Flussdiagramm Lieferantenbewertung: laufende Leistungsbewertung

So funktioniert es

1. Vorlage öffnen und die Bahnen umbenennen

   Ersetzen Sie Einkauf, Qualitätssicherung, Wareneingang und Betrieb, Controlling und Lieferant durch die Funktionen, die es bei Ihnen wirklich gibt. Wenn eine Person Qualität und Wareneingang abdeckt, führen Sie diese Bahnen zusammen, statt eine fast leere stehen zu lassen. Behalten Sie die Lieferantenbahn auch dann, wenn der Lieferant das Diagramm nie sieht: Sie markiert die zwei Schritte, die von jemandem außerhalb Ihrer Organisation abhängen — genau dort bleibt der Zyklus meistens stehen.

2. KPIs und Schwellenwert ins Diagramm schreiben

   Nutzen Sie den Kommentar an „KPIs und Bewertungszeitraum festlegen“, um die Kennzahlen festzuhalten, die bereits im Vertrag oder in der Leistungsvereinbarung stehen, und definieren Sie jede eindeutig: Liefertreue gegen den ursprünglich bestätigten oder den revidierten Termin, vollständig oder positionsweise, Eingangsdatum oder Buchungsdatum. Setzen Sie dann einen echten Schwellenwert an „Leistung erreicht Schwellenwert?“, gemeinsam abgestimmt zwischen Qualitätssicherung und Einkauf, und nennen Sie den Zeitraum, für den er gilt.

3. Gewichtung der Scorecard vor Periodenbeginn festlegen

   Entscheiden Sie, wie Qualität, Lieferung, Kosten und Service gewichtet werden, und veröffentlichen Sie es. Eine Gewichtung, die erst nach Vorliegen der Daten festgezurrt wird, wirkt so, als sei das Ergebnis zuerst gewählt worden. Halten Sie die Zahl der Kennzahlen klein genug, dass jede aus einem System kommt statt von Hand rekonstruiert zu werden, und vermerken Sie an „Lieferantenscorecard berechnen“, wer sie aus welcher Auswertung erstellt.

4. Festlegen, was die eingeschränkte Freigabe wirklich einschränkt

   Eine eingeschränkte Freigabe wirkt nur, wenn sie weh tut. Schreiben Sie an diesen Schritt, was sie bei Ihnen bedeutet: kein Neugeschäft und keine neuen Artikelnummern, nur benannte Warengruppen oder Standorte, Wareneingangsprüfung auf Ihre oder auf seine Kosten — und ein festes Datum, an dem der Status erneut geprüft wird, statt ihn stillschweigend auslaufen zu lassen.

5. Eskalationsbefugnis und Ausstiegsweg regeln

   Benennen Sie, wer eine Auslistung genehmigen darf und wer angehört werden muss — üblicherweise Qualitätssicherung und Budgetverantwortung, nicht der Einkäufer allein. Prüfen Sie die Kündigungsfristen im Vertrag, bevor der Zweig genutzt wird, und ergänzen Sie einen eigenen Schritt, wenn ein Lieferant Single Source ist: Eine Auslistung ohne qualifizierten Ersatz verschiebt das Problem, statt es zu lösen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Lieferantenbewertung und Lieferantenfreigabe?

Die Freigabe entscheidet, ob ein Lieferant überhaupt eingesetzt werden darf und für welche Warengruppen, Standorte oder Artikelnummern. Die Bewertung fragt, wie ein bereits eingesetzter Lieferant über einen definierten Zeitraum geliefert hat, und erzeugt eine Bewertung mit einer Konsequenz. Beide laufen auf unterschiedlichen Uhren: Die Freigabe erfolgt einmal und wird periodisch aufgefrischt, die Bewertung wiederholt sich in jedem Zyklus. Diese Trennung verhindert, dass ein aktiver Lieferantensatz stillschweigend als pauschale Freigabe gelesen wird. Für die erste Frage nutzen Sie die Vorlage zur Lieferantenfreigabe, für die zweite diese hier.

Wie oft sollten Lieferanten bewertet werden?

Legen Sie die Frequenz nach Kritikalität und Einkaufsvolumen fest, statt allen denselben Turnus zu verordnen: häufige formale Reviews für die wenigen Lieferanten, die Ihre Produktion stoppen oder eine Kundenzusage brechen können, und ein leichteres jährliches Review für den Long Tail. Hinterlegen Sie das Intervall am Eintrag der Lieferantenliste, damit es nicht vom Kalender einer einzelnen Person abhängt. Ergänzen Sie zusätzlich Ereignisauslöser — dafür ist der zweite Zweig dieses Diagramms da —, denn schwere Ausfälle warten selten auf den Bewertungstermin. ISO 9001:2015 verlangt Überwachung und Neubewertung externer Anbieter, nennt aber kein Intervall; den Takt definieren und begründen Sie selbst.

Was sollte eine Lieferantenscorecard messen?

Vier Familien decken das Meiste ab. Qualität: Fehler- beziehungsweise Abweichungsquote, gesperrte Chargen, Durchlaufzeit von Korrekturmaßnahmen. Lieferung: Liefertreue nach Termin und Menge sowie Einhaltung zugesagter Lieferzeiten. Kosten: Preis gegen die vereinbarte Preisliste plus die Kosten, die der Lieferant Ihnen an anderer Stelle verursacht — Nacharbeit, Sonderfahrten, Linienstillstände. Service: Reaktionszeit, Genauigkeit der Dokumentation und der Umgang mit Problemen. Nehmen Sie die Kennzahlen möglichst aus dem Vertrag, halten Sie die Liste kurz genug für eine Systemauswertung und gewichten Sie so, dass ein guter Preis ein Qualitätsproblem nicht überdecken kann.

Sollte der Lieferant die Scorecard vor dem Gespräch sehen?

Ja, und in diesem Diagramm ist das ein eigener Schritt. Wer den Entwurf vorab versendet, gibt dem Lieferanten die Möglichkeit, eine Zahl zu bestreiten oder Kontext beizusteuern, den Sie nicht haben — etwa eine Verzögerung, die Sie durch eine Spezifikationsänderung selbst verursacht haben. Das Gespräch kann dann um Ursachen und Maßnahmen gehen statt um die Richtigkeit der Daten. Außerdem entfällt die häufigste Ausrede dafür, dass ein Maßnahmenplan im Sande verläuft: dass der Lieferant die zugrunde liegenden Zahlen nie akzeptiert hat.

Was passiert, wenn ein Lieferant die Verbesserungsziele wiederholt verfehlt?

Dafür ist der Eskalationszweig da. Nach einer gescheiterten Nachprüfung bietet „Anhaltende Minderleistung?“ drei dokumentierte Antworten: den Plan mit angepassten Meilensteinen verlängern, wenn echte, aber langsame Fortschritte sichtbar sind; den Lieferanten mit eingeschränktem Umfang und verschärfter Wareneingangsprüfung nur noch eingeschränkt freigeben; oder ihn auslisten und die Warengruppe neu vergeben. Alle drei enden in einer Aktualisierung der freigegebenen Lieferantenliste, damit der Nachweis widerspiegelt, was entschieden wurde. Prüfen Sie vor einer Auslistung die Kündigungsfristen im Vertrag und ob eine qualifizierte Alternative existiert — insbesondere bei Single-Source-Lieferanten.