Flowchart for refusion af udlæg (fra afregning til udbetaling)

Hvad er flowchart for refusion af udlæg (fra afregning til udbetaling)?

Refusion af udlæg er det, der forvandler penge, en medarbejder allerede har brugt – eller er ved at bruge på en godkendt rejse – til en betalt afregning, der er lukket i bogholderiet. Udløseren er en forretningsudgift: en taxatur, en hotelregning, en kundefrokost, nogle gange en rejse bestilt, før udgiften overhovedet er afholdt. Diagrammet herunder følger én afregning fra det øjeblik og frem til den rapport, økonomi offentliggør ved månedens udgang: en valgfri forhåndsgodkendelse af rejsen, kvitteringen der gemmes, afregningen indsendt i udlægssystemet, en automatisk politikkontrol af kvitteringer og diæter, nærmeste leders godkendelse, en finansiel stikprøve, selve udbetalingen via løn eller en betalingskørsel, bogføringen, en afstemning af firmakortet og en beslutning om momsfradrag.

Dette diagram er ikke godkendelsen af udlæg, hvor rutning efter beløbsgrænse, dubletkontrollen og eskaleringen til en ekstra godkender reelt hører hjemme; den grænse ligger med vilje bag ét enkelt trin her, "Godkender nærmeste leder afregningen?", så refusionsmekanikken efter godkendelsen får plads til at folde sig ud. Det er heller ikke lønprocessen: "Tilføj refusionen til næste lønkørsel" er ét trin her, ikke den deadline, bruttoløn-til-nettoløn-beregning og uafhængige kontrol før udbetaling, en lønkørsel selv gennemgår. Skatte- og momstallene på diagrammet er pladsholdere; lovpligtige moms-, afgifts- og diætregler varierer efter jurisdiktion og ændres på deres egen tidsplan, så betragt enhver sats og grænse her som noget, der skal erstattes med jeres egen aktuelle politik og skattevejledning, og ikke som rådgivning.

Fire beslutninger bærer diagrammet. Beslutningen om, hvorvidt forbruget kræver forhåndsgodkendelse, og "Er forhåndsgodkendelsen givet?" ligger helt i starten, fordi især rejser har gavn af et ja eller nej, før pengene forlader nogens konto; en afvist forhåndsgodkendelse afslutter diagrammet, før en afregning overhovedet findes, i stedet for bagefter. Beslutningen om at udtage en afregning til finansiel stikprøve ligger i banen Økonomi / kreditor og ikke hos nærmeste leder, fordi stikprøven efter godkendelsen er en kontrol af godkenderen lige så meget som af afregneren, og det ville underminere hele pointen, hvis samme person både godkendte og reviderede en afregning. Valget mellem løn og betalingskørsel afgør udbetalingsmekanismen frem for om der skal betales, og det er derfor, det kommer, efter godkendelse og revision allerede er afgjort. De sidste to beslutninger, afstemningen af firmakortet og momsfradragskontrollen, er det, der adskiller et refusionsdiagram fra et godkendelsesdiagram: de kører, efter pengene allerede er flyttet, og fanger kortforbrug, ingen har afregnet, og korrekt kontering af momsfradrag – noget et diagram, der stopper ved "godkendt", aldrig når frem til.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes, Medarbejder, Nærmeste leder, Økonomi / kreditor, Løn og Revisor, fordelt på syv faser: Forhåndsgodkendelse, Forbrug og registrering, Politikkontrol, Ledergodkendelse, Revision, Refusion og bogføring samt Afstemning og rapportering.
• En port helt i toppen, der spørger, om forbruget kræver forhåndsgodkendelse, så rejser, der skal godkendes før booking, og hverdagsforbrug, der ikke skal, deler samme diagram; en afvisning ved "Er forhåndsgodkendelsen givet?" ender ved "Booking annulleret, ingen afregning indsendt", før nogen udgift overhovedet findes.
• Et automatisk trin, "Består afregningen den automatiske politikkontrol?", der markerer afregninger mod regler for kvitteringer og diæter, med en Markeret-gren, der returnerer afregningen til medarbejderen og sender den gennem den samme kontrol igen, når den er rettet.
• En "Godkender nærmeste leder afregningen?"-port efterfulgt af en separat kontrol i banen Økonomi / kreditor, der udtager afregningen til finansiel stikprøve, så godkendelse og revision forbliver to forskellige kontroller hos to forskellige personer, frem for at én underskrift dækker begge dele.
• En beslutning, der opdeler selve udbetalingen mellem løn og betalingskørsel, hvor løngrenen lægger beløbet til næste lønkørsel, og betalingskørselsgrenen bogfører direkte, og begge løber sammen i den samme registrering, "Bogfør afregningen i udgiftsregnskabet".
• De to kontroller, et refusionsdiagram ejer, som et godkendelsesdiagram aldrig når frem til: "Stemmer kortudtoget med bogførte afregninger?", der rykker for firmakortforbrug, ingen har afregnet, og "Er momsen fradragsberettiget på denne afregning?", der afgør, om købsmomsen fradrages, før måneden lukkes.

