Flowchart for godkendelse af leverandører

Hvad er flowchart for godkendelse af leverandører?

Leverandørgodkendelse er beslutningen om, at en leverandør må bruges. Det er ikke det samme som onboarding, der opretter stamdata, indgår kontrakten og lægger betalingsoplysninger ind. Godkendelsen svarer på et snævrere spørgsmål: er denne leverandør vurderet op mod jeres kriterier, og hvad præcist er den godkendt til at levere? Kører de to ting som ét forløb, begynder en aktiv stamdatapost stille og roligt at blive læst som en blankocheck, og en indkøber bestiller en produktionsdel hos en leverandør, der kun nogensinde er vurderet til noget helt andet.

Størstedelen af arbejdet er indsamling af dokumentation, ikke beslutninger. Et spørgeskema og en certifikatpakke kommer retur fra leverandøren, økonomi ser på den økonomiske soliditet, kvalitet gennemgår kvalitetsledelsessystemet og certifikaterne, og leverandører i høj risikoklasse får en audit og en prøveordre, før nogen skriver under. Selve beslutningen tager minutter. Det, der gør den holdbar bagefter, er, at dokumentationen, risikoklassen og det godkendte omfang blev registreret ét sted af de personer, der er ansvarlige for hver sin del.

ISO 9001:2015 punkt 8.4 forventer, at en organisation fastlægger kriterier for evaluering, udvælgelse, overvågning og fornyet evaluering af eksterne leverandører og opbevarer dokumenteret information om resultaterne. Standarden foreskriver ikke et bestemt forløb, og denne skabelon er ikke i sig selv et compliance-system. Brug den som udgangspunkt, og ret banerne, reglen for risikoklassificering og godkendelsesinstansen til, så de passer til, hvordan I reelt beslutter.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem rollebaner (Rekvirent, Indkøb, Kvalitet, Økonomi og Godkendelsesinstans) fordelt på fem faser: Anmodning, Screening, Vurdering, Audit og prøveordre samt Godkendelse og optagelse
• Indgangen: en leverandør foreslås med en business case, indkøb screener via 'Skal kvalificeringen gennemføres?' og lukker svage forslag, før nogen bruger tid på dem, og et leverandørspørgeskema udsendes, tjekkes for fuldstændighed og rykkes for, indtil hullerne er lukket
• To vurderingstrin i hver sin bane: Kvalitet gennemgår kvalitetssystem og certifikater (gyldighedsområde, akkreditering, udløb), og Økonomi vurderer den økonomiske soliditet
• En beslutning om risikoklasse, der sender leverandører i høj risikoklasse til audit på stedet eller online, med en sløjfe for korrigerende handlinger, der fører lukkede fund tilbage til den samme beslutning, 'Er auditfundene acceptable?', mens lavere risikoklasser går direkte til prøveordre
• En prøve eller prøveordre, som rekvirenten vurderer, før der gives nogen godkendelse, hvorefter indkøb samler godkendelsesgrundlaget til beslutningen
• En tredelt godkendelsesbeslutning (godkendt, betinget godkendt eller afvist), hvor betinget godkendelse først registrerer sine betingelser, godkendelse optager leverandøren på den godkendte leverandørliste med et defineret omfang, og en planlagt fornyet godkendelse lukker sløjfen

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I har en godkendt leverandørliste, men ingen nedskreven regel for, hvordan en leverandør kommer på den, eller af den igen
• Kvalitet, indkøb og økonomi sidder hver på sin del af vurderingen, og ingen ejer den beslutning, der samler det hele
• En kunde eller en auditor har spurgt, hvordan I evaluerer og genvurderer leverandører, og det ærlige svar er en mailtråd
• I skiller godkendelse fra onboarding, så det at have stamdata på en leverandør ikke længere betyder, at den er godkendt til at levere hvad som helst
• I skal blive enige om, hvem godkendelsesinstansen er, og ved hvilket beløb eller risikoniveau den skifter

Sådan fungerer det

1. Åbn skabelonen som et diagram

   Åbn skabelonen til godkendelse af leverandører, og brug den som et nyt diagram. Intet er låst: alle baner, trin og grene kan omdøbes, flyttes eller slettes.

