Flowchart for regnskabsafslutning, R2R (cut-off til godkendelse)
Flowchart for regnskabsafslutningen, record to report: cut-off i delregnskaberne, periodiseringer, koncernmellemværender, balanceafstemninger, godkendelse af posteringer, konsolidering, udsvingsanalyse, noter og godkendelse.
Hvad er flowchart for regnskabsafslutning, r2r (cut-off til godkendelse)?
Næsten alle regnskabsafslutninger bliver forsinkede af den samme grund, og det er ikke transaktionsmængden. De første dage går med at finde ud af, om delregnskaberne rent faktisk er lukket. Kreditorbogholderiet taster stadig fakturaer, lønnen har bogført en rettelse efter cut-off, og lageroptællingen er ikke værdiansat, så finansbogholderiet periodiserer op mod et tal, der flytter sig, og periodiserer igen, når det holder op med at flytte sig. Resten af forsinkelsen er en gennemgang, der sker for sent til at ændre noget: afstemninger udarbejdet på dag fem og gennemgået på dag ni, en udsvingskommentar skrevet ud fra tal, ingen endnu har stillet spørgsmål til, og en bunke koncernposteringer lagt ind på koncernniveau, fordi der ikke var tid til at skubbe rettelsen tilbage i selskabets eget bogholderi. En afslutning, der tager tolv dage, indeholder sjældent tolv dages arbejde. Den indeholder tre dages arbejde, en kø og en gennemgangscyklus, der starter, efter at tallene allerede er nået til bestyrelsen.
Dette diagram begynder, hvor delregnskaberne slutter. Kreditorområdet (modtagelse, match, afklaringskøen, betalingskørslen) er sin egen funktion og sit eget kort på /da/templates/kreditorproces, og fakturering, kreditovervågning, rykkerforløb og indbetalingsmatchning ligger på /da/templates/debitorproces. Begge fodrer record to report; ingen af dem er en del af det. Grænsen er cut-off: når kreditor har lukket sit delregnskab for perioden, ejer denne proces periodiseringen i finans af den pukkel, kreditor stadig sidder med ved cut-off, ikke fakturaerne i den. Indkøbscyklussen opstrøms for det, fra rekvisition over indkøbsordre til varemodtagelse, er dækket på /da/templates/indkoeb-til-betaling-p2p-procesflow. Diagrammet stopper også før kontrollen af det hele. At efterprøve, om afslutningen blev gennemført som beskrevet, er en audit, og den livscyklus (auditprogram, uafhængighed, feltarbejde, observationer, korrigerende handlinger, verifikation) ligger på /da/templates/intern-audit-proces og /da/templates/auditproces. Denne side handler om at gøre arbejdet, ikke om at kontrollere det: revisor optræder her kun som grunden til, at afslutningsmappen skal kunne findes frem.
Tre beslutninger, som de fleste skrevne lukkeprocedurer lader være underforstået, er tegnet eksplicit. 'Alle delregnskaber lukket til tiden?' er en port, før der overhovedet bogføres en periodisering, med en vej tilbage til ejerne, fordi det er periodisering hen over stadig åbne delregnskaber, der gør den første version af tallene til noget, man smider væk. 'Er afstemningsposterne udlignet?' skiller en afstemning, der går op, fra en, der er færdig: grenen med åbne poster sender differencen til undersøgelse og afstemningen til udarbejdelse igen i stedet for at lade en forklaring rulle uændret videre i et halvt år. Og 'Regulering efter lukning påkrævet?' bærer en reel konsekvens: en væsentlig postering betyder 'Genåbn perioden og bogfør posteringen', som løber hele vejen tilbage til 'Lås saldobalancen' og kører konsolideringen og udsvingsgennemgangen igen, mens en uvæsentlig havner på oversigten over ikke-korrigerede differencer. Godkendelsen er også en beslutning: 'Er tallene godkendt til frigivelse?' kan holdes tilbage, og derfor ender diagrammet i en udskudt indberetning lige så vel som i en lukket periode. Alt efter låsningen ligger desuden i andre baner med vilje: konsolideringen, udsvingsgennemgangen, ledelsesrapporteringen og regnskabet udarbejdes af folk, der ikke har bogført posteringerne.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem swimlanes (Delregnskabsejere, Finansbogholder, Controller, Koncernrapportering og CFO) hen over seks faser: Cut-off, Reguleringer, Afstemning og gennemgang, Konsolidering og analyse, Rapportering samt Godkendelse og arkivering
