Diagrama de flujo del proceso de aprobación de gastos
Plantilla en carriles del proceso de aprobación de gastos: justificante y política, aprobación del responsable, umbrales por importe, control de duplicados, IVA y reembolso.
Cómo funciona
Cambia los carriles por los roles que tienes
Sustituye Empleado, Responsable directo, Finanzas / Cuentas por pagar, Nómina y Auditor por tus funciones reales. En organizaciones pequeñas finanzas y nómina son la misma mesa: fusiona esos carriles en lugar de dibujar una entrega que nunca ocurre. Si un centro de servicios compartidos revisa los gastos antes de que los vea el responsable, dale su propio carril en vez de dejar ese trabajo dentro del carril del responsable.
Escribe qué significa «dentro de política»
La comprobación vale lo que valga la política que hay detrás. Enumera las categorías reembolsables, los límites por persona, el importe por debajo del cual no hace falta justificante y las tarifas de kilometraje y de dietas. Adjunta esa lista al paso «¿Justificante adjunto y dentro de política?» para que todos los aprobadores apliquen el mismo criterio.
Pon cifras reales en el umbral
Sustituye «¿Supera el umbral de aprobación?» por tu propio límite, indica en qué moneda está y di quién firma en cada tramo. Decide si la prueba mira el total del informe o una línea suelta, o un mismo viaje llegará repartido en varios informes que se quedan todos por debajo del límite.
Define las claves del control de duplicados
Decide qué hace que dos gastos sean el mismo. Persona, fecha, importe y comercio juntos es la combinación habitual, ampliada para comparar entre personas distintas en los gastos compartidos, como un taxi o una comida de equipo. Deja escrito que un duplicado sospechoso se bloquea y se consulta en lugar de borrarse, porque sí existe gasto repetido legítimo en la misma ruta y el mismo día.
Elige la vía de reembolso y publica el corte
Decide qué gastos van por nómina y cuáles entran en una remesa de pago, y publica la fecha de corte de cada vía. La mayoría de las discusiones sobre gastos son de plazos y no de importes: un empleado que conoce el corte semanal y la fecha de la próxima nómina deja de perseguir a finanzas.
Acuerda la regla de muestreo y conserva una única versión vigente
Indica cada cuánto se extrae la muestra de auditoría y cómo se pondera, por ejemplo hacia los importes altos, las excepciones concedidas y las aprobaciones dadas por alguien que depende de quien presenta el gasto. Repasa el diagrama terminado con un responsable, con finanzas y con nómina, corrígelo hasta que refleje lo que hacen de verdad, publica esa revisión y guarda las anteriores, para que quien abra el diagrama más adelante sepa qué versión está leyendo.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los pasos de un proceso de aprobación de gastos?
Una secuencia típica es: el empleado incurre en el gasto y guarda el justificante, y después presenta un informe imputado a una categoría de la política y a un centro de costos. El gasto se comprueba para verificar que hay justificante válido y que cumple la política, devolviendo los incompletos al empleado y enviando los que están fuera de política a una decisión de excepción. El responsable directo aprueba la justificación de negocio, un umbral por importe decide si hace falta un segundo aprobador, y finanzas comprueba duplicados, verifica los justificantes, imputa el IVA y contabiliza el gasto. El reembolso llega después en el siguiente ciclo de nómina o en una remesa de pago, y una muestra de los gastos aprobados se audita a posteriori.
¿En qué se diferencia la aprobación de gastos de la aprobación de facturas?
Un informe de gastos es gasto realizado por un empleado que se le reembolsa a una persona; una factura es la reclamación de pago de un proveedor, normalmente emitida contra una orden de compra. De ahí se derivan las diferencias prácticas. No hay orden de compra ni documento de recepción con los que conciliar, así que la evidencia es el justificante más la finalidad de negocio que declara el empleado. No hay condiciones de pago, así que el plazo lo marca el corte de la nómina o de la remesa y no la fecha de vencimiento de una factura. El aprobador juzga si el gasto fue razonable y ajustado a política, no si un importe cuadra con un pedido. Y la detección de duplicados tiene que funcionar sin número de factura, cruzando persona, fecha, importe y comercio.
¿Quién debe aprobar un gasto y cómo funcionan los umbrales por importe?
El responsable directo de quien presenta el gasto debe aprobar todos sus informes, porque es quien está en posición de juzgar si el viaje o la compra eran necesarios y si la finalidad de negocio declarada se sostiene. Nadie aprueba sus propios gastos, y un informe no debería firmarlo alguien que depende jerárquicamente de quien lo presenta. Por encima de un importe declarado entra un segundo aprobador, normalmente un directivo o el director financiero, para que los gastos altos tengan una segunda lectura sin frenar los rutinarios. Ese límite pertenece a la política de gastos, con el enrutamiento configurado para aplicarlo, de modo que ningún aprobador tenga que decidir sobre la marcha si un gasto es lo bastante grande como para pasarlo hacia arriba.
¿Qué hay que hacer con un gasto fuera de política?
Trátalo como una decisión y no como un error. Devolverlo para que se corrija invita a reimputar el mismo gasto a una categoría que sí pasa el filtro, y no deja constancia de que hubo un incumplimiento. En este diagrama el incumplimiento tiene su propia salida hacia «¿Se concede aprobación excepcional?»: alguien con autoridad para conceder excepciones la concede, dejando registrado el motivo, y entonces el gasto vuelve a la vía normal de aprobación, o la deniega y el gasto se rechaza y se cierra. Revisa periódicamente las excepciones concedidas, porque una categoría que necesita una excepción cada mes es una política que hay que cambiar.
¿Cómo se evitan los gastos duplicados?
Ejecuta el control como primer paso de la revisión financiera, antes de invertir trabajo de imputación o de pago en el informe. Los gastos no tienen número de factura, así que cruza la combinación de persona, fecha, importe y comercio, y compara también entre personas distintas y no solo dentro de un mismo informe: un taxi compartido o una comida de equipo los suelen presentar dos de los asistentes. Vigila los cargos de tarjeta reclamados otra vez como efectivo y los justificantes vueltos a fotografiar y presentados semanas después. Bloquea y consulta el duplicado sospechoso en lugar de borrarlo, porque el gasto repetido legítimo, como el mismo trayecto el mismo día cada semana, existe.