Diagrama de flujo de la evaluación de proveedores (desempeño)
Diagrama de flujo del proceso de evaluación de proveedores en uso: KPI de calidad, entregas, coste y servicio, cuadro de mando, reunión de revisión, plan de mejora y baja del proveedor.
Cómo funciona
Abre la plantilla y renombra las calles
Sustituye Compras, Calidad, Recepción y operaciones, Finanzas y Proveedor por las funciones que realmente tienes. Si una misma persona cubre calidad y recepción, fusiona esas calles en lugar de dejar una casi vacía. Conserva la calle de Proveedor aunque el proveedor no vea nunca el diagrama: marca los dos pasos que dependen de alguien de fuera de tu organización, que es donde el ciclo suele encallarse.
Escribe tus KPI y el umbral en el diagrama
Usa la nota de «Confirmar los KPI y el periodo» para recoger las medidas que ya existen en el contrato o en el acuerdo de servicio, y define cada una sin ambigüedad: entrega a tiempo contra la fecha confirmada originalmente o contra la revisada, completa o por línea, fecha de recepción o fecha de registro. Después pon un umbral real en «¿El desempeño supera el umbral?», acordado entre Calidad y Compras, e indica a qué periodo de revisión se aplica.
Acuerda las ponderaciones antes de que empiece el periodo
Decide cómo se ponderan calidad, entregas, coste y servicio, y publícalo. Unas ponderaciones fijadas después de tener los datos parecen elegidas para obtener la respuesta. Mantén el número de medidas lo bastante corto como para que cada una se pueda extraer de un sistema en lugar de reconstruirse a mano, y anota en «Calcular el cuadro de mando del proveedor» quién lo elabora y a partir de qué informe.
Define qué restringe realmente el estado condicional
El estado condicional solo funciona si aprieta. En ese paso, escribe qué significa en tu organización: sin negocio nuevo ni referencias nuevas, solo determinadas categorías o centros, inspección en recepción a tu cargo o al suyo, y una fecha fija en la que se vuelve a examinar el estado en lugar de dejarlo caducar sin más.
Fija la autoridad de escalado y la vía de salida
Indica quién puede aprobar la baja de un proveedor y a quién hay que consultar, normalmente Calidad y el responsable del presupuesto, no el comprador en solitario. Revisa las cláusulas de preaviso del contrato antes de usar esa rama, y añade un paso propio si el proveedor es fuente única, porque dar de baja sin un sustituto homologado traslada el problema en vez de resolverlo.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre evaluación y homologación de proveedores?
La homologación decide si un proveedor puede utilizarse siquiera, y para qué categorías, centros o referencias. La evaluación pregunta cómo ha rendido un proveedor que ya está en uso durante un periodo definido, y produce una calificación con un resultado asociado. Funcionan con relojes distintos: la homologación ocurre una vez y se refresca periódicamente, la evaluación se repite cada ciclo. Mantenerlas separadas evita que una ficha de proveedor activa acabe leyéndose como una aprobación general. Usa la plantilla de homologación de proveedores para la primera pregunta y esta para la segunda.
¿Con qué frecuencia hay que evaluar a los proveedores?
Fija la frecuencia según criticidad y volumen de gasto, en lugar de aplicar el mismo intervalo a todos: revisiones formales frecuentes para los pocos proveedores capaces de parar la producción o incumplir un compromiso con un cliente, y una revisión anual más ligera para la cola larga. Anota el intervalo en la ficha de la lista de proveedores aprobados para que no dependa de la agenda de nadie. Añade además disparadores por incidencia, que es para lo que sirve la segunda rama de este diagrama, porque los fallos graves rara vez esperan a la fecha de revisión. La ISO 9001:2015 exige el seguimiento y la reevaluación de los proveedores externos, pero no fija ningún intervalo, así que la cadencia es tuya y tienes que poder justificarla.
¿Qué debe medir un cuadro de mando de proveedores?
Cuatro familias cubren casi todo. Calidad: tasa de defectos o no conformidades, lotes rechazados, plazo de cierre de acciones correctivas. Entregas: cumplimiento de plazo y de cantidad completa, y respeto de los plazos ofertados. Coste: precio frente a la tarifa acordada, más los costes que el proveedor te genera en otros sitios por reprocesos, urgencias o paradas de línea. Servicio: capacidad de respuesta, exactitud documental y forma de gestionar los problemas. Toma las medidas del contrato siempre que puedas, mantén la lista lo bastante corta como para poder extraerla de los sistemas, y pondéralas de forma que un buen precio no pueda tapar un problema de calidad.
¿El proveedor debe ver el cuadro de mando antes de la reunión?
Sí, y en este diagrama es un paso. Enviar el borrador con antelación le da al proveedor la oportunidad de cuestionar una cifra o de aportar contexto que tú no tienes, como un retraso que provocaste al cambiar una especificación. Así la reunión puede tratar de causas y acciones y no de quién tiene bien los datos. Además elimina la excusa más habitual para que un plan de mejora no llegue a ninguna parte, que es que el proveedor nunca aceptó las cifras de partida.
¿Qué pasa cuando un proveedor incumple una y otra vez los objetivos de mejora?
Ahí entra la rama de escalado. Tras una reverificación fallida, «¿Incumplimiento persistente?» ofrece tres respuestas documentadas: ampliar el plan con hitos revisados cuando el avance es real pero lento, pasar al proveedor a estado condicional con alcance restringido e inspección reforzada, o darlo de baja y buscar un nuevo proveedor para la categoría. Las tres terminan en una actualización de la lista de proveedores aprobados, de modo que el registro refleja lo decidido. Antes de dar de baja, revisa el preaviso del contrato y si existe una alternativa homologada, sobre todo cuando el proveedor es fuente única.