Árbol de decisión para la selección de proveedores

¿Qué es árbol de decisión para la selección de proveedores?

Un árbol de decisión de selección de proveedores responde a una sola pregunta: dado este requisito, ¿qué vía de contratación estamos autorizados a seguir y quién está facultado para decidirlo? Cada nodo es una comprobación que se puede responder con evidencia, cada rama lleva la respuesta y no la tarea siguiente, y cada camino termina en un resultado con nombre en lugar de embudarse hacia un único flujo feliz. Eso es lo que lo convierte en un árbol de decisión y no en un mapa de procesos.

La distinción importa porque los dos documentos se confunden. Si lo que necesitas es el flujo completo (detectar una necesidad, acordar la financiación, lanzar una licitación, adjudicar, contratar, recibir y revisar el desempeño del proveedor), usa el diagrama del proceso de compras. Esa página responde a «qué pasa después y quién lo hace». Esta responde a «qué opción elegimos y quién la elige». En la práctica el árbol de decisión vive dentro del paso de vía de contratación de ese mapa de procesos, y es la parte sobre la que se discute, porque decide si hace falta o no una licitación competitiva. Para la pregunta aparte de cómo entra un proveedor en la lista de homologados, consulta el proceso de homologación de proveedores.

El diagrama tiene siete decisiones repartidas en cuatro carriles de derechos de decisión (Solicitante, Compras, Técnica y cumplimiento, y Finanzas y riesgo) y termina en cinco resultados distintos: adjudicación directa a un proveedor homologado existente, comparación de tres ofertas, licitación competitiva completa, adjudicación a fuente única con justificación documentada, y rechazo devuelto al solicitante para redefinir el requisito. Las comprobaciones decisivas llevan notas con los criterios que hay detrás, porque un árbol de decisión solo sirve cuando los umbrales están escritos y no cuando cada comprador los recuerda de otra manera.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Cuatro carriles de derechos de decisión (Solicitante, Compras, Técnica y cumplimiento, y Finanzas y riesgo) repartidos en cinco fases: Requisito, Vía de contratación, Evaluación del proveedor, Coste y riesgo, y Decisión de adjudicación. Los carriles indican quién responde a cada pregunta, no quién hace el trabajo.
• La columna vertebral de la vía de contratación en el carril de Compras: «¿Proveedor homologado existente?» seguida de «¿Capacidad y contrato en vigor?», donde un No en cualquiera de las dos envía el requisito a «¿Gasto por encima del umbral de licitación?» en lugar de a una adjudicación directa.
• La rama del umbral, donde Por debajo termina inmediatamente en «Comparar tres ofertas» y Por encima continúa hacia «¿Especialista o fuente única?», cuya rama Competitivo termina en «Lanzar licitación competitiva».
• El camino de fuente única: la rama Fuente única registra una justificación escrita antes de adjudicar nada y después pasa por «¿Evaluación de riesgo aceptable?» hasta «Adjudicar a fuente única con justificación», con una nota que detalla los criterios de dependencia, continuidad, solvencia y cribado.
• El camino de adjudicación directa: «¿Cumple los criterios obligatorios?» como comprobación de apto o no apto en el carril Técnica y cumplimiento, y después «¿Coste total dentro del presupuesto?» en el carril Finanzas y riesgo, cuya rama Por encima va a «Negociar precio o revisar el alcance» y vuelve a la misma pregunta en vez de aceptar el precio en silencio.
• Cinco finales distintos en lugar de una salida compartida: adjudicación directa, comparación de tres ofertas, licitación completa, fuente única justificada y «Rechazar y redefinir el requisito», que recoge tanto el fallo de un criterio obligatorio como una evaluación de riesgo no superada.

Cuándo usar esta plantilla

• Los solicitantes preguntan una y otra vez si hacen falta tres ofertas o una licitación completa, y la respuesta cambia según a quién pregunten.
• Tu política de compras enuncia los umbrales en prosa y quieres verlos dibujados como comprobaciones, con la respuesta escrita en cada rama.
• Las adjudicaciones a fuente única están aumentando y nadie sabe señalar la comprobación que las autorizó ni dónde está archivada la justificación.
• Estás acordando los derechos de decisión: qué preguntas responde Compras por su cuenta y cuáles necesitan el visto bueno técnico, de cumplimiento o de finanzas antes de adjudicar.
• Un auditor, un cliente o un revisor interno ha preguntado cómo se seleccionan los proveedores y por qué una adjudicación concreta no se sacó a concurso.

Cómo funciona

1. Abre la plantilla como diagrama

   Abre el árbol de decisión de selección de proveedores y úsalo como diagrama nuevo. Nada está bloqueado: puedes renombrar, mover o borrar cualquier carril, comprobación, etiqueta de rama o resultado.

2. Fija los umbrales que determinan la vía

   «¿Gasto por encima del umbral de licitación?» es donde viven tus reglas. Escribe en la nota los tramos de importe: por debajo de qué cifra basta una oferta, dónde empiezan las tres ofertas y dónde pasa a ser obligatoria una licitación completa. Indica la moneda y si el umbral se aplica por pedido o al valor anual agregado con ese proveedor, o los requisitos se trocearán para quedarse por debajo. Si eres una entidad pública, toma las cifras y las obligaciones de publicidad de la normativa de contratación que te aplica y no de esta plantilla.

3. Nombra a quien responde cada pregunta

   Sustituye Solicitante, Compras, Técnica y cumplimiento, y Finanzas y riesgo por los roles que de verdad tienen la decisión. Un carril por decisor, no por persona, para que el diagrama sobreviva a un cambio de puesto. Si la revisión técnica y la de cumplimiento están en manos distintas en tu organización, parte ese carril en dos: es el que se comparte por descuido con más frecuencia.

