Diagrama de flujo de la selección de proveedores con ponderación

Cómo funciona

1. Abre la plantilla como diagrama

   Abre la plantilla del proceso de selección de proveedores y úsala como diagrama nuevo. Nada es fijo: cada calle, paso, etiqueta de rama y nota se puede renombrar, mover o borrar hasta que refleje cómo hace realmente una evaluación tu organización.

2. Renombra las calles y nombra al comité de evaluación

   Sustituye Área solicitante, Compras, Evaluador técnico, Finanzas y Proveedores por los roles que tienes. El evaluador técnico suele ser un comité pequeño y no una sola persona, así que deja constancia de quién lo forma y de que son los mismos para todas las ofertas. Un evaluador que se incorpora con la puntuación ya empezada trae consigo otra escala.

3. Cierra criterios y ponderaciones antes de salir al mercado

   «Acordar criterios y ponderaciones» está antes del RFQ a propósito. Escribe en la nota los criterios, las ponderaciones y la escala de puntuación, junto con lo que significa cada nivel de la escala, y registra la fecha en que se acordaron. Unos criterios fijados después de recibir las ofertas no se pueden defender ante un proveedor no elegido ni ante un revisor, y las entidades públicas suelen estar obligadas a publicar los criterios de adjudicación por anticipado y a aplicarlos tal como se publicaron, así que toma las reglas concretas de la normativa de contratación de tu jurisdicción y no de esta plantilla.

4. Separa los requisitos obligatorios de los criterios puntuables

   Mantén fuera de la matriz ponderada los requisitos de apto o no apto (la especificación técnica, una certificación válida para este alcance, los seguros, las obligaciones de protección de datos) y compruébalos antes de empezar a puntuar. Dentro de una matriz puntuada, un requisito obligatorio incumplido se puede compensar con un precio agresivo, que es el defecto más habitual de una evaluación de proveedores.

5. Define qué es un proveedor preferente claro

   Escribe el margen en la nota de «¿Hay proveedor preferente claro?»: cuánto tienen que separarse los dos primeros totales ponderados para que el resultado se considere claro, y quién decide cuando no lo es. Acuérdalo antes de ver las puntuaciones. La rama Empate técnico lanza aclaraciones o una segunda ronda y vuelve para recibir ofertas revisadas, que es una respuesta defendible ante un casi empate; volver a ponderar la matriz cuando ya se ven los totales no lo es.

6. Construye el modelo de coste total con el que se comparan las ofertas

   Fija el modelo en «Fijar presupuesto y modelo de costes», no en «Comparar el coste total de propiedad», para que todas las ofertas se valoren sobre la misma base. Nombra los elementos (precio de compra, implantación, formación, licencias, consumibles, mantenimiento y soporte, salida y retirada) y el plazo sobre el que se comparan. Indica la moneda y cómo se tratan el tipo de cambio y la indexación si no todas las ofertas vienen en la misma divisa.

7. Decide qué se les cuenta a los no elegidos y difunde el diagrama

   Acuerda de antemano el contenido del paso de aviso: sus puntuaciones en cada criterio, los motivos que hay detrás y ninguna información sobre el precio o la solución de los demás. Una respuesta coherente es lo que hace que los proveedores vuelvan a presentarse la próxima vez, y una incoherente es lo que convierte una oferta perdida en una reclamación. Después comparte el diagrama con Compras, Finanzas y cada evaluador que aparezca en él, recoge su conformidad y mantenlo con control de versiones para poder demostrar qué versión de los criterios aplicaba el día en que se hizo la selección.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el proceso de selección de proveedores?

Es la comparación estructurada de proveedores que compiten por una misma necesidad y que termina en una recomendación que se puede explicar. En el flujo de esta página va desde una necesidad aprobada y una especificación escrita, pasando por el estudio de mercado y la lista larga, un RFI que produce una lista corta, un RFQ o pliego enviado a esa lista corta con los criterios y las ponderaciones ya cerrados, la puntuación técnica y comercial por separado, una comprobación de que el resultado es claro y no un empate técnico, las referencias y la visita a instalaciones, la comparación del coste total de propiedad y una recomendación de adjudicación presentada a quien aprueba. Se detiene deliberadamente en el momento en que se aprueba la recomendación: la contratación, la homologación, el alta de proveedor y el pedido son procesos aparte.

