Diagrama de flujo del proceso de alta de proveedores
Diagrama de alta de proveedores para justificar la necesidad, realizar diligencia debida, evitar duplicados, verificar datos bancarios y activar con doble control.
¿Qué es diagrama de flujo del proceso de alta de proveedores?
Una ficha de proveedor es tanto un destino de pago como un registro de compras, por lo que su alta no es una formalidad administrativa. El proceso parte de una necesidad de negocio y de información aportada por el proveedor, pero no permite activarlo hasta completar la diligencia debida de Compras, la prevención de duplicados y los controles financieros.
El flujo separa la información del proveedor, la decisión de Compras y la activación de datos maestros. Comprueba si ya existe un proveedor aprobado, evita que un duplicado cree una segunda vía de pago y exige una verificación independiente de los datos bancarios antes de decidir la activación con doble control.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Solicitud de negocio, recopilación de información del proveedor y comprobación de un proveedor aprobado existente antes de crear una ficha nueva.
- Diligencia debida del proveedor y resolución de registros duplicados antes de activar los datos maestros.
- Verificación independiente de datos bancarios y aprobación con doble control, para que quien crea el registro no sea responsable de su control final.
Cuándo usar esta plantilla
- Está documentando controles de incorporación de proveedores o datos maestros para Compras y Finanzas.
- Los proveedores duplicados, la diligencia debida incompleta o una verificación bancaria débil están generando riesgo de pago y auditoría.
- Necesita una entrega clara entre la selección de proveedor y una ficha activa de proveedor en el ERP.
Cómo funciona
Exija un responsable de negocio
Haga que cada solicitud de alta identifique la finalidad de negocio, al solicitante responsable y la relación de compra prevista.
Compruebe primero los registros existentes
Busque duplicados de entidad legal y datos de pago antes de crear un proveedor, y conserve el resultado en la trazabilidad.
Verifique antes de activar
Use una verificación bancaria independiente y una aprobación con doble control distinta de la persona que crea el registro.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye el alta de un proveedor?
Normalmente incluye justificación de negocio, información legal y fiscal, diligencia debida, prevención de duplicados, verificación de datos de pago y activación controlada de la ficha maestra del proveedor.
¿Por qué comprobar proveedores duplicados?
Los duplicados pueden dividir el historial de gasto, eludir controles y crear varias vías de pago para una misma entidad legal. La comprobación debe hacerse antes de activar la ficha, no después de recibir facturas.
¿Quién debe verificar los datos bancarios del proveedor?
Una persona independiente de quien crea el registro debe verificar los datos mediante un contacto fiable. La activación final debe seguir un control de doble revisión.