Flowchart for modtagekontrol af indkøbte varer

Hvad er flowchart for modtagekontrol af indkøbte varer?

Modtagekontrol er den kvalitetsbeslutning, der træffes om materiale, virksomheden har købt: lever denne leverance, af dette varenummer, fra denne leverandør, mod denne ordrelinje, op til kravet i en grad, så den kan bruges? Alt omkring den beslutning findes for at gøre den forsvarlig bagefter: hvilket certifikat fulgte med batchen, hvor stor en del af leverancen blev udtaget som stikprøve og hvorfor, hvad blev målt eller testet, og hvem godkendte, at materialet gik på lager eller ud af huset igen.

Afgrænsningen er bevidst smallere end processerne på hver side. At booke bilen ind, tælle pallerne, registrere transportskader og oprette følgesedlen hører til varemodtagelsen; modtagekontrollen begynder, når det modtagne materiale står på spærret lager. Kontrol af jeres egen produktion (første emne, løbende kontrol og slutkontrol mod en kontrolplan) er kvalitetskontrol i produktionen, og det system, der dækker alle kontrolpunkter på én gang, er den samlede kvalitetskontrolproces. Om en leverandør overhovedet må bruges, og til hvad, er leverandørgodkendelse. Dette diagram forudsætter, at leverandøren allerede er godkendt, og ordren allerede afgivet, og besvarer ét spørgsmål om én leverance.

Skabelonen kører over fem baner (Varemodtagelse, Kvalitetskontrollant, Laboratorium, Indkøb og Leverandør) og seks faser fra modtagelse til opdatering af leverandørvurderingen. To fejlkilder er værd at designe væk, før I gør noget andet. Materiale, der er bogført ind, men ikke kontrolleret endnu, må ikke kunne plukkes, og derfor står spærret lager som sit eget trin frem for som en antagelse. Og en dispensation skal være en godkendt, registreret beslutning om én batch, ikke en mundtlig besked om bare at bruge varen, som stille og roligt bliver den nye specifikation. Brug diagrammet som udgangspunkt for jeres egen procedure; det er ikke i sig selv dokumentation for compliance.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Varemodtagelse, Kvalitetskontrollant, Laboratorium, Indkøb og Leverandør) fordelt på seks faser: Modtagelse, Dokumentation, Stikprøve og kontrol, Test, Disponering samt Registrering og leverandørfeedback
• Modtagelsen håndteret som en kvalitetsspærring frem for en lagerbevægelse: leverancen flyttes til spærret lager, før kvalitetskontrollanten tjekker kvalitetsdokumenterne mod ordrelinjen
• En tredelt beslutning, 'Er der leveret analysecertifikat?': Leveret går videre til verifikation af certifikatet mod den leverede batch, Ikke påkrævet går direkte til stikprøven, og Mangler holder leverancen tilbage, indtil certifikatet kommer, og fører tilbage til samme beslutning
• Stikprøve efter kontrolplanen og leverandørens risikoniveau, visuel og dimensionel kontrol, og derefter beslutningen 'Kræves laboratorietest?', der enten sender prøven i laboratoriet eller går direkte til vurderingen af overensstemmelse
• Beslutningen 'Opfylder specifikationen?', der deler sig i godkendelse og frigivelse til lager eller i karantæne af leverancen og en afvigelsesrapport til leverandøren
• Afvigelsesvejen: 'Disponering af afvigende vare?' forgrener sig til dispensation eller retur, porten 'Er dispensationen godkendt?' falder tilbage til retur ved afslag, indkøb aftaler retur og erstatningslevering, leverandøren besvarer afvigelsesrapporten, og hver leverance (uanset om den godkendes eller afvises) opdaterer leverandørvurderingen, før kontrolregistreringen lukkes