¿En qué se diferencia esto de un árbol de decisión o de un diagrama del proceso de compras?

Tres documentos, tres preguntas. Un árbol de decisión de selección de proveedores responde a qué vía de compra corresponde a una necesidad (adjudicación directa, tres ofertas, licitación completa o fuente única justificada) y quién tiene potestad para decidirlo. Esta página arranca cuando esa respuesta es «que compitan» y cubre cómo se ejecuta y se puntúa realmente la comparación. Un diagrama del proceso de compras es más amplio que ambos: empieza en la necesidad y en la decisión de fabricar o comprar, incluye la financiación y la vía de acceso al mercado, y continúa tras la adjudicación hacia el contrato, la entrega, el pago y la revisión del desempeño del proveedor. Casi todas las organizaciones necesitan los tres, pero mantenerlos separados evita que la mecánica de la evaluación quede enterrada dentro de una caja que pone «seleccionar proveedor».

¿Cuándo hay que acordar los criterios y las ponderaciones, y pueden cambiar?

Antes de emitir el RFQ o el pliego, e idealmente antes incluso de acercarse al mercado, que es donde están situados en este diagrama. Publícalos con el pliego para que quien oferte sepa qué se mide y cuánto vale cada criterio. Una vez abiertas las ofertas, considéralos bloqueados. Si aparece un error real en los criterios (una ponderación que no suma, un criterio que resulta imposible de medir), la corrección defendible es reemitir a todos los ofertantes y admitir ofertas revisadas, no ajustar la matriz y volver a puntuar en silencio. Las entidades públicas tienen todavía menos margen: los criterios de adjudicación suelen tener que publicarse por anticipado y aplicarse tal como se publicaron, y las reglas concretas salen de la normativa de contratación de tu jurisdicción.

¿Cómo se resuelven dos ofertas que puntúan casi igual?

Decide qué significa «casi igual» antes de mirar las puntuaciones y después sigue la ruta que acordaste. En este diagrama, la decisión «¿Hay proveedor preferente claro?» tiene una rama de Empate técnico que lanza aclaraciones o una segunda ronda y vuelve a la presentación de ofertas, de modo que ambos proveedores responden a las mismas preguntas y se vuelven a puntuar con los mismos criterios. Lo que hay que evitar es el arreglo reflejo: añadir un criterio, cambiar una ponderación o introducir una regla de desempate cuando ya se ve a quién favorece. Si un empate real sobrevive a una segunda ronda, un desempate acordado de antemano, por ejemplo la puntuación técnica más alta, sí es defendible porque estaba escrito antes.

¿Debe ganar siempre la oferta más barata?

Solo si el precio es el único criterio, y rara vez lo es. Este diagrama puntúa por separado lo técnico y lo comercial y después compara el coste total de propiedad antes de redactar la recomendación, porque el precio ofertado es solo una parte de lo que la organización acabará pagando. La implantación, la formación, las licencias, los consumibles, el mantenimiento, el coste de cambiar más adelante y la retirada mueven el ranking con frecuencia, y un proveedor que parece el más barato en la oferta puede ser el más caro a lo largo del plazo. La regla que importa es la comparabilidad: todas las ofertas valoradas sobre los mismos elementos, el mismo periodo y las mismas hipótesis.

¿Qué registros debe dejar una selección de proveedores?

Los suficientes para reconstruir la decisión sin depender de la memoria de nadie: la especificación, los criterios y las ponderaciones con la fecha en que se acordaron, la lista larga y cómo se derivó de ella la lista corta a partir del RFI, las puntuaciones individuales con el razonamiento de cada una, las preguntas y respuestas de aclaración remitidas a todos los ofertantes, la comparación de coste total, la recomendación de adjudicación, la aprobación y constancia de la información dada a los proveedores no elegidos. El apartado 8.4 de la ISO 9001:2015 espera que la organización determine y aplique criterios para evaluar, seleccionar, hacer seguimiento y reevaluar a los proveedores externos, y que conserve información documentada de los resultados, aunque no prescribe ni los criterios, ni las ponderaciones, ni el flujo.