Diagrama de flujo del proceso de homologación de proveedores
Plantilla de diagrama de flujo para homologar proveedores: cuestionario, revisión de calidad y finanzas, clasificación de riesgo, auditoría, pedido de prueba y alta en la lista de proveedores homologados.
Cómo funciona
Abre la plantilla como diagrama
Abre la plantilla del proceso de homologación de proveedores y úsala como diagrama nuevo. Nada está bloqueado: puedes renombrar, mover o borrar cualquier carril, paso o ramificación.
Renombra los carriles con tus roles
Sustituye Solicitante, Compras, Calidad, Finanzas y Autoridad de aprobación por los roles que existen de verdad. Si Calidad y Compras son la misma persona, fusiona los dos carriles en lugar de dejar uno vacío.
Escribe tu regla de clasificación de riesgo
Pon en la nota del paso los criterios que hay detrás de «¿Nivel de riesgo alto?»: importe, criticidad para el negocio, exposición regulatoria y lo difícil que sería sustituir al proveedor. El nivel determina tanto la auditoría como el intervalo de rehomologación, así que no debería volver a juzgarse dos veces.
Nombra la autoridad de aprobación y sus límites
Decide quién firma en cada nivel y qué significa en la práctica una aprobación condicional: qué condiciones, quién las verifica y cuándo caducan. Mantén separada a la persona que hizo la auditoría de la persona que aprueba.
Fija los puntos de registro
Decide dónde viven realmente el expediente de homologación y la lista de proveedores homologados, y qué alcance se anota en cada entrada: categorías, piezas o servicios, centros del proveedor y cualquier condición.
Distribúyelo y ponlo bajo control de cambios
Comparte el diagrama con las personas de cada carril y recoge sus comentarios; después usa el flujo de aprobación y el historial de versiones para que el propio documento del proceso tenga un aprobador registrado y una traza de lo que cambió.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre homologar a un proveedor y darlo de alta?
El alta es administrativa: crear la ficha del proveedor, cerrar el contrato, verificar los datos bancarios y fijar las condiciones de pago. La homologación es una evaluación: decidir si se puede utilizar al proveedor y para qué categorías, piezas o centros. Muchas organizaciones ejecutan las dos cosas juntas, lo cual resulta cómodo hasta que una ficha activa se toma como prueba de que el proveedor fue evaluado. Mantenerlas como dos procesos, con la lista de proveedores homologados como resultado de este, evita ese problema. Si además necesitas la parte administrativa, usa la plantilla de alta de proveedores junto a esta.
¿Quién debe aprobar a un proveedor nuevo?
Quien asume el riesgo si el proveedor falla. En la práctica suele ser un responsable de compras para proveedores de bajo importe y bajo riesgo, con firma conjunta de Calidad en todo lo que toque un producto o un proceso regulado, y una autoridad designada por encima de un umbral de gasto fijado en tu delegación de facultades. Dos reglas importan más que el reparto exacto: quien aprueba no debería ser la misma persona que realizó la auditoría o la evaluación, y cada condición de una aprobación condicional debe tener un responsable con nombre y apellidos.
¿Cuándo hace falta auditar a un proveedor antes de homologarlo?
Eso lo decide el nivel de riesgo. Los proveedores de riesgo alto —piezas de producción, procesos regulados o críticos para la seguridad, fuente única o gasto anual elevado— se auditan antes de homologarlos, y en sus instalaciones cuando el proceso hay que verlo y no basta con leerlo. Las auditorías remotas contra la misma lista de verificación son razonables para alcances muy documentales, seguimientos y rehomologaciones. Los proveedores de menor riesgo suelen cualificarse con la evidencia del cuestionario, certificados vigentes y un pedido de prueba.
¿Cada cuánto hay que rehomologar a los proveedores aprobados?
Fija el intervalo por nivel de riesgo: lo habitual es anual para proveedores críticos o de riesgo alto y cada dos o tres años para el resto, anotado en la propia entrada de la lista y no en el calendario de alguien. Añade además disparadores por evento, porque casi ningún problema espera a la fecha de revisión: un lote defectuoso o una reclamación grave, un cambio de propiedad, un traslado de la planta de fabricación o un certificado caducado deberían devolver al proveedor a este flujo. La norma ISO 9001:2015 exige reevaluar a los proveedores externos pero no fija ningún intervalo, así que la periodicidad la tienes que justificar tú.