- Cut-off som en styret grænse: 'Sæt cut-off og luk delregnskaberne' udført af ejerne af kreditor, debitor, løn, udlæg, anlæg og lager, efterfulgt af porten 'Alle delregnskaber lukket til tiden?', der sender arbejdet tilbage til dem i stedet for at lade afslutningen køre videre hen over et åbent delregnskab
- Reguleringer og koncernmellemværender: 'Bogfør periodiseringer og hensættelser' i finansbogholderens bane, efterfulgt af 'Afstem koncernmellemværender' og beslutningen 'Stemmer koncernmellemværenderne?', hvis differencegren løber gennem 'Afklar differencen med modparten' og tilbage til afstemningen
- Sløjfen for afstemningsposter: 'Udarbejd balanceafstemninger' fører til 'Er afstemningsposterne udlignet?', hvor åbne poster går til 'Undersøg afstemningsposten' i delregnskabsejernes bane, og afstemningen udarbejdes igen, før den kan gennemgås
- Én godkendelsesport for bogholderiet ('Er afstemninger og posteringer godkendt?' med returvejen 'Ret posteringen og send den igen') og derefter 'Lås saldobalancen', 'Konsolider, eliminer og omregn' og en udsvingsgennemgang, hvis beslutning 'Er afvigelserne forklaret?' sender alt, den ikke kan gøre rede for, til 'Undersøg den uforklarede bevægelse', før gennemgangen kører igen
- Rapportering og godkendelse med to slutpunkter i stedet for ét: ledelsesrapporteringen og det lovpligtige regnskab bag sløjfen 'Er noterne fuldstændige og korrekte?', grenen 'Regulering efter lukning påkrævet?', der kan genåbne perioden, og CFO'ens port 'Er tallene godkendt til frigivelse?', som enten løber gennem 'Arkivér afslutningsmappen og dokumentationen' til 'Perioden lukket og tallene rapporteret' eller stopper ved 'Godkendelse tilbageholdt og indberetning udskudt'
Hvornår du skal bruge skabelonen
- I skal dokumentere periodeafslutningen for første gang, og den nuværende udgave er et opgaveregneark uden ejere, afhængigheder eller gennemgangspunkter
- Jeres afslutning skrider længere for hvert kvartal, og I har brug for at se, om dagene går med at vente på delregnskaber, med at udligne afstemninger eller med at gennemgå tal, der allerede er sendt rundt
- I skifter til et nyt ERP- eller konsolideringssystem, og cut-off-tidspunkter, beløbsgrænser for godkendelse af posteringer og elimineringsregler skal aftales, før noget som helst konfigureres
- En revisor har spurgt, hvordan posteringer gennemgås, og hvor dokumentationen fra afslutningen ligger, og det ærlige svar er lige nu, at det kommer an på, hvem der har lavet den
- I tager en ny controller eller et shared service-team ind i afslutningen og har brug for én side, der viser, hvem der gør hvad, i hvilken rækkefølge, og hvad der blokerer hvad
Sådan fungerer det
Omdøb banerne, så de passer til jeres økonomifunktion
Erstat Delregnskabsejere, Finansbogholder, Controller, Koncernrapportering og CFO med de roller, I reelt har. I et selskab uden koncern falder banen Koncernrapportering sammen med controlleren, og konsolideringen bliver til omregningen af ét udenlandsk datterselskab, eller forsvinder helt. I et shared service-center skal Delregnskabsejere splittes op i de teams, der faktisk ejer hvert cut-off, for at 'økonomi' bekræfter, at et delregnskab er lukket, er ingen, der bekræfter det. Uanset hvad I ellers slår sammen: hold den, der udarbejder, og den, der godkender, i hver sin bane.
Udsend lukkekalenderen med ejere og klokkeslæt
Hæng jeres kalender på det første trin, og giv hver opgave en ejer, en frist med et klokkeslæt og sine afhængigheder. Udsend den, før perioden slutter, frem for på dag et, og vis hvad der blokeres af hvad: periodiseringer venter på, at delregnskaberne lukkes, konsolideringen venter på låste saldobalancer i selskaberne, ledelsesrapporteringen venter på udsvingsgennemgangen. En kalender, der lister opgaver uden afhængigheder, får en forsinkelse til at ligne én persons problem, når det er hele køen nedstrøms, der venter.
