Diagrama de flujo del reembolso de gastos (del gasto al pago)

¿Qué es diagrama de flujo del reembolso de gastos (del gasto al pago)?

El proceso de reembolso de gastos convierte dinero que un empleado ya ha gastado, o está a punto de gastar en un viaje aprobado, en un gasto pagado y cerrado en la contabilidad. El disparador es un gasto de empresa: una carrera de taxi, una factura de hotel, una comida con un cliente, a veces un viaje reservado antes incluso de que se produzca el gasto. El diagrama de abajo sigue un gasto desde ese momento hasta el informe que finanzas publica al cierre del mes: una preaprobación opcional para viajes, el justificante capturado, el gasto presentado en el sistema de gastos, una comprobación automática de política sobre justificantes y dietas, la aprobación del responsable directo, una muestra de auditoría, el propio pago por nómina o por una remesa de cuentas por pagar, la contabilización, una conciliación de la tarjeta de empresa y una decisión sobre la deducción del IVA.

Este diagrama no es el proceso de aprobación de gastos, donde realmente viven el enrutamiento por umbral de importe, el control de duplicados y la escalada a un segundo aprobador; ese límite queda deliberadamente detrás de un único paso aquí, «¿El responsable aprueba el gasto?», para que la mecánica del reembolso después de la aprobación tenga espacio. Tampoco es el proceso de nómina: «Incluir el reembolso en la próxima nómina» es un paso aquí, no el corte, el cálculo de bruto a neto ni la revisión independiente previa al pago que atraviesa una nómina por sí misma. Las cifras de impuestos e IVA de este diagrama son valores de referencia; las normas de IVA, impuesto sobre ventas y dietas varían según la jurisdicción y cambian con su propio calendario, así que trata cada tipo y cada umbral de aquí como algo que sustituir por tu propia política y asesoría fiscal actuales, no como un consejo.

Cuatro decisiones sostienen este diagrama. La pregunta de si el gasto requiere preaprobación y «¿Preaprobación concedida?» se sitúan al principio, porque los viajes en particular se benefician de un sí o un no antes de que el dinero salga de ninguna cuenta; una preaprobación denegada termina el diagrama antes de que exista ningún gasto, en lugar de después. La selección para la muestra de auditoría está en el carril Finanzas / Cuentas por pagar y no en el del responsable directo, porque el muestreo después de la aprobación es un control sobre quien aprueba tanto como sobre quien reclama, y anularía el sentido que la misma persona aprobara y auditara un gasto. La elección entre nómina y remesa de pago decide el mecanismo de pago y no si se paga, por lo que llega después de que aprobación y auditoría ya estén resueltas. Las dos últimas decisiones, la conciliación de la tarjeta de empresa y la comprobación de deducción del IVA, son lo que separa un diagrama de reembolso de uno de aprobación: se ejecutan después de que el dinero ya se ha movido, detectando gasto de tarjeta que nadie reclamó y codificando correctamente la deducción fiscal, algo a lo que un diagrama que termina en «aprobado» nunca llega.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Cinco carriles, Empleado, Responsable directo, Finanzas / Cuentas por pagar, Nómina y Auditor, repartidos en siete fases: Preaprobación, Gasto y captura, Validación, Aprobación, Auditoría, Reembolso y contabilización, y Conciliación e informes.
• Una puerta al principio que pregunta si el gasto requiere preaprobación, de modo que los viajes que hay que autorizar antes de reservar y el gasto cotidiano que no lo necesita comparten el mismo diagrama; una denegación en «¿Preaprobación concedida?» termina en «Reserva cancelada, sin gasto presentado», antes de que exista ningún gasto.
• Un paso automático, «¿El gasto supera la comprobación automática de política?», que marca los gastos frente a las reglas de justificantes y dietas, con una rama Marcado que devuelve el gasto al empleado y lo hace pasar de nuevo por la misma comprobación una vez corregido.
• Una puerta «¿El responsable aprueba el gasto?» seguida de una comprobación aparte en el carril Finanzas / Cuentas por pagar que decide la selección para la muestra de auditoría, de modo que aprobación y auditoría siguen siendo dos controles distintos en manos de dos personas distintas, en vez de que una sola firma cubra ambos.
• Una decisión que divide el propio pago, donde la rama de nómina añade el importe a la próxima nómina y la rama de remesa de pago contabiliza directamente, y ambas confluyen en el mismo registro, «Contabilizar el gasto en el libro de gastos».
• Los dos controles que posee un diagrama de reembolso y al que uno de aprobación nunca llega: «¿El extracto de la tarjeta coincide con los gastos contabilizados?», que persigue el gasto de la tarjeta de empresa que nadie reclamó, y «¿El IVA de este gasto es deducible?», que decide si el impuesto soportado se deduce antes de cerrar el mes.

