供應商銀行資料變更流程圖
供應商銀行資料變更流程圖，涵蓋申請認證、獨立回撥核實、編製人與覆核人批准、付款暫緩及詐騙升級。
甚麼是供應商銀行資料變更流程
要求變更供應商收款帳戶是常見詐騙風險。即使申請看似來自已知供應商，當中的電郵、文件或電話號碼也不是獨立證據。程序必須使用申請到達前已存在的聯絡途徑核實，而不是使用申請提供的資料。
本範本不容許同一人接收申請、變更銀行紀錄並批准變更。主檔資料編製人只能建立待批更新；獨立覆核人會在啟用前檢查回撥證據及變更紀錄，而應付帳款或財資部會在變更及付款覆核完成前暫緩相關付款。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 已認證的接收程序及付款暫緩，讓銀行資料變更不可在未核實下推進。
- 使用已知聯絡人獨立回撥核實，而不是使用申請內提供的電話號碼或地址。
- 編製人與覆核人啟用、核實失敗時的詐騙升級，以及付款放行前的審計軌跡。
何時使用本範本
- 你哋需要一套保護應付帳款、採購、主檔資料及財資部的供應商銀行資料變更流程。
- 有人以電郵要求變更銀行資料，而你哋需要不依賴同一通訊渠道的控制。
- 你哋正在處理付款詐騙發現，或為內部審計記錄一項控制。
運作方式
使用可信聯絡資料
將可信供應商聯絡資料與變更申請分開保存，並要求回撥或另一種獨立核實。
核實期間暫緩付款
把受影響付款暫緩並記錄原因，確保緊急要求不會凌駕未解決的核實疑慮。
強制編製人與覆核人啟用
讓編製人只準備待批變更。另一位覆核人檢查證據並批准啟用後，才可解除付款暫緩。
常見問題
供應商銀行資料變更應怎樣核實？
應經獨立可信聯絡途徑核實，例如回撥至已在批准主檔資料中保存的電話號碼。不可使用變更申請本身提供的電話、連結或地址。
為甚麼要暫緩供應商付款？
暫緩可防止銀行資料申請仍在核實時付款被轉移。暫緩應受控，並只可在覆核證據及付款背景後解除。
甚麼是編製人與覆核人控制？
這項控制把準備主檔資料變更的人與覆核及批准變更的人分開，防止單一使用者沒有獨立覆核便建立及啟用付款目的地。