Flowchart for ændring af leverandørbankoplysninger

Hvad er flowchart for ændring af leverandørbankoplysninger?

Anmodninger om at ændre en leverandørs betalingskonto er en tilbagevendende svindelrisiko. En troværdig e-mail, et dokument eller et telefonnummer oplyst i anmodningen er ikke uafhængig dokumentation, selv om det ser ud til at komme fra en kendt leverandør. Processen skal verificere anmodningen gennem en kontaktvej, der eksisterede, før anmodningen kom ind.

Skabelonen forhindrer samme person i at modtage en anmodning, ændre bankposten og godkende den. Opretteren af stamdata laver kun en afventende opdatering. En uafhængig kontrollant gennemgår dokumentationen for tilbageopkaldet og ændringsloggen før aktivering, mens kreditorbogholderi eller treasury holder relaterede betalinger tilbage, indtil ændringen og betalingsgennemgangen er afsluttet.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Autentificeret modtagelse og et betalingshold, før en ændring af bankoplysninger kan fortsætte.
• Uafhængig verificering ved tilbageopkald til en kendt kontakt frem for et nummer eller en adresse, der er angivet i anmodningen.
• Aktivering med to-personerskontrol, eskalering af svindel ved fejlet verificering og et revisionsspor, før betalingen frigives.

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I har brug for et defensivt workflow for ændring af leverandørbankoplysninger til kreditorbogholderi, indkøb, stamdata og treasury.
• En ændring af bankoplysninger er anmodet via e-mail, og I har brug for kontroller, der ikke afhænger af den samme kommunikationskanal.
• I håndterer en konstatering om betalingssvindel eller dokumenterer en kontrol til intern revision.

Sådan fungerer det

1. Brug betroede kontaktdata

   Hold kilden til leverandørens betroede kontakt adskilt fra ændringsanmodningen, og kræv et tilbageopkald eller anden uafhængig verificering.

2. Sæt betalinger på hold under verificering

   Sæt berørte betalinger på hold, og dokumentér årsagen, så hastværk ikke kan tilsidesætte en uafklaret verificeringsbekymring.

3. Håndhæv aktivering med to-personerskontrol

   Lad kun opretteren forberede en afventende ændring. En anden kontrollant gennemgår dokumentationen og godkender aktivering, før holdet frigives.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan bør en ændring af leverandørbankoplysninger verificeres?

Verificér den gennem en uafhængig, betroet kontaktvej, for eksempel et tilbageopkald til et nummer, der allerede findes i godkendte stamdata. Brug ikke et telefonnummer, link eller en adresse, der er oplyst i selve ændringsanmodningen.

Hvorfor sætte en betaling på hold for en leverandør?

Et hold forhindrer, at en betaling omdirigeres, mens anmodningen om bankoplysninger verificeres. Holdet bør være kontrolleret og først frigives, når dokumentationen og betalingskonteksten er gennemgået.

Hvad er to-personerskontrol?

To-personerskontrol adskiller personen, der forbereder en ændring af stamdata, fra personen, der gennemgår og godkender den. Den forhindrer, at én bruger både opretter og aktiverer en betalingsdestination uden uafhængig gennemgang.