Modèle d'organigramme du processus d'approbation des fournisseurs
Un modèle d'organigramme du processus d'approbation des fournisseurs : questionnaire, contrôles qualité et financiers, hiérarchisation des risques, audit, commande d'essai et liste des fournisseurs approuvés.
Qu'est-ce que le processus modèle d'organigramme du processus d'approbation des fournisseurs ?
L'approbation du fournisseur est la décision de laisser un fournisseur être utilisé. Ce n'est pas la même chose que l'intégration, qui crée l'enregistrement du fournisseur, accepte le contrat et configure les détails de paiement. L'approbation répond à une question plus précise : ce fournisseur a-t-il été évalué par rapport à vos critères et que peut-il fournir exactement ? Lorsque les deux sont gérés comme un seul flux, un enregistrement de fournisseur actif commence discrètement à se lire comme une approbation globale et les acheteurs commandent une pièce de production à un fournisseur qui n'a jamais été évalué que pour autre chose.
La majeure partie du travail consiste à rassembler des preuves plutôt qu’à prendre des décisions. Un questionnaire et un ensemble de certificats reviennent du fournisseur, les finances examinent la stabilité financière, la qualité examine le système de gestion de la qualité et ses certificats, et les fournisseurs à plus haut risque bénéficient d'un audit et d'une commande d'essai avant que quiconque ne signe quoi que ce soit. La décision elle-même prend quelques minutes. Ce qui le rend défendable plus tard, c'est que les preuves, le niveau de risque et la portée approuvée ont été enregistrés en un seul endroit par les personnes responsables de chaque partie.
La clause 8.4 de la norme ISO 9001 : 2015 attend d'une organisation qu'elle définisse des critères d'évaluation, de sélection, de suivi et de réévaluation des prestataires externes, et qu'elle conserve des informations documentées sur les résultats. Il ne prescrit aucun flux particulier et ce modèle ne constitue pas un système de conformité en soi. Traitez-le comme un point de départ et modifiez les voies, la règle de hiérarchisation des risques et l'autorité d'approbation pour qu'elles correspondent à la décision réelle de votre organisation.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq voies de rôle (demandeur, approvisionnement, qualité, finances et autorité d'approbation) réparties en cinq étapes : demande, sélection, évaluation, audit et essai, approbation et inscription.
- Le front-end : un fournisseur proposé avec une analyse de rentabilisation, un écran d'approvisionnement ("Procéder à la qualification ?") qui clôture les propositions faibles avant que quiconque n'y consacre du temps, et un ensemble de questionnaires qui est émis, dont l'exhaustivité est vérifiée et recherché jusqu'à ce que les lacunes soient comblées.
- Deux étapes d'évaluation dans des couloirs séparés : La qualité examine le système qualité et les certificats (portée, accréditation, expiration), la finance évalue la stabilité financière.
- Une décision de niveau de risque qui envoie les fournisseurs à haut risque à un audit sur site ou à distance, avec une boucle d'actions correctives qui renvoie les résultats clôturés au même « Constatations d'audit acceptables ? » décision et permet aux fournisseurs à faible risque de passer directement en jugement.
- Un échantillon ou une commande d'essai évalué par le demandeur avant toute approbation, puis un dossier d'approbation du fournisseur constitué par les Achats pour la décision.
- Il s'agit d'une décision d'approbation à trois voies (approuvée, approuvée sous condition ou rejetée) dans laquelle l'approbation conditionnelle enregistre d'abord ses conditions, l'approbation ajoute le fournisseur à la liste des fournisseurs approuvés avec une portée définie et une révision de réapprobation planifiée ferme la boucle.
Quand utiliser ce modèle
- Vous avez une liste de fournisseurs approuvés, mais aucune règle écrite sur la manière dont un fournisseur y accède ou en sort.
- La qualité, les achats et les finances détiennent chacun une partie de l’évaluation et personne n’est propriétaire de la décision qui la rassemble.
- Un client ou un auditeur vous demande comment vous évaluez et réévaluez les fournisseurs, et la réponse honnête est une trace par courrier électronique.
- Vous séparez l'approbation de l'intégration, de sorte qu'avoir un enregistrement de fournisseur n'implique plus que le fournisseur est autorisé à fournir quoi que ce soit.
- Vous devez convenir qui est l’autorité d’approbation et à quel niveau de dépenses ou de risque elle change.
Comment cela fonctionne
Ouvrir le modèle sous forme de graphique
Ouvrez le modèle de processus d'approbation du fournisseur et utilisez-le comme nouveau graphique. Rien n'est verrouillé : chaque voie, étape et branche peut être renommée, déplacée ou supprimée.
Renommez les voies selon vos rôles
Remplacez l’autorité du demandeur, de l’approvisionnement, de la qualité, des finances et de l’approbation par les rôles qui existent réellement. Si la qualité et les achats sont la même personne, fusionnez les deux voies plutôt que d'en laisser une vide.
Notez votre règle de hiérarchisation des risques
Mettre les critères derrière « Niveau de risque élevé ? » dans la note de l'étape : dépenses, criticité de l'entreprise, exposition réglementaire et difficulté à remplacer le fournisseur. Le niveau détermine à la fois l’audit et l’intervalle de réapprobation, il ne doit donc pas être réévalué deux fois.