Cuándo usar esta plantilla

• Estás escribiendo o reescribiendo un procedimiento de reembolso y necesitas la mecánica del pago, no solo la aprobación, dibujada en una sola imagen.
• Estás configurando un sistema de gastos o un módulo del ERP, y la división entre nómina y remesa de pago, la muestra de auditoría y el paso del IVA tienen que acordarse antes de que nadie los construya.
• El gasto de la tarjeta de empresa sigue quedando sin reclamar, y necesitas que el control de conciliación que lo detecta esté dibujado como un paso real y no dado por supuesto.
• Estás fijando la regla de muestreo de auditoría para los gastos y quieres que quede dibujada como visiblemente separada de la aprobación que controla.
• Finanzas o un asesor fiscal ha preguntado cómo se decide y se registra la deducción del IVA en los gastos de los empleados antes del cierre mensual.

Cómo funciona

1. Cambia los carriles por tus roles

   Sustituye Empleado, Responsable directo, Finanzas / Cuentas por pagar, Nómina y Auditor por los roles que existen de verdad en tu organización. En un equipo pequeño, finanzas y nómina suelen ser la misma mesa: fusiona esos carriles en vez de dibujar una entrega que nunca ocurre, y añade un carril de servicios compartidos solo si los gastos se prerrevisan antes de que un responsable llegue a verlos.

2. Indica qué gasto necesita preaprobación

   Enumera las categorías que necesitan autorización antes de gastar el dinero, normalmente viajes por encima de un importe o cualquier viaje al extranjero, y sepáralas con claridad del gasto cotidiano que solo necesita un gasto presentado después. Pon el importe y las categorías reales en «¿El gasto requiere preaprobación?» para que nadie tenga que adivinar qué puerta se aplica a su viaje.

3. Fija los umbrales de justificante y de dieta

   El paso automático en «¿El gasto supera la comprobación automática de política?» vale lo que valgan las cifras que hay detrás. Decide a partir de qué importe es obligatorio un justificante, la tarifa de dieta diaria para comidas e imprevistos, y si el kilometraje se comprueba automáticamente o se deja al criterio del responsable en la aprobación.

4. Acuerda la regla de muestreo de auditoría

   Decide cómo selecciona en realidad los gastos «¿Seleccionado para la muestra de auditoría?»: al azar, ponderado hacia el importe alto y los reembolsos en efectivo, o dirigido a aprobaciones que un responsable dio a su propio subordinado directo. Deja escrito quién es responsable del tamaño de la muestra y con qué frecuencia se revisa, para que la regla sobreviva a un cambio de auditor o a un aumento del volumen de gastos.

5. Fija las reglas de pago y de conciliación de tarjeta

   Decide qué gastos van por nómina y cuáles por una remesa de pago, y publica el corte de cada vía. Después indica con qué frecuencia se concilia el extracto de la tarjeta de empresa contra los gastos contabilizados y a quién se reclama cuando «¿El extracto de la tarjeta coincide con los gastos contabilizados?» encuentra una diferencia.

6. Escribe en el diagrama tu regla de IVA y de conservación de registros

   Sustituye el valor de referencia en «¿El IVA de este gasto es deducible?» por la regla de tu propia jurisdicción sobre qué cuenta como justificante válido, qué categorías de gasto son deducibles y cuánto tiempo hay que conservar el registro. Las normas fiscales cambian con su propio calendario, así que nombra quién es responsable de actualizar este paso cuando cambien.

7. Recórrelo contra un gasto real

   Coge dos o tres gastos terminados, uno pagado por nómina y otro por una remesa de pago, y uno que fuera marcado, rechazado o seleccionado para la muestra, y sigue cada uno por el diagrama. Cualquier paso que la gente describa y no esté dibujado, o dibujado pero que se salte en la práctica, es el hallazgo que merece la pena atender antes de publicarlo.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos de un proceso de reembolso de gastos?

