Flussdiagramm Lieferantenbewertung: laufende Leistungsbewertung

Was ist flussdiagramm lieferantenbewertung: laufende leistungsbewertung?

Die Lieferantenbewertung richtet sich an Lieferanten, bei denen Sie bereits einkaufen. In einem festen Turnus (oder wenn etwas schiefgegangen ist) tragen Sie zusammen, wie die vergangene Periode tatsächlich aussah: Fehler und Abweichungen, Lieferungen gegen bestätigte Termine, Preise gegen die vereinbarte Preisliste, das Verhalten des Lieferanten, wenn es einmal eilig war. Das bewerten Sie gegen die KPIs aus dem Vertrag und entscheiden, was daraus folgt. Das brauchbare Ergebnis ist eine Bewertung mit einer Konsequenz, kein Bericht.

Das ist weder Lieferantenauswahl noch Lieferantenfreigabe. Die Auswahl vergleicht Optionen für einen Bedarf, der noch nicht vergeben ist: Dafür gibt es den Entscheidungsbaum zur Lieferantenauswahl. Die Freigabe entscheidet, ob ein Lieferant überhaupt und für welche Warengruppen und Standorte eingesetzt werden darf; das Lieferanten-Onboarding legt danach Vertrag, geprüfte Bankdaten und Stammdaten an, die einen neuen Lieferanten zahlbar machen. Wie viel Sorgfaltsprüfung ein Dritter rechtfertigt, ist wiederum eine eigene Frage der Lieferantenrisikobewertung. Diese Seite setzt hinter all dem an: Der Lieferant steht auf der Liste, die Bestellungen laufen, und die Frage lautet, ob das unverändert so weitergehen soll.

Zwei Dinge lassen eine Lieferantenbewertung typischerweise scheitern. Das Erste sind die Daten. Drei Funktionen halten jeweils einen Teil davon, die Liefertreue wird gegen den Termin gemessen, der demjenigen passt, der die Zahlen aufbereitet, und das Bewertungsgespräch geht dann für den Streit über die Zahlen statt über die Ursachen drauf. Das Zweite ist die Konsequenz. Viele Organisationen erstellen gewissenhaft Scorecards und haben keinen dokumentierten Weg von einer schlechten Bewertung zu irgendeiner Wirkung; die Lieferanten merken nach ein bis zwei Zyklen, dass die Bewertung Dekoration ist. Das Diagramm unten adressiert beides: vier parallele Datenerhebungen mit benannten Verantwortlichen und eine Schwellenwertentscheidung, die zu einem Maßnahmenplan, einer Nachprüfung und einem Eskalationszweig bis hin zur eingeschränkten Freigabe oder Auslistung führt. ISO 9001:2015 Abschnitt 8.4.1 erwartet, dass eine Organisation Kriterien für die Überwachung und Neubewertung der Leistung externer Anbieter festlegt und Aufzeichnungen über die Ergebnisse und die daraus abgeleiteten Maßnahmen aufbewahrt. Ein bestimmter Ablauf oder Turnus wird nicht vorgeschrieben: Nutzen Sie dies also als Ausgangspunkt zum Anpassen, nicht als fertiges Compliance-System.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Rollenbahnen (Einkauf, Qualitätssicherung, Wareneingang und Betrieb, Controlling und Lieferant) über sechs Phasen: Auslöser, Datenerhebung, Scorecard, Review, Verbesserung und Ergebnis.
• Zwei Einstiege bei „Turnusmäßig oder anlassbezogen?“: Der turnusmäßige Zweig führt direkt zur Festlegung von KPIs und Bewertungszeitraum, der anlassbezogene dokumentiert zuvor das auslösende Ereignis in der Bahn der Qualitätssicherung: So hinterlässt eine außerplanmäßige Bewertung denselben Nachweis wie eine geplante.
• Vier parallele Datenerhebungen, je eine KPI-Familie pro Funktion: Fehler- und Abweichungsdaten aus der Qualitätssicherung, Liefertreue und Lieferzeiten aus Wareneingang und Betrieb, Preis- und Kostenabweichungen aus dem Controlling sowie eine Bewertung von Service und Reaktionszeit durch den Einkauf.
• Eine Scorecard, die gegen die vereinbarten KPIs berechnet und vor dem Termin an den Lieferanten zur schriftlichen Stellungnahme geschickt wird, damit im Gespräch über Ursachen und nicht über die Richtigkeit der Zahlen diskutiert wird.
• „Leistung erreicht Schwellenwert?“ nach dem Lieferantengespräch: „Erreicht“ führt direkt zur Aktualisierung der freigegebenen Lieferantenliste, „Darunter“ eröffnet einen Maßnahmenplan mit Meilensteinen, Korrekturmaßnahmen auf Lieferantenseite und der Nachprüfung „Verbesserungsziele erreicht?“, die einen erholten Lieferanten zur selben Listenaktualisierung zurückführt.
• Eine dreifache Eskalation bei „Anhaltende Minderleistung?“ (Plan verlängern und zurückspringen, Lieferant eingeschränkt freigeben oder auslisten und die Warengruppe neu vergeben), wobei alle Ergebnisse in der Aktualisierung der Lieferantenliste zusammenlaufen und in künftige Vergabeentscheidungen einfließen.