Skriv cut-off-reglen for hvert delregnskab
Læg det konkrete ind på lukketrinnet: dato og klokkeslæt hvor posteringer stopper for hvert delregnskab, hvem der bekræfter det, og hvad der sker med en transaktion, der kommer for sent: periodiseres nu eller bogføres i næste periode. Vær eksplicit om de to, der som regel er vage: varer modtaget, men ikke faktureret, og udlæg indsendt efter cut-off. Beslut derefter, hvem der må genåbne et delregnskab, når det er bekræftet lukket, for i de fleste systemer er det en rettighed, flere stille og roligt har.
Sæt jeres egne grænser på de to gennemgangsporte
'Er afstemningsposterne udlignet?' og 'Er afstemninger og posteringer godkendt?' er tomme, indtil I hænger tal på dem. Sæt aldersgrænser efter posttype, et beløb hvorover en difference skal afskrives eller eskaleres frem for at rulle videre, det posteringsbeløb der kræver en godkender nummer to, og de konti der gennemgås hver periode uanset bevægelse. Skriv hvilken dokumentation der skal vedhæftes, for en afstemning, der kun understøttes af endnu et regneark, er ikke understøttet.
Definer hvad der udløser en genåbning, og hvad der ikke gør
Aftal på forhånd, hvad der gør en regulering efter lukning væsentlig nok til at retfærdiggøre 'Genåbn perioden og bogfør posteringen', hvem der godkender det, og hvad der skal køres om bagefter: her låsningen af saldobalancen, konsolideringen og udsvingsgennemgangen. Beskriv alternativet lige så tydeligt: uvæsentlige poster havner på oversigten over ikke-korrigerede differencer og vurderes samlet. Notér, hvor grænsen flytter sig, når regnskabet først er aflagt, for en rettelse derefter er en korrektion af et allerede offentliggjort regnskab med sin egen oplysningsvej.
Gå diagrammet igennem med lukketeamet, og udgiv en version
Tag den seneste periode som testcase, og gå diagrammet igennem med en delregnskabsejer, finansbogholderen, controlleren og den, der kører konsolideringen, og markér hvert eneste sted, hvor det virkelige forløb afveg fra det tegnede. Ret kortet til det, der sker, frem for til det, proceduren påstår. Udgiv derefter den revision, behold de tidligere, og link til den fra lukkekalenderen, så teamet og den revisor, der spørger, hvilken procedure der var gældende, læser den samme version.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke trin består regnskabsafslutningen, record to report, af?
Luk delregnskaberne (kreditor, debitor, løn, udlæg, anlæg og lager) og bekræft hvert enkelt frem for at gå ud fra det. Bogfør periodiseringer og hensættelser for det, de bøger ikke har fanget. Afstem koncernmellemværender, og afklar differencer med modpartsselskabet. Udarbejd balanceafstemninger, og udlign eller forklar hver eneste afstemningspost. Få en, der er uafhængig af den, der har udarbejdet dem, til at godkende afstemninger og posteringer. Lås saldobalancen. Konsolider koncernen, eliminer koncerninterne poster, og omregn fremmed valuta. Kør en udsvings- eller afvigelsesanalyse mod budget og forrige periode, og forklar bevægelserne. Udarbejd ledelsesrapporteringen, lav udkast til det lovpligtige regnskab, og gennemgå noterne. Afgør, om en regulering efter lukning er væsentlig nok til at genåbne perioden. Indhent godkendelsen, og arkivér derefter afslutningsmappen. Forskellige modeller grupperer det forskelligt (registrer, afstem, rapportér og analysér er en almindelig firedeling), men rygraden er den samme, og de to trin, der oftest springes over, er den uafhængige gennemgang af posteringer og arkiveringen.
Hvordan adskiller record to report sig fra kreditor- og debitorprocessen?
