Flussdiagramm für die Lieferantenanlage

Was ist flussdiagramm für die lieferantenanlage?

Ein Lieferantenstammsatz ist neben einem Beschaffungsdatensatz auch ein Zahlungsziel; seine Anlage ist daher keine bloße Verwaltungsaufgabe. Der Prozess beginnt mit Fachbedarf und einem Informationspaket des Lieferanten, erlaubt die Aktivierung aber erst nach Due Diligence des Einkaufs, Dublettenvermeidung und Finanzkontrollen.

Der Workflow trennt Lieferantenangaben, Beschaffungsentscheidung und Stammdatenaktivierung. Er prüft, ob bereits ein freigegebener Lieferant vorhanden ist, verhindert durch doppelte Datensätze einen zweiten Zahlungsweg und verlangt vor der Aktivierung im Vier-Augen-Prinzip eine unabhängige Prüfung der Bankdaten.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fachantrag, Erhebung der Lieferanteninformationen und Prüfung auf einen bereits freigegebenen Lieferanten vor der Neuanlage.
• Lieferanten-Due-Diligence und Bereinigung doppelter Datensätze vor der Aktivierung der Stammdaten.
• Unabhängige Prüfung der Bankdaten und Freigabe im Vier-Augen-Prinzip, sodass die erstellende Person nicht zugleich die abschließende Kontrollinstanz ist.

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie dokumentieren Lieferanten-Onboarding oder Kontrollen für Lieferantenstammdaten in Einkauf und Finanzen.
• Doppelte Lieferanten, unvollständige Due Diligence oder schwache Bankdatenprüfung führen zu Zahlungs- und Auditrisiken.
• Sie benötigen eine saubere Übergabe von der Lieferantenauswahl zu einem aktiven Lieferantenstammsatz im ERP.

So funktioniert es

1. Fachverantwortung verlangen

   Jeder Anlageantrag muss geschäftlichen Zweck, verantwortliche antragstellende Person und die erwartete Beschaffungsbeziehung nennen.

2. Bestehende Datensätze zuerst prüfen

   Suchen Sie vor einer Neuanlage nach Dubletten der Rechtseinheit und Zahlungsdaten und bewahren Sie das Ergebnis im Prüfpfad auf.

3. Vor der Aktivierung verifizieren

   Nutzen Sie eine unabhängige Bankdatenprüfung und eine Vier-Augen-Freigabe, die von der Person getrennt ist, welche den Datensatz angelegt hat.

Häufig gestellte Fragen

Was gehört zur Lieferantenanlage?

Sie umfasst gewöhnlich Bedarfsbegründung, rechtliche und steuerliche Angaben, Due Diligence, Dublettenvermeidung, Prüfung der Zahlungsdaten und die kontrollierte Aktivierung des Lieferantenstammsatzes.

Warum muss nach doppelten Lieferanten gesucht werden?

Doppelte Datensätze können Ausgabenhistorien aufteilen, Kontrollen umgehen und mehrere Zahlungswege für dieselbe Rechtseinheit schaffen. Die Prüfung muss vor der Aktivierung erfolgen, nicht erst nach Eingang von Rechnungen.

Wer sollte Lieferantenbankdaten prüfen?

Eine von der erstellenden Person unabhängige Rolle sollte die Daten über einen vertrauenswürdigen Kontaktweg prüfen. Die endgültige Aktivierung sollte anschließend dem Vier-Augen-Prinzip folgen.