供應商甄選決策樹範本
供應商甄選決策樹：由合資格供應商與招標門檻，到強制性準則、總成本與風險的七道測試，終點是五個具名的採購路徑結果。
運作方式
把範本作為圖表開啟
開啟供應商甄選決策樹，並把它用作一張新圖表。沒有任何東西被鎖定：每條泳道、每道測試、每個分支標籤與每個結果，都可以重新命名、移動或刪除。
訂定驅動路徑的門檻
「支出金額高於招標門檻嗎？」就是你們規則的所在。把金額區間寫進註釋：低於哪個數額一份報價就夠、由哪裡開始要三份報價、到哪裡完整招標成為強制。寫明貨幣，並寫明門檻是按單筆訂單計算，還是按與該供應商的全年累計金額計算——否則需求就會被拆開，好讓它們留在門檻以下。如果你們是公營機構，金額與公告要求應當取自你們所適用的採購法規，而不是取自本範本。
寫明每個問題由誰回答
用真正握有決定權的角色，替換需求提出人、採購、技術與合規，以及財務與風險。按決策者而不是按人來劃分泳道，這樣有人轉了崗位，圖也依然成立。如果技術審查與合規在你們這裡分屬不同的人，請把這條泳道拆成兩條——它是最常被無意間合用的一條泳道。
把強制性準則寫成通過或不通過
把「是否符合強制性準則？」背後的準則寫進它的註釋：技術規格、對本範圍有效的認證、保險，以及任何監管或資料保護方面的要求。請把加權評分擋在這道測試之外。把一項通過或不通過的要求混進評分矩陣，會令供應商用一個好價格去補償一項不通過的強制要求，而這是甄選決定中最常見的單一缺陷。
界定一份單一來源理由必須包含甚麼
為「記錄單一來源理由」指定欄位：為甚麼沒有別的供應商能滿足這項需求、你們做了甚麼去驗證這一點、金額、期限，以及由誰批准。給每一份理由一個到期日，令它在續約時被重新檢驗，而不是被順延下去；並核查這項約束是真實存在的，而不是由一份圍繞某一家供應商產品寫成的規格製造出來的。
議定每個終點交接給甚麼
本圖止步於路徑的選擇。三份報價、一次招標與一筆授標各自開啟自己的流程，因此請把「進行三份報價比較」與「進行完整的競爭性招標」連結到你們的採購流程圖，把兩個授標結果連結到採購訂單流程——而不是把同樣的步驟在兩處各寫一遍，然後任由這兩個版本漂移分岔。
把它發出去，並只保留一個現行版本
把圖發給採購、財務以及圖中點名的每一位批准人，留存他們的批准，並由你們的採購政策連結到已批准的版本。使用版本紀錄，這樣在門檻發生變動之後，你們仍能說明某一筆授標作出的那一天適用的是哪條規則。
常見問題
甚麼是供應商甄選決策樹？
它是一張關於「如何為某項具體需求選定供應商」的測試圖，答案寫在分支上。它不是把採購任務按次序列出來，而是逐一發問：既有合資格供應商是否已經覆蓋這項需求並且有產能、支出金額是否高於競爭性招標門檻、這項需求是否真的具有專門性或只有單一來源、供應商是否符合強制性的技術與合規準則、總擁有成本是否在預算之內，以及風險評估是否通過。每條路徑都終止於一個具名的結果——直接授標、三份報價、完整招標、有理由支撐的單一來源，或是否決——從而令路徑由證據決定，而不是由碰巧被問到的那個人決定。
它與採購流程圖有甚麼分別？
採購流程圖是一張跨職能的地圖，講的是接下來發生甚麼、由誰去做：由識別需求，經過規格、資金、招標、授標、合約、交付，直到績效評估。決策樹覆蓋的問題要窄得多：這項需求有資格走幾條路徑中的哪一條，以及誰有資格回答每一道測試。它的判斷多於任務，分支承載的是答案而不是動作，各條路徑終止於不同的結果，而不是重新匯入同一條流程。多數機構兩者都需要——決策樹通常就嵌在流程圖「通往市場的路徑」這一步裡面。
甚麼時候需要三份報價，甚麼時候需要完整招標？
這取決於你們自己訂定並記錄下來的規則，而不是取決於慣例。多數商業機構在授權審批表中使用金額區間：低於某個較低門檻一份報價即可，中間區間要三份報價，高於此則進行完整的競爭性招標，並為真實的單一來源情形留一條例外通道。本範本刻意把金額留空，因為由別的機構抄來的門檻是站不住腳的。有兩個細節與數字同樣重要：門檻是按單筆訂單衡量，還是按與該供應商的全年累計支出衡量；以及誰有權批准一次例外。公營機構不會自行訂定這些數字——門檻金額、公告要求與靜止期規定來自其所在司法管轄區的採購法規。
應當由哪些準則決定選中哪一家供應商？
請把強制性準則與評分準則分開。強制性準則是通過或不通過：技術規格、對所採購範圍有效的認證、保險，以及任何監管或資料保護方面的要求。有一項不通過的供應商，無論價格多低都不可入選——這正是本圖把它們放在成本之前檢驗的原因。其餘的一切——價格、總擁有成本、交付周期、服務水平、可持續性——都對照開標之前就已議定的權重進行評分。ISO 9001:2015 的 8.4 條款要求機構確定對外部供應方進行評價、選擇、監視與再評價的準則，並保留有關結果的文件化資訊，但它既不規定準則本身，也不規定權重。
甚麼情況下單一來源授標是可以接受的？
當只有一家供應商真正能滿足這項需求時——專有技術、兼容性或延續性約束，或者真實的緊急情況——並且理由是在授標之前記錄下來的，而不是事後補出來的。要用的檢驗辦法是看這項約束是真實存在，還是由你們自己的規格製造出來的，因為一份圍繞某一款產品寫成的需求，會自己造出自己的單一來源。在本圖中，「單一來源」分支若不經過一份已記錄的理由和一次風險評估，就無法抵達授標，因為一筆未經競爭的授標沒有市場價格可以作為退路。請給每一份理由一個金額、一個期限、一名具名批准人和一個到期日。