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skriver eller omskriver en refusionsprocedure og har brug for selve udbetalingsmekanikken, ikke kun godkendelsen, tegnet som ét billede.
• I sætter et udlægssystem eller et ERP-modul op, og opdelingen mellem løn og betalingskørsel, stikprøven og momstrinnet skal være aftalt, før nogen bygger det.
• Firmakortforbrug bliver ved med at gå uafregnet, og I har brug for at få den afstemningskontrol, der fanger det, tegnet som et rigtigt trin i stedet for at blive forudsat.
• I fastsætter stikprøvereglen for afregninger og vil have den tegnet som synligt adskilt fra den godkendelse, den kontrollerer.
• Økonomi eller en skatterådgiver har spurgt, hvordan momsfradrag på medarbejderudlæg besluttes og registreres, før månedsafslutningen.

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres roller

   Erstat Medarbejder, Nærmeste leder, Økonomi / kreditor, Løn og Revisor med de roller, der reelt findes hos jer. I et lille team er økonomi og løn ofte det samme skrivebord: læg de baner sammen frem for at tegne en overlevering, der aldrig sker, og tilføj kun en shared service-bane, hvis afregninger forkontrolleres, før en leder overhovedet ser dem.

2. Skriv, hvilket forbrug der kræver forhåndsgodkendelse

   List de kategorier, der kræver godkendelse, før pengene bruges, typisk rejser over en beløbsgrænse eller enhver udlandsrejse, og adskil dem tydeligt fra hverdagsforbrug, der kun kræver en afregning bagefter. Sæt den faktiske beløbsgrænse og de faktiske kategorier på "Kræver forbruget forhåndsgodkendelse?", så ingen gætter på, hvilken port der gælder for deres rejse.

3. Fastsæt grænserne for kvittering og diæt

   Det automatiske trin på "Består afregningen den automatiske politikkontrol?" er kun så godt som tallene bag det. Beslut, over hvilket beløb en kvittering er obligatorisk, den daglige diætsats for mad og småfornødenheder, og om kilometergodtgørelse kontrolleres automatisk eller overlades til nærmeste leders vurdering ved godkendelsen.

4. Aftal reglen for revisionsstikprøven

   Beslut, hvordan "Udtaget til finansiel stikprøve?" reelt udvælger afregninger: tilfældigt, vægtet mod høje beløb og kontante refusioner, eller målrettet mod godkendelser, en leder har givet sin egen direkte underordnede. Skriv ned, hvem der ejer stikprøvestørrelsen, og hvor ofte den gennemgås, så reglen overlever et skift af revisor eller en stigning i antallet af afregninger.

5. Fastlæg reglerne for udbetaling og kortafstemning

   Beslut, hvilke afregninger der går via løn, og hvilke der går via en betalingskørsel, og offentliggør deadline for hver. Angiv derefter, hvor ofte firmakortets kontoudtog afstemmes mod bogførte afregninger, og hvem der rykkes, når "Stemmer kortudtoget med bogførte afregninger?" finder en uoverensstemmelse.

6. Skriv jeres moms- og opbevaringsregel på diagrammet

   Erstat pladsholderen på "Er momsen fradragsberettiget på denne afregning?" med jeres egen jurisdiktions regel for, hvad der tæller som en gyldig kvittering, hvilke udgiftskategorier der er fradragsberettigede, og hvor længe registreringen skal opbevares. Skatteregler ændres på deres egen tidsplan, så navngiv, hvem der ejer at opdatere dette trin, når de gør.

7. Prøv det af mod en rigtig afregning

   Tag to-tre afsluttede afregninger, én betalt via løn og én via en betalingskørsel, og én der blev markeret, afvist eller udtaget til stikprøve, og følg hver af dem gennem diagrammet. Ethvert trin, folk beskriver, men som ikke er tegnet, eller som er tegnet men springes over i praksis, er den observation, der er værd at handle på, før I udgiver det.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består en refusionsproces for udlæg af?