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie haben eine freigegebene Lieferantenliste, aber keinen wiederholbaren Weg zu prüfen, ob die Lieferanten darauf noch liefern.
• Qualitätssicherung, Wareneingang und Controlling halten jeweils einen Teil des Leistungsbildes, und niemand fügt es vor dem Gespräch zusammen.
• Scorecards werden erstellt, aus einer schlechten folgt aber nichts: Die Lieferanten haben gelernt, dass die Bewertung keine Konsequenz hat.
• Ein Kunde, eine Zertifizierungsstelle oder die interne Revision hat gefragt, wie Sie Lieferanten überwachen und neu bewerten, und der ehrliche Nachweis ist ein E-Mail-Verlauf.
• Sie klären gerade, wer einen Lieferanten eingeschränkt freigeben oder auslisten darf und ab wann diese Entscheidung den Einkauf verlässt.

So funktioniert es

1. Vorlage öffnen und die Bahnen umbenennen

   Ersetzen Sie Einkauf, Qualitätssicherung, Wareneingang und Betrieb, Controlling und Lieferant durch die Funktionen, die es bei Ihnen wirklich gibt. Wenn eine Person Qualität und Wareneingang abdeckt, führen Sie diese Bahnen zusammen, statt eine fast leere stehen zu lassen. Behalten Sie die Lieferantenbahn auch dann, wenn der Lieferant das Diagramm nie sieht: Sie markiert die zwei Schritte, die von jemandem außerhalb Ihrer Organisation abhängen: Genau dort bleibt der Zyklus meistens stehen.

2. KPIs und Schwellenwert ins Diagramm schreiben

   Nutzen Sie den Kommentar an „KPIs und Bewertungszeitraum festlegen“, um die Kennzahlen festzuhalten, die bereits im Vertrag oder in der Leistungsvereinbarung stehen, und definieren Sie jede eindeutig: Liefertreue gegen den ursprünglich bestätigten oder den revidierten Termin, vollständig oder positionsweise, Eingangsdatum oder Buchungsdatum. Setzen Sie dann einen echten Schwellenwert an „Leistung erreicht Schwellenwert?“, gemeinsam abgestimmt zwischen Qualitätssicherung und Einkauf, und nennen Sie den Zeitraum, für den er gilt.

3. Gewichtung der Scorecard vor Periodenbeginn festlegen

   Entscheiden Sie, wie Qualität, Lieferung, Kosten und Service gewichtet werden, und veröffentlichen Sie es. Eine Gewichtung, die erst nach Vorliegen der Daten festgezurrt wird, wirkt so, als sei das Ergebnis zuerst gewählt worden. Halten Sie die Zahl der Kennzahlen klein genug, dass jede aus einem System kommt statt von Hand rekonstruiert zu werden, und vermerken Sie an „Lieferantenscorecard berechnen“, wer sie aus welcher Auswertung erstellt.

4. Festlegen, was die eingeschränkte Freigabe wirklich einschränkt

   Eine eingeschränkte Freigabe wirkt nur, wenn sie weh tut. Schreiben Sie an diesen Schritt, was sie bei Ihnen bedeutet: kein Neugeschäft und keine neuen Artikelnummern, nur benannte Warengruppen oder Standorte, Wareneingangsprüfung auf Ihre oder auf seine Kosten, und ein festes Datum, an dem der Status erneut geprüft wird, statt ihn stillschweigend auslaufen zu lassen.

