Flowchart for indkøbsgodkendelse (godkendelsesmatrix efter beløb)

Hvad er flowchart for indkøbsgodkendelse (godkendelsesmatrix efter beløb)?

En indkøbsgodkendelse er beslutningen om, at en udgiftsforpligtelse må gå videre, truffet før der findes en indkøbsordre og ikke bagefter. Udløseren er et indkøbsbehov med en cirka-værdi og en kategori sat på, og diagrammet følger én anmodning fra dette punkt til det øjeblik, den enten bliver til en indkøbsordre eller formelt afvises: budgettilgængelighed, kapital- versus driftsbehandling, en fuldmagtsmatrix der ruter efter beløb, et tjek af om der kræves konkurrerende tilbud eller en foretrukken leverandør, og en specialistgennemgang for de kategorier, der har brug for en. Pointen med at tegne den er at gøre en matrix, der normalt ligger spredt over flere politikdokumenter, til én rute, alle kan følge.

Dette diagram er kun godkendelsens styringslag, og det ligger bevidst mellem to andre processer i stedet for at gentage nogen af dem. Det dækker ikke, hvordan en anmodning specificeres, konteres eller sendes retur til rettelse: den dokumentmekanik hører til processen for indkøbsanmodninger, og dette diagram forudsætter, at en anmodning med et beløb og en kategori allerede findes. Det fortsætter heller ikke forbi indkøbsordren ind i varemodtagelse, fakturamatch eller betaling: den transaktionskæde hører til indkøbsordreprocessen, som dette diagram afleverer til ved samme trin. Og det er ikke den bredere sourcingbeslutning om selv-eller-køb, udbud versus afkald eller kontraktforhandling, som er indkøbsprocessens område. Det, dette diagram ejer, er smallere og let at springe over i en skreven politik: hvem der skal underskrive, ved hvilket beløb, for hvilken kategori, og hvad der sker, når et indkøb ikke klarer en af de porte. Betragt det som et udgangspunkt, I tilpasser under jeres egen fuldmagtsmatrix, kontoplan og økonomikontroller, ikke som en erstatning for dem.

Tre beslutninger bærer processen. Capex-eller-opex-beslutningen ligger helt i starten, fordi kapitaludgifter normalt kører på en anden beløbstrappe og en langsommere vurderingscyklus end driftsudgifter, og at slå de to sammen til én kæde er den hyppigste fejl i en godkendelsesmatrix. Lederbeslutningen ligger i banen Budgetansvarlig / nærmeste leder med tre grene i stedet for to: godkend, afvis, eller eskaler til banen Senior godkender, når beløbet er over det, lederen må underskrive, og det er det, der gør diagrammet til en ægte fuldmagtsmatrix i stedet for én enkelt beløbsport. Specialistgennemgangsbeslutningen ligger sent, i banen Indkøb, fordi den afhænger af den kategori, der blev registreret helt i det første trin, og det er den port, der forhindrer et indkøb med en data-, sikkerheds- eller juramæssig dimension i at nå en indkøbsordre på en beløbsgodkendelse alene.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Rekvirent, Budgetansvarlig / nærmeste leder, Indkøb, Økonomi og Senior godkender (efter beløbsgrænse)) fordelt på seks faser: anmodning og klassificering, budgetkontrol, godkendelsesmatrix, sourcingkontroller, specialistgennemgang og beslutning og ordreudstedelse.
• En 'Capex eller opex-indkøb?'-beslutning helt i starten, så kapitaludgifter registreres til investeringsvurdering hos økonomi før budgetkontrollen, mens driftsudgifter går direkte ind i den, i stedet for at begge behandles som én og samme vej.
• En 'Godkender nærmeste leder inden for bemyndigelsen?'-beslutning med tre grene, ikke to: godkend direkte, afvis direkte, eller eskaler til banen Senior godkender (efter beløbsgrænse), når beløbet ligger over det, lederen må underskrive, hvilket er det, der gør dette til en fuldmagtsmatrix i stedet for én enkelt ja/nej-port.
• Sourcingkontroller placeret inde i selve godkendelsen: en 'Kræves konkurrerende tilbud over beløbsgrænsen?'-beslutning og en 'Foretrukken leverandør registreret?'-beslutning, med en ny leverandørs risikovurdering registreret, før anmodningen når specialistgennemgangens port.
• En 'Kræves specialistgennemgang for kategorien?'-beslutning, der ruter bestemte kategorier til IT, sikkerhed eller jura, før anmodningen kan fortsætte, med godkendelsen registreret som sit eget trin frem for at blive forudsat ud fra et mundtligt ja.
• En "Reducer omfang eller annullér anmodningen?"-sløjfe, når budget ikke er til rådighed, og et enkelt afslagsregistreringstrin, som enhver afvisningsvej, fra budget, nærmeste leder eller senior godkenderen, passerer, før 'Indkøbsanmodning annulleret', så registreringen viser hvorfor en anmodning stoppede og ikke bare, at den gjorde.