De mødes ved delregnskabets grænse. Kreditorprocessen ejer leverandørfakturaer fra modtagelse over match, godkendelse, afklaringskøen og betalingskørslen. Debitorprocessen ejer fakturering, kreditovervågning, rykkerforløb, tvister og indbetalingsmatchning. Begge er løbende transaktionsprocesser med deres egne kontroller og deres egne kort, på /da/templates/kreditorproces og /da/templates/debitorproces. Record to report er periodisk og starter der, hvor de bøger stopper: den tager de lukkede delregnskaber for givet, periodiserer for det, de ikke har nået at behandle, afstemmer de saldi, de producerer, og gør resultatet til rapporterede tal. Den praktiske test er, hvad I sidder med. Jager I en faktura, løser en tvist eller frigiver en betalingskørsel, er I i en delregnskabsproces. Spørger I, om kreditorsaldoen i finans er fuldstændig, dokumenteret og korrekt afgrænset ved cut-off, er I i record to report, og svaret afhænger af, hvor godt delregnskabsprocessen kørte.
Hvor lang tid bør en periodeafslutning tage?
Der findes ingen standard, og tallet betyder mindre end det, der ligger bag. En månedsafslutning på fire til seks arbejdsdage betragtes normalt som stærk, og en, der løber op i tocifrede, som langsom, men en afslutning på fem dage opnået ved ikke at gennemgå noget er værre end en på otte dage med underskrevne afstemninger bag sig. Kig på, hvor dagene går hen, frem for på totalen. Dage tabt på at vente på, at delregnskaber lukker, er et spørgsmål om disciplin omkring cut-off. Dage tabt i afstemning betyder som regel en pukkel af åbne poster båret med fra tidligere perioder. Dage tabt efter at tallene findes betyder, at gennemgangen er lagt for sent til at kunne ændre noget. At forkorte en afslutning handler mest om at flytte arbejde ud af den (afstemme saldi ugentligt, matche koncernmellemværender løbende, aftale tilbagevendende periodiseringer på forhånd) frem for at presse det samme arbejde ind i færre sene aftener.
Hvem bør godkende posteringer ved periodeafslutning?
En anden end den, der har udarbejdet dem, og med specifikationen foran sig. Den sædvanlige opstilling er, at finansbogholderen udarbejder og bogfører, en controller gennemgår og godkender, en godkender nummer to kræves over et aftalt beløb, og alt usædvanligt (manuelle posteringer på likvider, omsætning, hensættelser eller reserver) tager en særskilt vej. To populationer fortjener deres egen gennemgang: posteringer bogført efter delregnskabernes lukning, og koncernposteringer lagt ind på koncernniveau, efter at selskabernes bøger er låst, for det er der, ledelsens tilsidesættelse af kontroller ville vise sig, hvis den fandt sted. Godkendelsen skal registreres et sted, hvor den kan findes frem sammen med posteringen et år senere, ikke i en mailtråd. Spørgsmålet ved revisionen er sjældent, om en postering blev godkendt; det er hvem der godkendte den, hvornår, og på hvilket grundlag.
Hvordan adskiller siden sig fra et flowchart for intern audit?
Den ene udfører afslutningen, den anden efterprøver den. Dette diagram er økonomifunktionens egen driftscyklus, der kører hver periode: cut-off, reguleringer, afstemninger, godkendelse af posteringer, konsolidering, rapportering og godkendelse. En audit er en uafhængig undersøgelse af, om det skete som beskrevet, og den har en anden form: et auditprogram, en uafhængighedskontrol, planlægning, feltarbejde og stikprøver, observationer der klassificeres og rapporteres, korrigerende handlinger, og verifikation af at handlingen virkede. Den livscyklus er tegnet særskilt på /da/templates/intern-audit-proces, med en bredere udgave, der dækker interne audits, leverandøraudits og certificeringsaudits, på /da/templates/auditproces. De to hænger sammen i ét trin i dette diagram, 'Arkivér afslutningsmappen og dokumentationen': de afstemninger, den dokumentation bag posteringerne, de konsolideringsopgørelser og den notetjekliste, der ligger der, er præcis det, en intern eller ekstern revisor tager stikprøver i, og derfor er arkiveringen et trin i processen frem for en eftertanke.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Flowchart for lønprocessen (fra lønfrist til udbetaling).
Kommer før
- Flowchart for lønprocessen (fra lønfrist til udbetaling) — Flowchart for lønprocessen fra lønfrist til udbetaling: til- og fratrædelser, godkendte timer, afvigelseskontrol, brutto til netto, en uafhængig kontrol før udbetaling, dækning, betalingsfilen, eIndkomst, lønsedler og bogføring.