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skriver eller reviderer en procedure for modtagekontrol og har brug for ét billede af, hvem der holder materialet, hvem der udtager stikprøven, hvem der tester, og hvem der må frigive
• Ukontrolleret materiale når frem til produktionen eller plukzonen, og I har brug for, at spærret lager, lagerstatussen bag det og frigivelsestrinnet er tegnet eksplicit i stedet for at være underforstået
• I tager en ny leverandør eller et sikkerhedskritisk varenummer ind og vil have kontrolomfanget til at følge leverandørrisikoen frem for vanen
• Dispensationer aftales uformelt, så ingen måneder senere kan sige, hvem der godkendte brug af afvigende materiale, på hvilken batch, eller om kunden fik besked
• En auditor eller en kunde har spurgt, hvordan I verificerer indkøbt materiale før brug, og svaret i dag er fordelt på en arbejdsinstruktion, et regneark og folks hukommelse

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres egne roller

   Erstat Varemodtagelse, Kvalitetskontrollant, Laboratorium, Indkøb og Leverandør med de roller, der faktisk findes. Er testen lagt ud til andre, er den bane et eksternt laboratorium med en svartid, det er værd at skrive på. Modtager og kontrollerer den samme person, så slå banerne sammen frem for at tegne en overlevering, der aldrig sker.

2. Hæng kontrolplanen på stikprøvetrinnet

   Registrér for hvert varenummer eller hver materialegruppe, hvilke karakteristika der kontrolleres, metoden og måleudstyret, stikprøvestørrelsen, accept- og afvisningskriterierne og den gældende specifikationsrevision. Skriv tydeligt, hvor I kontrollerer hver enkelt enhed i stedet for at udtage stikprøve, og hvor I læner jer op ad leverandørens egne testdata.

3. Skriv den leverandørrisikoregel ned, der ændrer stikprøvestørrelsen

   Beslut, hvad der sætter en leverandør på reduceret, normal eller skærpet kontrol (ny leverandør, nyt varenummer, en åben afvigelse, et sikkerhedskritisk karakteristikum), og lige så vigtigt, hvad der bringer dem tilbage igen. Stikprøvestandarder for attributter som ISO 2859-1 og ANSI/ASQ Z1.4 definerer skiftet mellem normal, skærpet og reduceret kontrol ud fra de seneste partiers historik. Bruger I ikke en standard, så skriv jeres eget kriterium ned, så skærpet kontrol ikke bliver permanent som standardtilstand.

4. Angiv, hvilke materialer der kræver certifikat, og hvad der gør et gyldigt

   List de materialegrupper, der kræver dokumentation, og hvilken type. For metalliske produkter skelner EN 10204 mellem en 2.1-erklæring om overensstemmelse med ordren, en 2.2-prøvningsrapport og 3.1- og 3.2-kontrolcertifikater baseret på specifik kontrol; kemikalier og hjælpestoffer følges normalt af et analysecertifikat. Uanset hvilken type der gælder, bærer et gyldigt certifikat de batch-, lot- eller smeltenumre, der faktisk er leveret, og den specifikationsrevision, der står på indkøbsordren.

5. Navngiv dispensationsmyndigheden og dens grænser

   Skriv ned, hvem der må godkende brug af afvigende materiale, op til hvilken risiko eller værdi, og hvornår kunden skal orienteres, fordi det berørte krav er deres. Gør det eksplicit, at en dispensation dækker én batch og én afvigelse, og at den registreres med mængde, begrundelse og navnet på den, der godkendte den.

6. Beslut, hvad leverandørvurderingen indeholder, og hvor den behandles

   Vælg de felter, der gør kontrolresultaterne brugbare senere (andel af godkendte leverancer, antal afvigelser, svartid på en afvigelsesrapport, omkostning til sortering eller omarbejdning), og navngiv det leverandørmøde, der ser på dem. Det er der, et risikoniveau ændres, en fornyet godkendelse udløses, eller et gentaget problem bliver til en korrigerende handling; uden mødet bliver registreringen kun arkiveret.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er modtagekontrol?

