Wareneingangsprüfung: Flussdiagramm für Zukaufmaterial

Was ist wareneingangsprüfung: flussdiagramm für zukaufmaterial?

Die Wareneingangsprüfung ist die Qualitätsentscheidung über Material, das eine Organisation eingekauft hat: Erfüllt diese Lieferung, dieses Teils, von diesem Lieferanten, gegen diese Bestellposition, die Anforderung gut genug, um verwendet zu werden? Alles um diese Entscheidung herum existiert, damit sie sich später belegen lässt: welches Zeugnis mit der Charge kam, wie viel der Lieferung mit welcher Begründung geprüft wurde, was gemessen oder getestet wurde und wer das Material in den Bestand oder aus dem Haus freigegeben hat.

Der Umfang ist bewusst enger als bei den Prozessen davor und danach. Zeitfenster, Palettenzählung, Transportschäden und der Wareneingangsbeleg gehören zum Wareneingangsprozess; die Wareneingangsprüfung beginnt, wenn das angenommene Material im Prüfsperrbestand liegt. Die Prüfung der eigenen Fertigung (Erstmuster, Fertigungsbegleitung und Endprüfung gegen den Control Plan) ist die Qualitätsprüfung in der Fertigung, und das System, das alle Prüfpunkte zusammenfasst, ist die Qualitätslenkung. Ob ein Lieferant überhaupt und wofür eingesetzt werden darf, klärt die Lieferantenfreigabe. Dieses Diagramm setzt einen freigegebenen Lieferanten und eine erteilte Bestellung voraus und beantwortet eine Frage zu einer Sendung.

Die Vorlage läuft über fünf Bahnen (Wareneingang, QS-Prüfer, QS-Labor, Einkauf und Lieferant) und sechs Phasen, von der Annahme bis zur Lieferantenbewertung. Zwei Schwachstellen sollten Sie vor allem anderen wegkonstruieren. Gebuchtes, aber noch nicht geprüftes Material darf nicht kommissionierbar sein. Deshalb steht der Prüfsperrbestand als eigener Schritt im Diagramm und nicht als Annahme. Und eine Sonderfreigabe muss eine befugte, dokumentierte Entscheidung über eine Charge sein und keine mündliche Anweisung, es trotzdem zu verwenden, die still zur neuen Spezifikation wird. Verstehen Sie das Diagramm als Ausgangspunkt für Ihre eigene Verfahrensanweisung; es ist für sich genommen kein Konformitätsnachweis.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Swimlanes (Wareneingang, QS-Prüfer, QS-Labor, Einkauf und Lieferant) über sechs Phasen: Annahme, Dokumentation, Stichprobe und Prüfung, Laborprüfung, Verwendungsentscheid sowie Nachweise und Lieferantenfeedback
• Die Annahme als Qualitätssperre statt als Bestandsbuchung: Die Lieferung wird in den Prüfsperrbestand gebucht, bevor der QS-Prüfer die Qualitätsdokumente gegen die Bestellposition prüft
• Eine dreiwertige Entscheidung „Prüfzeugnis vorhanden?“: Vorhanden führt zur Prüfung des Zeugnisses gegen die gelieferte Charge, Nicht gefordert direkt zur Stichprobe, und Fehlt sperrt die Lieferung bis zum Eingang des Zeugnisses und kehrt zu derselben Entscheidung zurück
• Stichprobe nach Prüfplan und Risikostufe des Lieferanten, Sicht- und Maßprüfung, danach die Entscheidung „Laborprüfung erforderlich?“, die die Probe entweder ins QS-Labor gibt oder direkt zur Konformitätsentscheidung führt
• Die Entscheidung „Entspricht der Spezifikation?“, die sich in Annahme und Freigabe ins Lager oder in Sperrung der Lieferung und Abweichungsmeldung an den Lieferanten teilt
• Der Fehlerpfad: die Entscheidung „Entscheid über fehlerhafte Ware?“ mit den Zweigen Sonderfreigabe und Rücksendung, das Tor „Sonderfreigabe genehmigt?“, das bei Ablehnung auf die Rücksendung zurückfällt, die vom Einkauf veranlasste Rücksendung mit Ersatz, die Antwort des Lieferanten auf die Abweichungsmeldung und die Aktualisierung der Lieferantenbewertung bei jeder Lieferung (angenommen oder abgelehnt) vor dem Abschluss des Prüfnachweises

