Flowchart for leverandøroprettelse

Hvad er flowchart for leverandøroprettelse?

En leverandørpost er både en betalingsdestination og en indkøbspost, så oprettelse er ikke en administrativ formalitet. Processen starter med et forretningsbehov og en informationspakke fra leverandøren, men tillader ikke aktivering, før indkøbenes leverandørvurdering, forebyggelse af dubletter og økonomiske kontroller er gennemført.

Workflowet adskiller leverandørens input, indkøbenes beslutning og aktivering af stamdata. Det kontrollerer, om der allerede findes en godkendt leverandør, forhindrer at en dubletpost skaber en ekstra betalingsvej og kræver uafhængig verificering af bankoplysninger før en beslutning om aktivering med to-personerskontrol.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Forretningsanmodning, indsamling af leverandøroplysninger og kontrol af en eksisterende godkendt leverandør, før en ny post oprettes.
• Leverandørvurdering og løsning af dubletposter, før stamdata aktiveres.
• Uafhængig verificering af bankoplysninger og godkendelse med to-personerskontrol, så den, der opretter posten, ikke ejer den endelige kontrol.

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I dokumenterer kontroller for leverandøronboarding eller leverandørstamdata for indkøb og økonomi.
• Dubletleverandører, ufuldstændig leverandørvurdering eller svag bankverificering skaber betalings- og revisionsrisiko.
• I har brug for en klar overlevering fra leverandørvalg til en aktiv leverandørpost i ERP-systemet.

Sådan fungerer det

1. Kræv en forretningsansvarlig

   Lad hver oprettelsesanmodning angive forretningsformålet, den ansvarlige anmoder og det forventede indkøbsforhold.

2. Kontrollér eksisterende poster først

   Søg efter dubletter på juridisk enhed og betalingsoplysninger, før en ny leverandør oprettes, og gem resultatet i revisionssporet.

3. Verificér før aktivering

   Brug uafhængig bankverificering og godkendelse med to-personerskontrol, der er adskilt fra personen, som opretter posten.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad indgår i leverandøroprettelse?

Leverandøroprettelse omfatter typisk forretningsbegrundelse, juridiske oplysninger og skatteoplysninger, leverandørvurdering, forebyggelse af dubletter, verificering af betalingsoplysninger og kontrolleret aktivering af leverandørens stamdatapost.

Hvorfor kontrollere for dubletleverandører?

Dubletposter kan splitte indkøbshistorik, omgå kontroller og skabe flere betalingsveje for samme juridiske enhed. Kontrollen skal ske før aktivering, ikke efter fakturaerne ankommer.

Hvem bør verificere leverandørens bankoplysninger?

En person, der er uafhængig af den, der opretter posten, bør verificere oplysningerne gennem en betroet kontaktvej. Den endelige aktivering bør ske under en to-personerskontrol.