Nommer l’autorité d’approbation et ses limites
Décidez qui approuve à chaque niveau et ce que signifie en pratique l’approbation conditionnelle : quelles conditions, qui les vérifie et quand elles expirent. Séparez la personne qui a effectué l’audit de celle qui l’approuve.
Réparer les points d'enregistrement
Décidez où se trouvent réellement le fichier d'approbation des fournisseurs et la liste des fournisseurs approuvés, et quelle portée est enregistrée pour chaque entrée : catégories, pièces ou services, sites de fournisseurs et éventuelles conditions.
Faites-le circuler et mettez-le sous contrôle des modifications
Partagez le graphique avec les personnes de chaque couloir et recueillez leurs commentaires, puis utilisez le flux de travail d'approbation et l'historique des versions afin que le document de processus lui-même ait un approbateur enregistré et une trace de ce qui a changé.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre l'approbation du fournisseur et l'intégration du fournisseur ?
L'intégration est administrative : création de la fiche fournisseur, conclusion du contrat, vérification des coordonnées bancaires et définition des conditions de paiement. L'approbation est une évaluation : décider si le fournisseur peut être utilisé et pour quelles catégories, pièces ou sites. De nombreuses organisations les gèrent ensemble, ce qui est pratique jusqu'à ce qu'un enregistrement de fournisseur actif soit traité comme une preuve que le fournisseur a été évalué. Les conserver sous forme de deux processus, avec la liste des fournisseurs approuvés comme résultat de celui-ci, évite cela. Si vous avez également besoin du côté administratif, utilisez le modèle d'intégration des fournisseurs à côté de celui-ci.
Qui doit approuver un nouveau fournisseur ?
Celui qui supporte le risque en cas de défaillance du fournisseur. Dans la pratique, il s'agit généralement d'un responsable d'approvisionnement pour les fournisseurs à faibles dépenses et à faible risque, avec un responsable qualité signant conjointement pour tout ce qui concerne un produit ou un processus réglementé, et une autorité nommée au-dessus d'un seuil de dépenses défini dans votre délégation de pouvoir. Deux règles importent plus que la répartition exacte : l'approbateur ne doit pas être la même personne qui a effectué l'audit ou l'évaluation, et l'approbation conditionnelle doit avoir un propriétaire nommé pour chaque condition.
Quand un fournisseur a-t-il besoin d’un audit avant approbation ?
C’est ce que décide le niveau de risque. Les fournisseurs à haut risque (pièces de production, processus réglementés ou critiques pour la sécurité, source unique ou dépenses annuelles élevées) sont audités avant d'être approuvés, sur place où le processus doit être vu plutôt que lu. Les audits à distance selon la même liste de contrôle sont raisonnables pour les portées, les suivis et les réapprobations riches en documents. Les fournisseurs à faible risque sont généralement qualifiés sur la base d'un questionnaire, de certificats valides et d'une commande d'essai.
À quelle fréquence les fournisseurs approuvés doivent-ils être réapprouvés ?
Définissez l'intervalle par niveau de risque : généralement annuel pour les fournisseurs à haut risque ou critiques et tous les deux à trois ans pour le reste, enregistré sur l'entrée de la liste elle-même plutôt que dans le calendrier de quelqu'un. Ajoutez également des déclencheurs d'événements, car la plupart des problèmes n'attendent pas la date d'examen : un lot échoué ou une plainte majeure, un changement de propriétaire, un déménagement de site de fabrication ou un certificat expiré devraient tous ramener le fournisseur dans ce flux. ISO 9001:2015 exige une réévaluation des prestataires externes mais ne fixe aucun intervalle, c'est donc à vous de justifier la cadence.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus de sélection des fournisseurs avec notation pondérée et passe le relais à Organigramme du processus d'inspection à l'arrivée (qualité des marchandises).
C'est une étape de Qualité des fournisseurs.
Étape 1: Organigramme d'évaluation des risques liés aux fournisseurs (arbre de décision)
Étape 2: Organigramme du processus de sélection des fournisseurs avec notation pondérée
Modèle d'organigramme du processus de sélection des fournisseurs : liste longue, liste restreinte des RFI, notation pondérée des RFQ, visite sur site, coût total et recommandation de sélection.
Étape 3: Modèle d'organigramme du processus d'approbation des fournisseurs Vous êtes ici
Un modèle d'organigramme du processus d'approbation des fournisseurs : questionnaire, contrôles qualité et financiers, hiérarchisation des risques, audit, commande d'essai et liste des fournisseurs approuvés.
Étape 4: Organigramme du processus d'inspection à l'arrivée (qualité des marchandises)
Organigramme du processus d'inspection à l'arrivée pour le matériel acheté : marchandises en attente, contrôles de certificat, échantillonnage basé sur les risques, tests en laboratoire, concession et rejet.
Étape 5: Organigramme du processus d'action corrective du fournisseur (SCAR, problème…
Étape 6: Organigramme du processus d'audit des fournisseurs (audit de seconde partie)
Étape 7: Organigramme du processus d'évaluation des fournisseurs (performance continue)