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie schreiben oder überarbeiten eine Verfahrensanweisung zur Wareneingangsprüfung und brauchen ein Bild davon, wer die Ware sperrt, wer Stichproben zieht, wer prüft und wer freigeben darf
• Ungeprüftes Material erreicht die Fertigung oder die Kommissionierung, und Sie müssen den Prüfsperrbestand, den dahinterliegenden Bestandsstatus und den Freigabeschritt explizit zeichnen statt vorauszusetzen
• Sie binden einen neuen Lieferanten oder ein sicherheitsrelevantes Teil an und wollen den Prüfumfang am Lieferantenrisiko ausrichten statt an der Gewohnheit
• Sonderfreigaben werden formlos vereinbart, und Monate später kann niemand sagen, wer die Verwendung genehmigt hat, für welche Charge und ob der Kunde informiert wurde
• Ein Auditor oder ein Kunde hat gefragt, wie Sie zugekauftes Material vor der Verwendung verifizieren, und die Antwort verteilt sich derzeit auf eine Arbeitsanweisung, eine Tabelle und das Gedächtnis einzelner Personen

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren Rollen um

   Ersetzen Sie Wareneingang, QS-Prüfer, QS-Labor, Einkauf und Lieferant durch die Rollen, die es wirklich gibt. Ist die Prüfung fremdvergeben, ist diese Bahn ein externes Labor mit einer Durchlaufzeit, die genannt gehört. Nimmt dieselbe Person an und prüft, führen Sie diese Bahnen zusammen, statt eine Übergabe zu zeichnen, die nie stattfindet.

2. Hängen Sie den Prüfplan an den Stichprobenschritt

   Halten Sie je Teil oder Materialgruppe fest, welche Merkmale geprüft werden, mit welcher Methode und welchem Prüfmittel, in welchem Stichprobenumfang, nach welchen Annahme- und Rückweisekriterien und gegen welchen Spezifikationsstand. Schreiben Sie ausdrücklich auf, wo Sie zu hundert Prozent prüfen statt zu stichproben und wo Sie sich auf die Prüfdaten des Lieferanten stützen.

3. Legen Sie die Risikoregel fest, die den Stichprobenumfang verändert

   Entscheiden Sie, was einen Lieferanten auf reduzierte, normale oder verschärfte Prüfung setzt (neuer Lieferant, neues Teil, offene Abweichung, sicherheitsrelevantes Merkmal) und, ebenso wichtig, was ihn wieder zurückholt. Attributive Stichprobennormen wie ISO 2859-1 oder ANSI/ASQ Z1.4 regeln den Wechsel zwischen normaler, verschärfter und reduzierter Prüfung anhand der jüngsten Losgeschichte; nutzen Sie keine davon, schreiben Sie Ihren eigenen Auslöser auf, sonst wird die verschärfte Prüfung stillschweigend zum Dauerzustand.

4. Bestimmen Sie, welches Material ein Zeugnis braucht und was es gültig macht

   Listen Sie die Materialgruppen auf, für die Dokumente gefordert sind, und die jeweilige Art. Für metallische Erzeugnisse unterscheidet EN 10204 die Werksbescheinigung 2.1, das Werkszeugnis 2.2 sowie die Abnahmeprüfzeugnisse 3.1 und 3.2 aus spezifischer Prüfung; Chemikalien und Verbrauchsstoffe kommen üblicherweise mit einem Analysenzertifikat. Was auch gilt: Ein gültiges Zeugnis trägt die tatsächlich gelieferten Chargen-, Los- oder Schmelznummern und den in der Bestellung genannten Spezifikationsstand.

5. Benennen Sie die Befugnis zur Sonderfreigabe und ihre Grenzen

   Halten Sie fest, wer die Verwendung nicht konformer Ware genehmigen darf, bis zu welchem Risiko oder Wert, und wann der Kunde informiert werden muss, weil die betroffene Anforderung seine ist. Machen Sie ausdrücklich klar, dass eine Sonderfreigabe für eine Charge und eine Abweichung gilt und mit Menge, Begründung und Namen der genehmigenden Person dokumentiert wird.

6. Entscheiden Sie, was die Lieferantenbewertung erfasst und wo sie ausgewertet wird

   Wählen Sie die Kennzahlen, die Prüfergebnisse später nutzbar machen (Konformitätsquote, Anzahl der Abweichungen, Reaktionszeit auf eine Meldung, Kosten für Sortierung oder Nacharbeit) und benennen Sie das Lieferantengespräch, in dem sie betrachtet werden. Genau dort ändert sich eine Risikostufe, wird eine erneute Freigabe ausgelöst oder aus einem wiederkehrenden Problem eine Korrekturmaßnahme; ohne dieses Forum wird die Bewertung nur abgelegt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Wareneingangsprüfung?