5. Eskalationsbefugnis und Ausstiegsweg regeln

   Benennen Sie, wer eine Auslistung genehmigen darf und wer angehört werden muss: Üblicherweise Qualitätssicherung und Budgetverantwortung, nicht der Einkäufer allein. Prüfen Sie die Kündigungsfristen im Vertrag, bevor der Zweig genutzt wird, und ergänzen Sie einen eigenen Schritt, wenn ein Lieferant Single Source ist: Eine Auslistung ohne qualifizierten Ersatz verschiebt das Problem, statt es zu lösen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Lieferantenbewertung und Lieferantenfreigabe?

Die Freigabe entscheidet, ob ein Lieferant überhaupt eingesetzt werden darf und für welche Warengruppen, Standorte oder Artikelnummern. Die Bewertung fragt, wie ein bereits eingesetzter Lieferant über einen definierten Zeitraum geliefert hat, und erzeugt eine Bewertung mit einer Konsequenz. Beide laufen auf unterschiedlichen Uhren: Die Freigabe erfolgt einmal und wird periodisch aufgefrischt, die Bewertung wiederholt sich in jedem Zyklus. Diese Trennung verhindert, dass ein aktiver Lieferantensatz stillschweigend als pauschale Freigabe gelesen wird. Für die erste Frage nutzen Sie die Vorlage zur Lieferantenfreigabe, für die zweite diese hier.

Wie oft sollten Lieferanten bewertet werden?

Legen Sie die Frequenz nach Kritikalität und Einkaufsvolumen fest, statt allen denselben Turnus zu verordnen: häufige formale Reviews für die wenigen Lieferanten, die Ihre Produktion stoppen oder eine Kundenzusage brechen können, und ein leichteres jährliches Review für den Long Tail. Hinterlegen Sie das Intervall am Eintrag der Lieferantenliste, damit es nicht vom Kalender einer einzelnen Person abhängt. Ergänzen Sie zusätzlich Ereignisauslöser (dafür ist der zweite Zweig dieses Diagramms da), denn schwere Ausfälle warten selten auf den Bewertungstermin. ISO 9001:2015 verlangt Überwachung und Neubewertung externer Anbieter, nennt aber kein Intervall; den Takt definieren und begründen Sie selbst.

Was sollte eine Lieferantenscorecard messen?

Vier Familien decken das Meiste ab. Qualität: Fehler- beziehungsweise Abweichungsquote, gesperrte Chargen, Durchlaufzeit von Korrekturmaßnahmen. Lieferung: Liefertreue nach Termin und Menge sowie Einhaltung zugesagter Lieferzeiten. Kosten: Preis gegen die vereinbarte Preisliste plus die Kosten, die der Lieferant Ihnen an anderer Stelle verursacht: Nacharbeit, Sonderfahrten, Linienstillstände. Service: Reaktionszeit, Genauigkeit der Dokumentation und der Umgang mit Problemen. Nehmen Sie die Kennzahlen möglichst aus dem Vertrag, halten Sie die Liste kurz genug für eine Systemauswertung und gewichten Sie so, dass ein guter Preis ein Qualitätsproblem nicht überdecken kann.

Sollte der Lieferant die Scorecard vor dem Gespräch sehen?

Ja, und in diesem Diagramm ist das ein eigener Schritt. Wer den Entwurf vorab versendet, gibt dem Lieferanten die Möglichkeit, eine Zahl zu bestreiten oder Kontext beizusteuern, den Sie nicht haben, etwa eine Verzögerung, die Sie durch eine Spezifikationsänderung selbst verursacht haben. Das Gespräch kann dann um Ursachen und Maßnahmen gehen statt um die Richtigkeit der Daten. Außerdem entfällt die häufigste Ausrede dafür, dass ein Maßnahmenplan im Sande verläuft: dass der Lieferant die zugrunde liegenden Zahlen nie akzeptiert hat.

Was passiert, wenn ein Lieferant die Verbesserungsziele wiederholt verfehlt?

Dafür ist der Eskalationszweig da. Nach einer gescheiterten Nachprüfung bietet „Anhaltende Minderleistung?“ drei dokumentierte Antworten: den Plan mit angepassten Meilensteinen verlängern, wenn echte, aber langsame Fortschritte sichtbar sind; den Lieferanten mit eingeschränktem Umfang und verschärfter Wareneingangsprüfung nur noch eingeschränkt freigeben; oder ihn auslisten und die Warengruppe neu vergeben. Alle drei enden in einer Aktualisierung der freigegebenen Lieferantenliste, damit der Nachweis widerspiegelt, was entschieden wurde. Prüfen Sie vor einer Auslistung die Kündigungsfristen im Vertrag und ob eine qualifizierte Alternative existiert, insbesondere bei Single-Source-Lieferanten.