2. Omdøb banerne til jeres egne roller

   Erstat Rekvirent, Indkøb, Kvalitet, Økonomi og Godkendelsesinstans med de roller, der reelt findes hos jer. Er kvalitet og indkøb den samme person, så slå de to baner sammen frem for at lade den ene stå tom.

3. Skriv jeres regel for risikoklassificering ned

   Læg kriterierne bag 'Høj risikoklasse?' ind i trinnets kommentar: indkøbsvolumen, forretningskritikalitet, regulatorisk eksponering og hvor svær leverandøren ville være at erstatte. Klassen styrer både auditen og intervallet for fornyet godkendelse, så den skal ikke vurderes om to gange.

4. Navngiv godkendelsesinstansen og dens grænser

   Beslut, hvem der skriver under på hvert niveau, og hvad betinget godkendelse betyder i praksis: hvilke betingelser, hvem der verificerer dem, og hvornår de udløber. Hold den, der har kørt auditen, adskilt fra den, der godkender.

5. Fastlæg, hvor det bliver registreret

   Beslut, hvor godkendelsesgrundlaget og den godkendte leverandørliste rent faktisk ligger, og hvilket omfang der registreres på hver post: kategorier, dele eller ydelser, leverandørens lokationer og eventuelle betingelser.

6. Send det rundt, og sæt det under ændringsstyring

   Del diagrammet med personerne i hver bane, og saml deres kommentarer ind. Brug derefter godkendelsesworkflowet og versionshistorikken, så selve procesdokumentet har en registreret godkender og et revisionsspor over, hvad der er ændret.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på leverandørgodkendelse og leverandør-onboarding?

Onboarding er administrativt: oprettelse af stamdata, indgåelse af kontrakten, verifikation af bankoplysninger og opsætning af betalingsbetingelser. Godkendelse er en vurdering: beslutningen om, hvorvidt leverandøren overhovedet må bruges, og til hvilke kategorier, dele eller lokationer. Mange organisationer kører de to ting sammen, hvilket er praktisk lige indtil en aktiv stamdatapost bliver taget som dokumentation for, at leverandøren er vurderet. Holder man dem som to processer, med den godkendte leverandørliste som output af denne, undgår man det. Har I også brug for den administrative side, så brug onboarding-skabelonen ved siden af denne.

Hvem bør godkende en ny leverandør?

Den, der bærer risikoen, hvis leverandøren svigter. I praksis er det typisk en indkøbsansvarlig for leverandører med lavt volumen og lav risiko, med kvalitet som medunderskriver på alt, der berører et produkt eller en reguleret proces, og en navngiven instans over en beløbsgrænse fastsat i jeres bemyndigelsesmatrix. To regler betyder mere end den præcise opdeling: godkenderen bør ikke være den samme person, der har udført auditen eller vurderingen, og en betinget godkendelse bør have en navngiven ansvarlig for hver betingelse.

Hvornår kræver en leverandør en audit før godkendelse?

Det afgør risikoklassen. Leverandører i høj risikoklasse (produktionsdele, regulerede eller sikkerhedskritiske processer, eneleverandører eller højt årligt volumen) auditeres, før de godkendes, og på stedet, når processen skal ses frem for læses om. En online audit mod den samme tjekliste er rimelig ved dokumenttunge omfang, opfølgninger og fornyede godkendelser. Leverandører i lavere risikoklasse kvalificeres normalt på spørgeskemaet, gyldige certifikater og en prøveordre.

Hvor ofte bør godkendte leverandører genvurderes?

Sæt intervallet efter risikoklasse: typisk årligt for kritiske leverandører og hvert andet til tredje år for resten, registreret på selve listeposten frem for i nogens kalender. Tilføj også hændelsesudløsere, for de fleste problemer venter ikke på revisionsdatoen: et fejlet parti eller en alvorlig reklamation, et ejerskifte, en flytning af produktionen eller et udløbet certifikat bør alle trække leverandøren tilbage i dette forløb. ISO 9001:2015 kræver fornyet evaluering af eksterne leverandører, men fastsætter intet interval, så kadencen er jeres egen at begrunde.