供應商審批流程圖範本
供應商審批流程圖範本：問卷與證書、品質與財務審查、風險分級、實地審核、樣品試單，以及列入合資格供應商名單與定期重新審批。
運作方式
把範本開成一張圖
開啟供應商審批流程範本，把它當作一張新圖來用。沒有任何東西是鎖死的：每一條泳道、每一步、每一條分支都可以改名、移動或刪除。
把泳道改名為你們的角色
把申請人、採購、品質、財務與審批權限人換成實際存在的角色。如果品質與採購是同一個人，就把兩條泳道合併，而不是讓其中一條空着。
把你們的風險分級規則寫下來
把「是否高風險級別？」背後的準則寫進這一步的備註：金額、業務關鍵程度、法規暴露程度，以及更換這間供應商的難度。級別同時驅動審核與重新審批的周期，所以它不應該被判斷兩次。
指定審批權限人及其權限上限
決定各級由誰簽署，以及有條件批准在實務上是甚麼意思——哪些條件、由誰核實、甚麼時候屆滿。讓做審核的人與做批准的人保持分開。
定死紀錄點
決定供應商批准檔案與合資格供應商名單實際放在哪裡，以及每一條紀錄下要寫明甚麼範圍：類別、部件或服務、供應商地點，以及任何條件。
發出去徵詢意見，並納入變更管制
把圖分享給各條泳道裡的人並收集他們的意見，然後用審批工作流程與版本紀錄，讓這份流程文件本身也有一位有紀錄的批准人，以及一條「甚麼在甚麼時候被改動過」的軌跡。
常見問題
供應商審批與供應商導入有甚麼分別？
導入是行政性的：建立供應商檔案、議定合約、核實銀行資料、訂定付款條款。審批是一次評估：決定這間供應商究竟可不可以用，以及可用於哪些類別、部件或地點。很多機構把兩者一起跑，這在「一份有效的供應商檔案被當作供應商已評估過的證據」之前都很方便。把它們保持為兩條流程，並讓合資格供應商名單成為本流程的產出，就能避開這一點。如果你們也需要行政那一側，就把供應商導入範本與本範本一併使用。
新供應商應該由誰批准？
由供應商出事時承擔風險的那個人。實務上，低金額、低風險的供應商通常是採購主管；凡涉及產品或受規管流程的，由品質聯署；超過你們授權表中訂定的金額門檻時，則由一位具名的權限人。有兩條規則比具體怎樣劃分更重要：批准人不應該是執行審核或評估的同一個人，而有條件批准的每一項條件都應該有一位具名負責人。
甚麼情況下供應商在批准前需要一次審核？
這由風險級別決定。高風險的供應商——量產部件、受規管或安全關鍵的工序、單一來源，或者年度採購金額很高的——在批准之前要接受審核，凡是必須親眼看過而不能只靠讀文件的工序，就到實地去做。對於以文件為主的範圍、跟進覆核與重新審批，按同一份檢查表做遙距審核是合理的。較低風險的供應商通常憑問卷證據、有效證書與一次試單完成資格認定。
合資格供應商應該多久重新審批一次？
按風險級別訂定周期：高風險或關鍵供應商通常一年一次，其餘的每兩至三年一次，並且把日期記在名單條目本身，而不是記在某個人的日曆裡。同時加上事件觸發，因為大部分問題不會等到覆核日期——批次不合格或重大投訴、股權變更、生產地點搬遷、證書過期，都應該把這間供應商重新拉回本流程。ISO 9001:2015 要求對外部供應者進行重新評價，但沒有訂明周期，所以節奏由你們自己設定並說明理由。