Flowchart for kontoafstemning

Hvad er flowchart for kontoafstemning?

En kontoafstemning forbinder en saldo i finansbogholderiet med de poster, der underbygger den: delsystemer, bankafstemninger, modpartsbekræftelser, anlægskartoteker eller andet bilagsmateriale. En saldo, der ikke kan forklares på dette niveau, kan stadig summere korrekt i saldobalancen, men den er ikke afstemt.

Processen adskiller en tidspost fra en fejl, der kræver rettelse, og adskiller udarbejdelse af posteringer fra godkendelse. Kontoejeren leverer den driftsmæssige kontekst, bogholderen udarbejder specifikationen, og en anden reviewer bekræfter, at saldoen og alderen på åbne poster kan accepteres ved periodeafslutningen.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Udarbejdelse af en saldo-til-dokumentation-specifikation med bilag, som en reviewer eller revisor kan finde frem.
• En kontrolleret vej for tidsposter, gamle afstemningsforskelle og rettelser, der kræver uafhængig godkendelse.
• Den gennemgangsansvarliges certificering, der sender ufuldstændig dokumentation og uløste afvigelser tilbage til rettelse i stedet for at godkende dem.

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I har brug for et genanvendeligt afstemningsworkflow for balancekonti eller væsentlige resultatkonti.
• Kontoafstemninger er regnearksøvelser uden tydelig behandling af fejl, tidsposter eller gennemgang.
• I styrker månedslukningskontroller før indførelse af et værktøj til lukningsstyring.

Sådan fungerer det

1. Navngiv dokumentationen

   Identificér for hver konto den uafhængige kilde, der dokumenterer saldoen, og den periodiske cut-off, som kilden anvender.

2. Fastlæg regler for alder og rettelser

   Definér, hvornår en tidspost skal udlignes eller eskaleres, og kræv uafhængig godkendelse, før en korrigerende postering bogføres.

3. Certificér den færdige saldo

   Giv revieweren saldoen, dokumentationen, loggen over åbne poster og bevis for eventuelle rettelser, ikke kun en underskrevet opsummering.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er en kontoafstemning?

En kontoafstemning sammenligner en saldo i finansbogholderiet med uafhængig underliggende dokumentation og forklarer enhver forskel. Den er en kontrol af den rapporterede saldos gyldighed og fuldstændighed.

Hvad bør en afstemning indeholde?

Den bør indeholde finanssaldoen, den underliggende specifikation, hver afstemningspost med kildedokumentation og alder, eventuelle påkrævede rettelser samt uafhængig gennemgang eller certificering.

Hvorfor adskille godkendelse af rettelser fra udarbejdelsen?

Adskillelsen af udarbejder og godkender reducerer risikoen for, at en udokumenteret rettelse bruges til at få en saldo til at stemme. Den gennemgangsansvarlige kan teste begrundelsen og dokumentationen, før en postering bogføres.