供應商審批流程圖範本
供應商審批流程圖範本：問卷與證書、品質與財務審查、風險分級、實地審核、樣品試單，以及列入合資格供應商名單與定期重新審批。
甚麼是供應商審批流程
供應商審批，就是決定准不准使用一間供應商。它與導入不是同一回事：導入是建立供應商檔案、議定合約、設定付款資料。審批回答的是一個更窄的問題——這間供應商是否已按你們的準則評估過，而它究竟獲批供應甚麼？一旦兩者當成一條流程來跑，一份有效的供應商檔案就會靜靜被讀成全面批准，於是採購員向一間其實只為別的東西評估過的供應商，落單買了一件量產部件。
這項工作大部分是在收集證據，而不是在做決定。供應商交回一份問卷與證書資料包，財務看財務穩健程度，品質審閱品質管理系統及其證書，風險較高的供應商在任何人簽署之前還要經過一次審核和一次試單。決定本身只需要幾分鐘。令它日後站得住腳的，是證據、風險級別與批准範圍，由各自負責的人記錄在同一個地方。
ISO 9001:2015 第 8.4 條要求機構訂定評價、選擇、監察與重新評價外部供應者的準則，並保留結果的成文資訊。它並不規定任何特定流程，而本範本本身亦不是一套合規系統。請把它當作起點，並按你們機構實際的決策方式，去改動泳道、風險分級規則與審批權限。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條角色泳道——申請人、採購、品質、財務與審批權限人——橫跨五個階段：提出申請、初步篩選、評估、審核與試用、批准與列名。
- 前段：提出供應商並附上業務理由，採購的一次初步篩選（「是否繼續做資格認定？」）在任何人花時間之前先關掉站不住腳的提議，然後發出問卷資料包，檢查其完整性，並一直催到缺口補齊為止。
- 分屬不同泳道的兩項評估：品質審閱品質系統與證書（範圍、認可資格、有效期），財務評估財務穩健程度。
- 一個風險級別判斷，把高風險供應商送去實地或遙距審核，並帶一個糾正措施循環，把已關閉的發現退回同一個「審核發現是否可接受？」判斷，同時讓較低風險的供應商直接進入試用。
- 在任何批准給出之前，由申請人評價一次樣品或試單，然後由採購整理出一份供應商批准檔案，供決策使用。
- 一個三向的批准判斷——批准、有條件批准或拒絕——其中有條件批准先記錄其條件，批准則把供應商以確定的範圍列入合資格供應商名單，並由一次定期的重新審批覆核把循環閉合。
何時使用本範本
- 你們有一份合資格供應商名單，卻沒有寫下來的規則說明一間供應商如何進入、又如何被剔除。
- 品質、採購與財務各自握着評估的一部分，卻沒有人為把它們匯總起來的那個決定負責。
- 客戶或審核員問起你們如何評價與重新評價供應商，而老實的答案是一串電郵。
- 你們正在把審批與導入分開，好讓「有一份供應商檔案」不再等於這間供應商已獲批可以供應任何東西。
- 你們需要議定審批權限人是誰，以及在甚麼金額或風險級別上它會有所改變。
運作方式
把範本開成一張圖
開啟供應商審批流程範本，把它當作一張新圖來用。沒有任何東西是鎖死的：每一條泳道、每一步、每一條分支都可以改名、移動或刪除。
把泳道改名為你們的角色
把申請人、採購、品質、財務與審批權限人換成實際存在的角色。如果品質與採購是同一個人，就把兩條泳道合併，而不是讓其中一條空着。
把你們的風險分級規則寫下來
把「是否高風險級別？」背後的準則寫進這一步的備註：金額、業務關鍵程度、法規暴露程度，以及更換這間供應商的難度。級別同時驅動審核與重新審批的周期，所以它不應該被判斷兩次。
指定審批權限人及其權限上限
決定各級由誰簽署，以及有條件批准在實務上是甚麼意思——哪些條件、由誰核實、甚麼時候屆滿。讓做審核的人與做批准的人保持分開。
定死紀錄點
決定供應商批准檔案與合資格供應商名單實際放在哪裡，以及每一條紀錄下要寫明甚麼範圍：類別、部件或服務、供應商地點，以及任何條件。
發出去徵詢意見，並納入變更管制
把圖分享給各條泳道裡的人並收集他們的意見，然後用審批工作流程與版本紀錄，讓這份流程文件本身也有一位有紀錄的批准人，以及一條「甚麼在甚麼時候被改動過」的軌跡。
常見問題
供應商審批與供應商導入有甚麼分別？
導入是行政性的：建立供應商檔案、議定合約、核實銀行資料、訂定付款條款。審批是一次評估：決定這間供應商究竟可不可以用，以及可用於哪些類別、部件或地點。很多機構把兩者一起跑，這在「一份有效的供應商檔案被當作供應商已評估過的證據」之前都很方便。把它們保持為兩條流程，並讓合資格供應商名單成為本流程的產出，就能避開這一點。如果你們也需要行政那一側，就把供應商導入範本與本範本一併使用。
新供應商應該由誰批准？
由供應商出事時承擔風險的那個人。實務上，低金額、低風險的供應商通常是採購主管；凡涉及產品或受規管流程的，由品質聯署；超過你們授權表中訂定的金額門檻時，則由一位具名的權限人。有兩條規則比具體怎樣劃分更重要：批准人不應該是執行審核或評估的同一個人，而有條件批准的每一項條件都應該有一位具名負責人。
甚麼情況下供應商在批准前需要一次審核？
這由風險級別決定。高風險的供應商——量產部件、受規管或安全關鍵的工序、單一來源，或者年度採購金額很高的——在批准之前要接受審核，凡是必須親眼看過而不能只靠讀文件的工序，就到實地去做。對於以文件為主的範圍、跟進覆核與重新審批，按同一份檢查表做遙距審核是合理的。較低風險的供應商通常憑問卷證據、有效證書與一次試單完成資格認定。
合資格供應商應該多久重新審批一次？
按風險級別訂定周期：高風險或關鍵供應商通常一年一次，其餘的每兩至三年一次，並且把日期記在名單條目本身，而不是記在某個人的日曆裡。同時加上事件觸發，因為大部分問題不會等到覆核日期——批次不合格或重大投訴、股權變更、生產地點搬遷、證書過期，都應該把這間供應商重新拉回本流程。ISO 9001:2015 要求對外部供應者進行重新評價，但沒有訂明周期，所以節奏由你們自己設定並說明理由。