Familia de procesos
Cuentas por pagar: ocho plantillas desde la factura hasta la remesa
Ocho diagramas de cuentas por pagar: ciclo AP, aprobación de factura, conciliación a tres vías, aprobación de pago, alta de proveedor y cambios bancarios, además de gastos y reembolsos de empleados.
Cuentas por pagar convierte una factura de proveedor recibida en un pago autorizado, contabilizado y conciliado sin pagar dos veces, a una cuenta incorrecta o por algo no recibido. Es un grupo de controles, no una secuencia.
Los ocho controles se usan en paralelo. El ciclo completo de AP cubre recepción de factura, conciliación de extractos y devengos; la conciliación a tres vías impide contabilizar antes de comparar orden, recepción y factura.
El cambio de datos bancarios del proveedor trata cada modificación como riesgo alto: devolución de llamada, aprobación de doble control y bloqueo de pago hasta resolverla. Alta de proveedor, aprobación de gastos y reembolso alimentan la misma remesa.
La parte de compras está en compra a pago y los devengos, corte de submayor y conciliación bancaria continúan en el cierre financiero. La autoridad de gasto y el presupuesto se deciden antes, en gobernanza del gasto.
Plantillas de esta familia
- Diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar (ciclo completo) — Diagrama de flujo del ciclo completo de cuentas por pagar: recepción de facturas, datos maestros de proveedor, control de duplicados y de orden, remesa de pago y cierre del período.
- Diagrama de flujo del proceso de aprobación de facturas — Plantilla de proceso de aprobación de facturas en carriles: registro, control de duplicados, conciliación a tres vías, imputación, aprobación por importe, incidencias y pago.
- Diagrama de flujo de conciliación a tres vías — Diagrama de conciliación a tres vías para comparar factura, orden de compra y recepción, con tolerancias, excepciones y retenciones documentadas.
- Diagrama de flujo del proceso de aprobación de pagos — Diagrama de aprobación de pagos para preparar propuestas, verificar datos bancarios de proveedores, aprobar por delegación, liberar en banco con doble control y conciliar.
- Diagrama de flujo del proceso de alta de proveedores — Diagrama de alta de proveedores para justificar la necesidad, realizar diligencia debida, evitar duplicados, verificar datos bancarios y activar con doble control.
- Proceso de cambio de datos bancarios de proveedores — Diagrama de cambio de datos bancarios de proveedores para autenticar solicitudes, verificar por llamada independiente, aplicar doble control, bloquear pagos y escalar fraude.
- Diagrama de flujo del proceso de aprobación de gastos — Plantilla en carriles del proceso de aprobación de gastos: justificante y política, aprobación del responsable, umbrales por importe, control de duplicados, IVA y reembolso.
- Diagrama de flujo del reembolso de gastos (del gasto al pago) — Plantilla de diagrama de flujo de reembolso de gastos: preaprobación de viajes, comprobación automática de política, aprobación del responsable, muestra de auditoría, pago por nómina o remesa, conciliación de tarjeta y deducción de IVA.
Se usa en estos sectores
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