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I dokumenterer, hvem der skal godkende et indkøb, før det binder udgiften, og vil have beløbs- og kategorigrænserne aftalt én gang i stedet for diskuteret ved hver anmodning.
• Indkøbsanmodninger går i stå, fordi ingen er enige om, hvorvidt en nærmeste leder, en senior godkender eller en specialist skal underskrive næste.
• I sætter eller nulstiller en fuldmagtsmatrix og har brug for ét billede af, hvem der godkender hvad, ved hvilket beløb, i hvilken kategori.
• Økonomi eller en revisor har spurgt, hvordan kapital- og driftsindkøb skelnes og godkendes forskelligt, før nogen forpligtelse indgås.
• I konfigurerer en indkøbs- eller ERP-godkendelsesworkflow og har brug for at få styringsreglerne aftalt på papir, før nogen bygger dem ind i værktøjet.

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres roller

   Erstat Rekvirent, Budgetansvarlig / nærmeste leder, Indkøb, Økonomi og Senior godkender (efter beløbsgrænse) med de roller, der reelt findes i jeres organisation. På et lille team er nærmeste leder og budgetansvarlig som regel den samme person: læg de baner sammen frem for at tegne en overlevering, der aldrig sker. Brug én bane pr. beslutningstager, ikke pr. navngiven person, så diagrammet overlever, at nogen skifter job.

2. Sæt beløbstrapperne for capex og opex

   Skriv jeres egne tal ind på grenen "Capex eller opex-indkøb?": hvad der tæller som kapital under jeres regnskabspraksis, hvem i økonomi der underskriver investeringsvurderingen, og hvor lang tid den typisk tager. Konvergerer de to beløbstrapper reelt ved et bestemt beløb, så sig det; ellers hold dem adskilt, så en kapitaludgift ikke godkendes i stilhed på en driftsgrænse.

3. Fastsæt fuldmagtsbeløbene

   Erstat "inden for bemyndigelsen" og "efter beløbsgrænse" med de faktiske tal fra jeres fuldmagtsmatrix, angivet i én valuta. Navngiv, hvem senior godkenderen er ved hvert niveau, og tilføj kun et yderligere niveau, hvis I reelt driver et sådant, da hvert ekstra niveau tilføjer en overlevering og et incitament til at splitte en anmodning for at holde sig under en grænse.

4. Angiv jeres regler for tilbud og foretrukken leverandør

   Gør "Kræves konkurrerende tilbud over beløbsgrænsen?" til et konkret beløb og et antal tilbud fra jeres indkøbspolitik, og list, hvad der tæller som en foretrukken leverandør, så grenen ikke er et skøn. Beslut, om en ny leverandørs risikovurdering kan køre parallelt med indhentning af tilbud, eller om den skal være færdig først, og tegn det, der reelt gælder.

5. Definér, hvad der udløser specialistgennemgang

   Navngiv de kategorier, der skal rutes til IT, sikkerhed eller jura: typisk ny software eller SaaS, alt der berører kunde- eller medarbejderdata, og en kontrakt med ikke-standardvilkår. Skriv, hvem der godkender hver type gennemgang, og hvor lang tid det forventes at tage, så "Kræves specialistgennemgang for kategorien?" besvares ud fra en liste og ikke ud fra hukommelsen.

6. Beslut, hvad et afslag skal registrere

   Fastlæg, hvad "Registrer afslagsårsag og informer rekvirenten" skal indeholde: hvilken port der afviste, den angivne begrundelse, og om rekvirenten må genindsende med ændringer eller skal rejse en ny anmodning. Et afslag uden registreret begrundelse kan ikke skelnes fra en anmodning, ingen nåede at behandle, og det er det, der gør rapportering om gennemløbstid og afvisningsrate upålidelig.

7. Gå det igennem mod en rigtig anmodning

   Tag to-tre nylige indkøb, ét der gled igennem og ét der gik i stå eller blev afvist, og følg dem gennem diagrammet. Enhver godkender, folk beskriver, som ikke er tegnet, eller et trin der er tegnet her, men springes over i praksis, er det fund, I skal rette, før I udgiver diagrammet som den aftalte proces.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består indkøbsgodkendelsen af?