Si el gasto lo requiere, el empleado solicita la preaprobación antes de reservar y un responsable la concede o la deniega; una denegación termina el diagrama con la reserva cancelada y sin gasto presentado. El empleado paga el gasto, captura un justificante desglosado y después lo presenta en el sistema de gastos, donde una comprobación automática marca cualquier cosa a la que le falte un justificante obligatorio o que supere la tarifa de dieta, y lo devuelve para corregirlo y volver a presentarlo. Un responsable directo aprueba el gasto o lo devuelve con un motivo de rechazo. Finanzas selecciona una muestra de gastos aprobados para auditoría; una auditoría que falla se devuelve con una nota de discrepancia, y un gasto confirmado se reembolsa a través de la próxima nómina o de una remesa de pago, y después se contabiliza en el libro de gastos. Finanzas concilia entonces el extracto de la tarjeta de empresa contra los gastos contabilizados, reclama cualquier gasto que nadie haya presentado, y decide si el IVA es deducible antes de incorporar el gasto al informe mensual.

¿Qué diferencia hay entre el reembolso de gastos y la aprobación de gastos?

Cubren el mismo gasto desde extremos opuestos. Un proceso de aprobación de gastos trata de la decisión: la comprobación de política, el umbral de importe que decide si hace falta un segundo aprobador, y el control de duplicados que se ejecuta antes de que nadie se comprometa a pagar. Un proceso de reembolso de gastos trata de lo que ocurre una vez tomada esa decisión: cómo llega el dinero de verdad al empleado, ya sea por nómina o por una remesa de pago aparte, cómo se contabiliza el gasto, cómo se concilia el gasto de la tarjeta de empresa con lo que se reclamó, y cómo se decide y se registra la deducción del IVA. Muchas organizaciones ejecutan ambas cosas como un único procedimiento continuo, que es precisamente por lo que ayuda verlas como dos diagramas: el de aprobación dice si hay que pagar, y este dice cómo se produce realmente el pago y cómo se registra y se deduce después.

¿Quién es responsable del proceso de reembolso de gastos, y con qué frecuencia se revisa la muestra de auditoría?

Finanzas suele ser responsable del proceso de principio a fin, incluida la regla de enrutamiento entre nómina y remesa de pago, la imputación contable y la decisión de deducción del IVA, mientras que el responsable directo es dueño de la aprobación que hay dentro y el auditor o una función de auditoría interna es dueño del muestreo. La frecuencia del muestreo es una decisión de política y no una cifra fija: algunas organizaciones muestrean en cada remesa de pago, otras lo hacen mensual o trimestralmente y ponderan la muestra hacia los gastos de importe alto o en efectivo. Lo que importa más que la frecuencia es que el tamaño de la muestra y su ponderación queden por escrito y se revisen periódicamente, para que una muestra escasa no se convierta en la norma sin que nadie se dé cuenta a medida que crece el volumen de gastos.

¿Qué registros tiene que conservar el proceso de reembolso de gastos?

Cada gasto necesita el justificante desglosado o una prueba equivalente, la finalidad de negocio, la categoría y el centro de costos a los que se imputa, la decisión de aprobación y quién la dio, y, cuando el gasto se auditó, el resultado de esa comprobación. La contabilización tiene que poder rastrearse hasta el gasto original, y la conciliación de la tarjeta de empresa necesita un registro de qué líneas del extracto se conciliaron y cuáles se reclamaron. Cuánto tiempo hay que conservar estos registros, y en qué formato, lo fijan normas fiscales y contables que varían según la jurisdicción y el tamaño de la organización, así que comprueba el plazo de conservación que te corresponde en lugar de suponer que una sola cifra cubre todos los tipos de registro.

¿Qué busca un auditor, y dónde suele romperse el proceso?

Un auditor que revisa este proceso suele querer evidencia de que la muestra se extrajo y se revisó de verdad, de que un gasto rechazado o marcado se corrigió de verdad en lugar de volver a presentarse sin cambios, y de que la persona que aprobó un gasto no es la misma que procesó su pago. El proceso se rompe con más frecuencia en la conciliación de la tarjeta de empresa, que es fácil de tratar como opcional porque el gasto de tarjeta ya parece pagado: sin ella, las transacciones de tarjeta que nunca se convirtieron en un gasto simplemente desaparecen del registro. El otro fallo habitual es que la muestra de auditoría se vaya adelgazando sin que nadie lo note a medida que crece el volumen de gastos, de modo que la proporción realmente comprobada cae aunque el proceso siga pareciendo intacto sobre el papel.