Hvis forbruget kræver det, anmoder medarbejderen om forhåndsgodkendelse, før rejsen bookes, og nærmeste leder giver eller afviser den; en afvisning afslutter diagrammet med bookingen annulleret og ingen afregning indsendt. Medarbejderen betaler for udgiften, gemmer en specificeret kvittering og indsender derefter afregningen i udlægssystemet, hvor en automatisk kontrol markerer alt, der mangler en påkrævet kvittering eller overstiger diætsatsen, og returnerer det til rettelse og genindsendelse. Nærmeste leder godkender afregningen eller returnerer den med en afvisningsårsag. Økonomi udtager en stikprøve af godkendte afregninger til revision; en revision, der fejler, returneres med et afvigelsesnotat, og en bekræftet afregning refunderes via den næste lønkørsel eller en betalingskørsel og bogføres derefter i udgiftsregnskabet. Økonomi afstemmer derefter firmakortets kontoudtog mod bogførte afregninger, rykker for forbrug, ingen har afregnet, og afgør, om momsen er fradragsberettiget, før afregningen indgår i den månedlige rapport.

Hvad er forskellen på refusion af udlæg og godkendelse af udlæg?

De dækker den samme afregning fra hver sin ende. En godkendelsesproces for udlæg handler om selve beslutningen: politikkontrollen, den beløbsgrænse der afgør, om en ekstra godkender er nødvendig, og dubletkontrollen, der kører, før nogen forpligter sig til at betale. En refusionsproces for udlæg handler om, hvad der sker, når den beslutning er truffet: hvordan pengene reelt når medarbejderen, enten via løn eller en separat betalingskørsel, hvordan afregningen bogføres, hvordan firmakortforbrug afstemmes mod det, der er afregnet, og hvordan momsfradrag besluttes og registreres. Mange organisationer kører begge dele som én sammenhængende procedure, hvilket er netop derfor, det hjælper at se dem som to diagrammer: godkendelsesdiagrammet fortæller, om der skal betales, og dette fortæller, hvordan betalingen reelt sker, og hvordan den registreres og fradrages bagefter.

Hvem ejer refusionsprocessen for udlæg, og hvor ofte gennemgås revisionsstikprøven?

Økonomi ejer typisk processen fra ende til anden, herunder rutningsreglen mellem løn og betalingskørsel, konteringen og momsfradragsbeslutningen, mens nærmeste leder ejer godkendelsen, der ligger inde i den, og revisoren eller en intern revisionsfunktion ejer stikprøven. Stikprøvefrekvensen er et politikvalg frem for et fast tal: nogle organisationer udtager stikprøve ved hver betalingskørsel, andre gør det månedligt eller kvartalsvist og vægter stikprøven mod afregninger med høje beløb eller kontantrefusioner. Det, der betyder mere end frekvensen, er, at stikprøvestørrelsen og vægtningen er skrevet ned og gennemgås periodisk, så en tynd stikprøve ikke stille og roligt bliver normen, efterhånden som antallet af afregninger vokser.

Hvilke registreringer skal refusionsprocessen for udlæg opbevare?

Hver afregning skal have den specificerede kvittering eller tilsvarende dokumentation, det forretningsmæssige formål, den kategori og det omkostningssted, den er konteret til, godkendelsesbeslutningen og hvem der gav den, og, hvor afregningen blev revideret, resultatet af den kontrol. Bogføringen skal kunne spores tilbage til den oprindelige afregning, og kortafstemningen kræver en registrering af, hvilke linjer på kontoudtoget der blev matchet, og hvilke der blev rykket for. Hvor længe disse registreringer skal opbevares, og i hvilket format, fastsættes af skatte- og regnskabsregler, der varierer efter jurisdiktion og organisationens størrelse, så tjek den opbevaringsperiode, der gælder for jer, i stedet for at antage, at ét tal dækker alle typer registreringer.

Hvad kigger en revisor efter, og hvor bryder processen typisk sammen?

En revisor, der gennemgår denne proces, vil typisk have dokumentation for, at stikprøven faktisk blev udtaget og gennemgået, at en afvist eller markeret afregning reelt blev rettet frem for genindsendt uændret, og at den, der godkendte en afregning, ikke er den samme, der behandlede udbetalingen. Processen bryder oftest sammen ved kortafstemningen, som er let at behandle som valgfri, fordi kortforbrug allerede ser ud, som om det er betalt: uden den forsvinder korttransaktioner, der aldrig blev til en afregning, simpelthen fra registreringen. Den anden hyppige fejl er, at revisionsstikprøven umærkeligt bliver tyndere, efterhånden som antallet af afregninger vokser, så den andel, der reelt kontrolleres, falder, selvom processen stadig ser intakt ud på papiret.