Et indkøbsbehov identificeres og registreres med en udgiftskategori og et omkostningssted, og klassificeres derefter som capex eller opex; kapitaludgifter registreres til investeringsvurdering hos økonomi, før processen fortsætter, mens driftsudgifter går direkte til budgetkontrollen. Er budget ikke til rådighed, reducerer rekvirenten enten omfanget og genindsender eller annullerer anmodningen. Er budget til rådighed, gennemgår nærmeste leder den og enten godkender den direkte, afviser den, eller eskalerer den til senior godkenderen, når beløbet er over lederens bemyndigelse; senior godkenderen godkender eller afviser derefter. En godkendt anmodning går videre til indkøb, som tjekker, om der kræves konkurrerende tilbud over beløbsgrænsen, indhenter dem hvis det er tilfældet, og tjekker, om en foretrukken leverandør er registreret, med en risikovurdering registreret først, hvis ikke. En beslutning ruter derefter bestemte kategorier til en specialistgennemgang hos IT, sikkerhed eller jura, med godkendelsen registreret. Økonomi registrerer budgetforpligtelsen og revisionssporet, og indkøb udsteder indkøbsordren. Ethvert afslag, ved budget, nærmeste leder eller senior godkenderen, registreres med en begrundelse, før anmodningen lukkes.

Hvad er forskellen på en indkøbsgodkendelse og en indkøbsanmodning?

En indkøbsanmodning er det interne dokument: specifikationen, omkostningsstedet og finanskontoen, og indkøbs tjek af, om den er specificeret godt nok til at købe ud fra. En indkøbsgodkendelse er styringsbeslutningen lagt oven på den: om beløbet og kategorien klarer en fuldmagtsmatrix, om indkøbet er kapital eller drift, om det kræver konkurrerende tilbud eller en specialistgennemgang, og hvem der i sidste ende underskriver. I praksis kører de to sammen, hvor anmodningen bærer de data, godkendelsesmatrixen læser. Dette diagram forudsætter, at en anmodning med et angivet beløb og en kategori allerede findes, og fokuserer på selve godkendelsesbeslutningen; anmodningens egen specifikation og kontering er dækket separat i processen for indkøbsanmodninger.

Hvor mange godkendelsesniveauer bør en fuldmagtsmatrix have?

Færre end de fleste organisationer starter med. To niveauer dækker det meste af udgifterne: budgetansvarlige eller nærmeste leder for alt inden for deres underskrevne bemyndigelse, og en senior godkender over en beløbsgrænse taget fra jeres fuldmagtsmatrix. Et tredje niveau for meget høje beløb eller kapitaludgifter er almindeligt, men hvert ekstra niveau tilføjer gennemløbstid og skaber et incitament til at splitte et indkøb i mindre anmodninger for at holde sig under en grænse, hvilket selve gennemgangen af matrixen bør holde øje med. Tallene hører hjemme i jeres egen matrix; denne skabelon lader dem stå som en pladsholder, I selv sætter og reviderer periodisk, i stedet for at angive et tal, der passer til alle organisationer.

Hvilke indkøb kræver gennemgang hos IT, sikkerhed eller jura, før de godkendes?

Kategorien, der registreres ved anmodningens start, er det, der bør afgøre det, ikke et skøn foretaget senere. Typiske udløsere er ny software eller et SaaS-abonnement, alt der vil behandle kunde- eller medarbejderdata, et indkøb der kobler sig til eksisterende systemer eller infrastruktur, og en kontrakt med vilkår, der afviger fra jeres standardskabelon. Ikke alle indkøb i de kategorier har brug for samme dybde af gennemgang: et lavt-beløbs værktøj uden dataadgang kan få en kort sikkerhedstjekliste, mens et system, der håndterer persondata, kræver en fyldigere gennemgang og en juridisk godkendelse af kontrakten. List jeres egne kategorier og den gennemgang, hver enkelt udløser, og registrer godkendelsen som sit eget trin, så et indkøb ikke kan nå en indkøbsordre på en beløbsgodkendelse alene.

Hvordan bør kapital- og driftsindkøb godkendes forskelligt?

Kapitaludgifter, generelt et aktiv med en brugstid ud over én regnskabsperiode, følger typisk en separat beløbstrappe, en økonomiledet vurdering og en langsommere cyklus end almindelige driftsudgifter, fordi de påvirker balancen og afskrivningsplanen frem for blot én periodes omkostninger. Driftsindkøb godkendes normalt hurtigere mod et afdelingsbudget. Den præcise grænse mellem de to, og de nøjagtige beløbsgrænser og godkendelsesniveauer for hver, kommer fra jeres organisations regnskabspraksis og fuldmagtsmatrix, så angiv dem på diagrammet i stedet for at antage, at generiske tal gælder. Det, der betyder noget for processen, er, at opdelingen sker tidligt, før nogen af vejene når den fælles budgetkontrol, så en kapitaludgift aldrig ved en fejl godkendes på en driftsgrænse.