Modtagekontrol er den kvalitetsverifikation, indkøbt materiale gennemgår, før det må bruges. Leverancen sættes på spærret lager, kvalitetsdokumenterne tjekkes mod ordrelinjen, og et certifikat verificeres mod den leverede batch, hvor det kræves. Derefter udtages en stikprøve efter kontrolplanen og leverandørens risikoniveau, den kontrolleres visuelt og dimensionelt, og den testes i laboratoriet, hvor karakteristikummet ikke kan bedømmes med øjet. Opfylder materialet kravene, godkendes det og frigives til lager. Gør det ikke, sættes det i karantæne og meldes til leverandøren, og nogen beslutter mellem at bruge det på en godkendt dispensation og at returnere det til erstatning. Uanset udfaldet opdaterer resultatet leverandørvurderingen, før kontrolregistreringen lukkes.

Hvad er forskellen på modtagekontrol og varemodtagelse?

Varemodtagelse er en logistisk og kommerciel transaktion: aflæs, tæl, tjek for transportskader, match leverancen mod indkøbsordren og opret følgesedlen, så fakturaen kan matches. Modtagekontrol er en kvalitetsbeslutning om, hvorvidt materialet opfylder sin specifikation. Mellem de to bør materialet stå på spærret lager: bogført ind, synligt i systemet, men ikke til rådighed for pluk. Køres de to som ét trin, bliver modtaget lager til frit lager i samme øjeblik papirarbejdet er på plads, og ukontrolleret materiale når produktionen.

Kræver alle leverancer et analysecertifikat?

Nej. Kravet kommer af materialet og af, hvad indkøbsordren har bedt om, så de fleste virksomheder definerer det pr. materialegruppe frem for pr. leverance. Analysecertifikater er normale for kemikalier, råvarer og regulerede hjælpestoffer; for metalliske produkter fastlægger EN 10204 dokumenttyperne, fra en 2.1-erklæring om overensstemmelse med ordren og en 2.2-prøvningsrapport til 3.1- og 3.2-kontrolcertifikater baseret på specifik kontrol. Mange indkøbte komponenter kræver kun en overensstemmelseserklæring, eller ingenting. Det afgørende er, at det ikke er det samme at modtage et certifikat som at verificere det: det skal bære de batch-, lot- eller smeltenumre, der faktisk er leveret, og den specifikationsrevision, ordren nævner, og nogen skal stå som den, der har tjekket det.

Hvor stor en del af en leverance bør kontrolleres?

Nok til risikoen, besluttet på forhånd og ikke på rampen. Stikprøvestandarder for attributter som ISO 2859-1 og ANSI/ASQ Z1.4 giver en stikprøvestørrelse ud fra partistørrelse, kontrolniveau og acceptabelt kvalitetsniveau, og de definerer, hvordan en leverandør flytter sig mellem normal, skærpet og reduceret kontrol, efterhånden som historikken ændrer sig. Godkendte leverandører, der leverer stabilt, kan flyttes til reduceret kontrol eller skip-lot, forudsat at reglen for at stramme op igen er skrevet ned. Sikkerhedskritiske eller uoprettelige karakteristika kan retfærdiggøre 100 %-kontrol. En stikprøve giver sikkerhed om et parti, ikke en garanti for hver enkelt enhed i det, og det er værd at skrive i proceduren, så kontrollens grænser er forstået.

Hvad sker der, når indkommet materiale ikke består kontrollen?

Karantæne først, papirarbejde bagefter: materialet adskilles fysisk, og dets status ændres i systemet, så det ikke kan plukkes. Derefter går en afvigelsesrapport til leverandøren med varenummer, batch, indkøbsordre, berørt mængde, kravet, den faktiske tilstand og dokumentationen. Så følger disponeringen. Returneres materialet, er det indkøb, der styrer retur og erstatningslevering, som kommer ind i processen igen som en ny leverance. Bruges det, som det er, er det en dispensation, og den kræver en godkendt, registreret beslutning, der dækker én batch. ISO 9001:2015 punkt 8.7 handler om styring af afvigende output og forventer, at afvigelsen, den trufne handling, en eventuel dispensation og den myndighed, der besluttede den, dokumenteres, og at kunden orienteres, hvor det berørte krav er deres. I begge tilfælde besvarer leverandøren rapporten, og udfaldet registreres på deres vurdering.