4. Escribe los criterios obligatorios como apto o no apto

   Pon en la nota de «¿Cumple los criterios obligatorios?» los criterios que hay detrás: especificación técnica, certificación vigente para este alcance, seguros y cualquier requisito regulatorio o de protección de datos. Deja fuera de esta comprobación la puntuación ponderada. Mezclar un requisito de apto o no apto dentro de una matriz puntuada permite a un proveedor compensar un incumplimiento obligatorio con un buen precio, que es el defecto más habitual en una decisión de selección.

5. Define qué debe contener una justificación de fuente única

   Nombra los campos de «Registrar la justificación de fuente única»: por qué ningún otro proveedor puede cumplir el requisito, qué se hizo para comprobarlo, el importe, la duración y quién lo autorizó. Dale a cada justificación una fecha de caducidad para que se vuelva a comprobar en la renovación en vez de arrastrarse, y verifica que la restricción sea real y no la haya creado una especificación escrita alrededor del producto de un proveedor.

6. Acuerda a qué entrega cada final

   Este diagrama se detiene en la decisión de vía. Las tres ofertas, la licitación y la adjudicación arrancan cada una su propio proceso, así que enlaza «Comparar tres ofertas» y «Lanzar licitación competitiva» con tu mapa del proceso de compras, y los dos resultados de adjudicación con el proceso de pedido de compra, en vez de documentar los mismos pasos dos veces y dejar que las dos versiones se separen.

7. Distribúyelo y mantén una sola versión vigente

   Comparte el diagrama con Compras, Finanzas y todas las personas que aprueban en él, recoge su aprobación y enlaza la versión aprobada desde tu política de compras. Usa el historial de versiones para poder demostrar qué regla estaba en vigor en la fecha en la que se hizo una adjudicación.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un árbol de decisión de selección de proveedores?

Es un diagrama de las comprobaciones que deciden cómo se elige un proveedor para un requisito dado, con las respuestas escritas en las ramas. En lugar de listar tareas de compra en orden, pregunta si ya hay un proveedor homologado que cubra el requisito y tenga capacidad, si el gasto supera el umbral de licitación competitiva, si el requisito es realmente especializado o de fuente única, si el proveedor cumple los criterios técnicos y de cumplimiento obligatorios, si el coste total de propiedad entra en el presupuesto y si la evaluación de riesgo es aceptable. Cada camino termina en un resultado con nombre (adjudicación directa, tres ofertas, licitación completa, fuente única justificada o rechazo), así que la vía la decide la evidencia y no a quién se le pregunte.

¿En qué se diferencia de un diagrama del proceso de compras?

Un diagrama del proceso de compras es un mapa interfuncional de qué pasa después y quién lo hace, desde detectar una necesidad hasta la especificación, la financiación, la licitación, la adjudicación, el contrato, la entrega y la revisión del desempeño. Un árbol de decisión cubre una pregunta mucho más estrecha: a cuál de varias vías tiene derecho este requisito y quién está facultado para responder a cada comprobación. Tiene más decisiones que tareas, sus ramas llevan respuestas en vez de acciones, y sus caminos acaban en resultados distintos en lugar de reincorporarse a un flujo. La mayoría de las organizaciones necesitan los dos: el árbol suele vivir dentro del paso de vía de contratación del mapa de procesos.

¿Cuándo hacen falta tres ofertas y cuándo una licitación completa?

Depende de reglas que tú fijas y registras, no de la costumbre. La mayoría de las organizaciones privadas usan tramos de importe en su delegación de facultades: una sola oferta por debajo de un umbral bajo, tres ofertas en un tramo intermedio y una licitación competitiva completa por encima, con una vía de excepción para los casos reales de fuente única. La plantilla deja las cifras en blanco a propósito, porque un umbral copiado de otra organización no es defendible. Dos detalles importan tanto como los números: si el umbral se mide por pedido o contra el gasto anual agregado con ese proveedor, y quién puede autorizar una excepción. Las entidades públicas no fijan estas cifras: los umbrales, las obligaciones de publicidad y los plazos de espera vienen de la normativa de contratación de su jurisdicción.

¿Qué criterios deben decidir qué proveedor se selecciona?

Separa los obligatorios de los puntuables. Los criterios obligatorios son de apto o no apto: la especificación técnica, la certificación vigente para el alcance que se compra, los seguros y cualquier requisito regulatorio o de protección de datos. Un proveedor que falla uno de ellos no es seleccionable a ningún precio, y por eso el diagrama los comprueba antes que el coste. Todo lo demás (precio, coste total de propiedad, plazo de entrega, niveles de servicio, sostenibilidad) se puntúa con ponderaciones acordadas antes de abrir las ofertas. El apartado 8.4 de la norma ISO 9001:2015 espera que la organización determine criterios para evaluar, seleccionar, hacer seguimiento y reevaluar a sus proveedores externos y que conserve información documentada de los resultados, pero no prescribe ni los criterios ni las ponderaciones.

¿Cuándo es aceptable una adjudicación a fuente única?

Cuando solo un proveedor puede cumplir realmente el requisito (tecnología propietaria, una restricción de compatibilidad o continuidad, o una emergencia real) y el motivo se documenta antes de adjudicar y no se reconstruye después. La comprobación que hay que aplicar es si la restricción es real o la ha creado tu propia especificación, porque un requisito escrito alrededor de un producto genera su propia fuente única. En este diagrama la rama Fuente única no puede llegar a una adjudicación sin pasar por una justificación registrada y una evaluación de riesgo, porque una adjudicación sin concurrencia no tiene ninguna prueba de precio de mercado a la que recurrir. Da a cada justificación un importe, una duración, un aprobador con nombre y una fecha de caducidad.