Sie ist die Qualitätsverifizierung an zugekauftem Material, bevor es verwendet werden darf. Die Lieferung geht in den Prüfsperrbestand, die Qualitätsdokumente werden gegen die Bestellposition geprüft, und wo ein Zeugnis gefordert ist, wird es gegen die gelieferte Charge verifiziert. Danach wird eine Stichprobe nach Prüfplan und Risikostufe des Lieferanten gezogen, sicht- und maßgeprüft und dort im Labor getestet, wo sich ein Merkmal nicht mit dem Auge beurteilen lässt. Ist das Material konform, wird es angenommen und ins Lager freigegeben. Ist es das nicht, wird es gesperrt und dem Lieferanten gemeldet, und jemand entscheidet zwischen Annahme unter genehmigter Sonderfreigabe und Rücksendung mit Ersatz. In beiden Fällen aktualisiert das Ergebnis die Lieferantenbewertung, bevor der Prüfnachweis geschlossen wird.

Was ist der Unterschied zwischen Wareneingangsprüfung und Wareneingang?

Der Wareneingang ist ein logistischer und kaufmännischer Vorgang: entladen, zählen, auf Transportschäden prüfen, die Lieferung der Bestellung zuordnen und den Wareneingangsbeleg erstellen, damit die Rechnung abgeglichen werden kann. Die Wareneingangsprüfung ist eine Qualitätsentscheidung darüber, ob das Material seine Spezifikation erfüllt. Dazwischen sollte das Material im Prüfsperrbestand liegen: gebucht und im System sichtbar, aber nicht kommissionierbar. Wo beide als ein Schritt laufen, wird gebuchter Bestand in dem Moment zu verfügbarem Bestand, in dem die Papiere durch sind, und ungeprüftes Material erreicht die Linie.

Braucht jede Lieferung ein Analysenzertifikat?

Nein. Die Forderung ergibt sich aus dem Material und aus dem, was die Bestellung verlangt hat, weshalb die meisten Organisationen sie je Materialgruppe festlegen und nicht je Lieferung. Analysenzertifikate sind bei Chemikalien, Rohstoffen und regulierten Verbrauchsstoffen üblich; für metallische Erzeugnisse legt EN 10204 die Dokumentarten fest, von der Werksbescheinigung 2.1 über das Werkszeugnis 2.2 bis zu den Abnahmeprüfzeugnissen 3.1 und 3.2 aus spezifischer Prüfung. Viele Zukaufteile brauchen nur eine Konformitätserklärung oder gar nichts. Entscheidend ist: Ein Zeugnis zu erhalten ist nicht dasselbe, wie eines zu prüfen. Es muss die tatsächlich gelieferten Chargen-, Los- oder Schmelznummern und den in der Bestellung genannten Spezifikationsstand tragen, und es muss namentlich festgehalten sein, wer das kontrolliert hat.

Wie viel einer Lieferung sollte geprüft werden?

So viel, wie das Risiko verlangt: vorab entschieden und nicht an der Rampe. Attributive Stichprobennormen wie ISO 2859-1 und ANSI/ASQ Z1.4 leiten den Stichprobenumfang aus Losgröße, Prüfniveau und annehmbarer Qualitätsgrenzlage ab und regeln, wie ein Lieferant je nach jüngster Historie zwischen normaler, verschärfter und reduzierter Prüfung wechselt. Gut bewertete freigegebene Lieferanten können auf reduzierte Prüfung oder Skip-Lot wechseln, sofern die Regel für die Rückkehr zur verschärften Prüfung schriftlich vorliegt. Sicherheitsrelevante oder nicht nacharbeitbare Merkmale können eine Hundert-Prozent-Prüfung rechtfertigen. Eine Stichprobe gibt Vertrauen in ein Los, keine Garantie für jedes Stück darin. Das gehört in die Verfahrensanweisung geschrieben, damit die Grenzen der Prüfung verstanden werden.

Was passiert, wenn eingehendes Material die Prüfung nicht besteht?

Zuerst sperren, dann dokumentieren: Das Material wird körperlich getrennt und sein Status im System so geändert, dass es nicht kommissioniert werden kann. Anschließend geht eine Abweichungsmeldung an den Lieferanten, mit Teilenummer, Charge, Bestellung, betroffener Menge, der Anforderung, dem tatsächlichen Zustand und den Nachweisen. Danach folgt der Verwendungsentscheid. Eine Rücksendung legt Rücktransport und Ersatz in die Hand des Einkaufs, und der Ersatz durchläuft diesen Prozess als neue Lieferung erneut. Die Annahme im vorliegenden Zustand ist eine Sonderfreigabe und braucht eine befugte, dokumentierte Entscheidung über eine Charge. ISO 9001:2015 Abschnitt 8.7 behandelt die Lenkung nichtkonformer Ergebnisse und erwartet, dass Nichtkonformität, ergriffene Maßnahme, erteilte Sonderfreigabe und entscheidende Befugnis dokumentiert werden und der Kunde informiert wird, wo die betroffene Anforderung seine ist. In beiden Fällen antwortet der Lieferant auf die Meldung, und das Ergebnis geht in seine Bewertung ein.