供應商開戶流程圖
供應商開戶流程圖，涵蓋業務理據、盡職審查、重複紀錄檢查、獨立核實銀行資料及編製人與覆核人啟用控制。
甚麼是供應商開戶流程
供應商紀錄既是採購紀錄，也是付款目的地，因此開戶不是文書手續。程序由業務需要和供應商提供的資料套件開始，但在採購盡職審查、重複紀錄檢查及財務控制完成前，不可啟用紀錄。
流程分開供應商輸入資料、採購決定及主檔資料啟用。它先檢查是否已有已批准供應商，防止重複紀錄造成第二條付款路徑，並要求獨立核實銀行資料後才可由編製人與覆核人批准啟用。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 業務申請、收集供應商資料，以及在建立新紀錄前檢查現有已批准供應商。
- 在啟用主檔資料前完成供應商盡職審查及解決重複紀錄。
- 獨立核實銀行資料及編製人與覆核人批准，確保建立紀錄的人不是最後控制負責人。
何時使用本範本
- 你哋正記錄採購及財務的供應商開戶或供應商主檔資料控制。
- 重複供應商、不完整盡職審查或薄弱銀行資料核實正造成付款及審計風險。
- 你哋需要由供應商甄選清楚交接至已啟用 ERP 供應商紀錄。
運作方式
要求列明業務負責人
讓每項開戶申請都說明業務目的、負責申請人及預期採購關係。
先檢查現有紀錄
建立新供應商前，搜尋法定實體及付款資料的重複紀錄，並將結果保留在審計軌跡中。
啟用前先作核實
使用獨立的銀行資料核實，以及與建立紀錄的人分開的編製人與覆核人批准。
常見問題
供應商開戶包括甚麼？
供應商開戶通常包括業務理據、法定及稅務資料、盡職審查、防止重複、核實付款資料，以及受控啟用供應商主檔紀錄。
為甚麼要檢查重複供應商？
重複紀錄可分散支出歷史、繞過控制，並為同一法定實體建立多條付款路徑。檢查應在啟用前進行，而不是等到發票到達後才做。
誰應核實供應商銀行資料？
應由獨立於紀錄建立人的人，經可信聯絡途徑核實資料。最後啟用應經編製人與覆核人控制。