Workflow for godkendelse af bilagsposteringer

Hvad er workflow for godkendelse af bilagsposteringer?

Manuelle posteringer kan være nødvendige ved periodeafslutning, men de er en højrisikovej uden om det normale transaktionsflow. En brugbar proces for bilagsposteringer kræver derfor en klar regnskabsmæssig begrundelse, underliggende dokumentation, uafhængig gennemgang og eskalering af følsomme posteringer eller posteringer med høj værdi. En postering bør ikke godkendes, blot fordi debet og kredit går op.

Workflowet synliggør funktionsadskillelsen. Udarbejderen dokumenterer posteringen, en reviewer tester dokumentation og nøjagtighed, en controller godkender posteringer, der opfylder organisationens kriterier for følsomhed eller fuldmagt, og finansbogholderen bogfører kun en godkendt postering. Det opbevarede materiale gør det muligt at spore bogføringen senere.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Udarbejdelse af posteringer med en kontrol af fuldstændig dokumentation og overholdelse af regnskabspraksis før uafhængig gennemgang.
• En sløjfe for rettelse og genindsendelse, når revieweren finder posteringer, der mangler dokumentation eller er unøjagtige.
• Eskalering af følsomme posteringer eller posteringer med høj værdi til controlleren efterfulgt af bogføring og opbevaring af godkendelsesdokumentation.

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I dokumenterer kontroller for manuelle posteringer ved månedslukning eller finansiel rapportering.
• Dokumentation, reviewbeviser og godkendelsesgrænser for posteringer er inkonsistente i økonomiteamet.
• En revisor har spurgt, hvordan udarbejder, reviewer og bogfører holdes adskilt.

Sådan fungerer det

1. Definér en komplet pakke til posteringen

   Kræv begrundelse for posteringen, kildedokumentation, kontomapping, periode, udarbejder og eventuelle beregninger, så en anden person kan genskabe posteringen.

2. Fastlæg regler for følsomme posteringer

   Brug jeres politik til at identificere posteringer, der altid eskaleres, såsom bestemte posteringer på likviditet, omsætning eller reserver, samt beløbsbaserede godkendelsesgrænser.

3. Bevar dokumentationen

   Opbevar anmodningen, reviewet, godkendelsen og bogføringsreferencen samlet, så posteringen kan testes uden at genskabe den fra e-mails.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er et workflow for godkendelse af bilagsposteringer?

Det er rækkefølgen for at udarbejde en dokumenteret postering, kontrollere den uafhængigt, indhente den krævede godkendelse efter fuldmagt, bogføre den i finansbogholderiet og opbevare dokumentationen.

Hvem bør gennemgå en bilagspostering?

En person, der er uafhængig af udarbejderen, bør gennemgå den regnskabsmæssige begrundelse, dokumentationen og nøjagtigheden. Følsomme posteringer eller posteringer med høj værdi kan desuden kræve controllergodkendelse eller højere godkendelse efter organisationens politik.

Hvorfor opbevare dokumentation for posteringer?

Dokumentationen forbinder en bogføring i finansbogholderiet med dens begrundelse, kildedokumenter og godkendelse. Den understøtter gennemgang ved periodeafslutning, revisionsudtagning og senere rettelse, hvis en postering viser sig at være unøjagtig.