d'achat » à « Budget et codage valides ? » à un résultat documenté. Comprend les rôles nommés, les chemins d’exception et les preuves.
  • Processus d'exception en matière d'approvisionnement — Couloir modifiable du processus d'exception d'approvisionnement depuis « Identifier l'écart par rapport à l'itinéraire standard » jusqu'à « Raison étayée par des preuves ? » à un résultat documenté. Comprend les rôles nommés, les chemins…
  • Processus d’approvisionnement d’urgence — Couloir modifiable du processus d'approvisionnement d'urgence de « Confirmer le besoin opérationnel ou de sécurité immédiat » à « Le stock ou le contrat existant peut-il répondre aux besoins ? à un résultat documenté. Comprend les rôles…
  • Processus de suivi des économies d’approvisionnement — Couloir modifiable du processus de suivi des économies en matière d'approvisionnement, de « Définir le volume, le prix et la portée de référence » à « Référence étayée par des preuves réelles ? » à un résultat documenté. Comprend les…
  • Processus d’examen des KPI d’approvisionnement — Couloir modifiable du processus d'examen des KPI d'approvisionnement, de « Extraire les données sur les dépenses, la durée de cycle et les exceptions » jusqu'à « Données fiables pour le reporting ? » à un résultat documenté. Comprend les…

Comment les processus s'articulent

Tous les modèles Finances et comptabilité

Procurer pour payer

  • Modèle de flux de processus Procure-to-Pay (P2P) — Un modèle de flux de processus P2P (de la demande au paiement) prêt à être audité avec flux de travail d'approbation et contrôle de version. Conçu pour les équipes ERP qui documentent les processus AP pour SOX, SOC 2 et l'audit interne.
  • Organigramme du processus de commande d'achat — Organigramme du processus de commande : demande d'achat, contrôle du budget, seuils d'approbation, devis des fournisseurs, émission du bon de commande, réception des marchandises, correspondance à trois et paiement.
  • Organigramme du processus d'approbation des factures — Un modèle de processus d'approbation de facture en couloir : capture, contrôle en double, correspondance de bon de commande à trois voies, codage, approbation par valeur, requêtes des fournisseurs, validation et paiement.
  • Organigramme du processus d'approvisionnement — Organigramme du processus d'approvisionnement de bout en bout : besoin et spécifications, fabrication ou achat, approbation du budget, appel d'offres ou appel d'offres, attribution, contrat, livraison et examen.
  • Organigramme du processus de demande d'achat — Organigramme du processus de demande d'achat : spécifications et codage GL, vérification du budget, approbation du gestionnaire et des seuils, examen des achats et procédure accélérée urgente.
  • Organigramme du processus Procure-to-Pay (P2P) (besoin de paiement) — Organigramme du processus Procure-to-Pay depuis un besoin identifié jusqu'à un fournisseur payé : demande d'achat, approbation du budget et des pouvoirs délégués, vérification du contrat, émission du bon de commande, réception,…
  • Organigramme du processus de correspondance à trois voies — Organigramme du processus de rapprochement à trois voies pour comparer une facture fournisseur, un bon de commande et un reçu de marchandises ou de services, avec contrôles de tolérance et gestion des écarts.
  • Organigramme du processus d'approbation des paiements — Organigramme du processus d'approbation des paiements pour la préparation de la proposition de paiement, la vérification fournisseur-banque, l'approbation déléguée, la libération double banque, la comptabilisation et le rapprochement.

Comptes à payer

Commande à encaisser

Clôture financière

Gouvernance des dépenses

Qualité des fournisseurs

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