供应商建档流程图
用于业务论证、尽职调查、重复记录检查、独立银行信息核验和制单复核启用的供应商建档流程图。
什么是供应商建档流程
供应商记录既是采购记录，也是付款目的地，因此建档不是一项文书工作。流程从业务需要和供应商提供的信息包开始，但在完成采购尽职调查、重复记录预防和财务控制前，不允许启用记录。
工作流将供应商输入、采购决策和主数据启用分开。它检查是否已有获批供应商，防止重复记录形成第二条付款路径，并要求在制单复核启用决定前独立核验银行信息。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 业务申请、供应商信息收集，以及在创建新记录前检查是否已有获批供应商。
- 在启用主数据前完成供应商尽职调查和重复记录处理。
- 独立银行信息核验和制单复核批准，确保记录创建人不是最终控制责任人。
何时使用本模板
- 你正在记录采购和财务的供应商准入或供应商主数据控制。
- 重复供应商、尽职调查不完整或薄弱的银行信息核验正在带来付款和审计风险。
- 你需要从供应商选择到企业资源计划系统中已启用供应商记录的清晰交接。
运作方式
明确业务责任人
要求每份建档申请写明业务目的、负责申请人和预期采购关系。
先检查现有记录
在创建新供应商前搜索法人实体和付款信息是否重复，并将结果保留在审计轨迹中。
核验后再启用
使用独立银行核验和与创建记录人分离的制单复核批准。
常见问题
供应商建档包括哪些内容？
供应商建档通常包括业务论证、法定和税务信息、尽职调查、重复记录预防、付款信息核验，以及受控启用供应商主数据记录。
为什么要检查重复供应商？
重复记录会分散支出历史、绕过控制，并为同一法人实体形成多条付款路径。检查应在启用前进行，而不是等到收到发票后。
谁应核验供应商银行信息？
独立于记录创建人的人员应通过可信联系人渠道核验信息。最终启用应遵循制单复核控制。