Flowchart for månedsafslutning (kalender til godkendelse)

Hvad er flowchart for månedsafslutning (kalender til godkendelse)?

Månedsafslutningen er den månedlige disciplin, som regnskabsafslutningen (record to report) beskriver som én samlet cyklus: kalenderen udsendt på dag ét, delregnskaberne cut-off'et, reguleringerne bogført, saldiene afstemt, posteringerne gennemgået, og en ledelsesrapportering godkendt, før kalenderen nulstilles til næste måned. Diagrammet herunder følger én afslutning fra kalenderen, der udsendes til kreditor- og debitorteamsene, finansbogholderen, controlleren, FP&A og CFO'en, og videre til problemregistret, der fodrer næste måneds kalender. Det er skrevet til den enkeltstående virksomhed, der kører sin egen månedlige cyklus: ét sæt delregnskaber, én saldobalance, én pakke, ikke en koncern, der konsoliderer flere af dem.

Dette diagram stopper ved den interne ledelsesrapportering. Det dækker ikke konsolidering, eliminering og valutaomregning på tværs af flere selskaber, eller de lovpligtige noter og den eksterne revision, der forvandler en ledelsesafslutning til aflagte regnskaber; den bredere cyklus på koncernniveau er kortlagt for sig som regnskabsafslutningen (record to report), og denne sides kalender-, cut-off- og afstemningstrin er ét selskabs bidrag til den. Det stopper også, før tallene forlader økonomifunktionen: selve udarbejdelsen af det lovpligtige regnskab, med dets noter og den eksterne revisors påtegning, er en selvstændig regnskabsrapporteringsproces, som dette diagram afleverer til frem for selv at udføre. Det er værd at holde den grænse synlig, for en controller, der forsøger at køre konsolidering og noteoplysning inde i den månedlige lukkekalender, er som regel grunden til, at kalenderen skrider.

Fire beslutninger bærer processen. "Sene bilag udestående?" afgør, om en manglende faktura eller timeseddel er værd at holde hele afslutningen for, og svaret er normalt nej: skøn den, og ret den til senere. "Stemmer koncernmellemværenderne?" og "Er afstemningsposterne udlignet?" er de to sløjfer, der æder de fleste af en afslutnings reelle dage, fordi en åben post ikke løser sig selv mellem den ene gennemgang og den næste. "Er posteringerne godkendt?" ligger hos controlleren snarere end hos den, der har bogført, med vilje, så ingen gennemgår sin egen postering. Udsvings- og godkendelsestrinnene lukker sløjfen den anden vej: et budgetudsving, ingen kan forklare, er et fund, ikke en formalitet, og CFO'ens godkendelse er en reel port, der kan sende pakken tilbage, og det er derfor, diagrammet ender både i omarbejdning og i en lukket periode.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Controller, Finansbogholder, Kreditor- og debitorteams, FP&A og CFO) fordelt på syv faser: Lukkekalender, Cut-off i delregnskaber, Reguleringer og koncernmellemværender, Afstemning, Gennemgang og saldobalance, Analyse og rapportering samt Godkendelse og lukning
• En "Sene bilag udestående?"-beslutning lige efter cut-off, så en sen faktura eller timeseddel bliver rykket for og estimeret i stedet for at holde hele afslutningen åben for én manglende post i et delregnskab
• Koncernsløjfen: "Afstem koncernmellemværender" fører til beslutningen "Stemmer koncernmellemværenderne?", hvor differencegrenen løber gennem controllerens egen undersøgelse sammen med modpartsselskabet, før afstemningen forsøges igen
• Afstemningens undtagelsessløjfe i kreditor- og debitorteamsenes bane: "Udarbejd bank- og balanceafstemninger" fører til "Er afstemningsposterne udlignet?", hvor åbne poster går tilbage til undersøgelse, og afstemningen udarbejdes igen, før den kan udlignes
• En godkendelsesport for posteringer, der ejes af controlleren frem for af den, der har bogført, "Er posteringerne godkendt?" med en ret-og-send-igen-sløjfe, efterfulgt af at saldobalancen låses og registreres som sit eget dokumenttrin
• Analyse og godkendelse med en reel konsekvens: en "Er budgetudsvinget forklaret?"-sløjfe tilbage til FP&A, når årsagen endnu ikke er kendt, en ledelsesrapportering, CFO'en kan godkende eller sende tilbage til omarbejdning, og et problemregister for afslutningen, der lukker sløjfen ind i næste måneds kalender

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I dokumenterer månedsafslutningen for første gang, og dagens version er en regnearks-tjekliste uden ejere eller gennemgangspunkter
• Afslutningen bliver ved med at skride forbi sin måldag, og I har brug for at se, om den går i stå ved cut-off i delregnskaberne, i en koncern- eller afstemningssløjfe, eller i gennemgangen af posteringer
• I konfigurerer afslutningsopgaver i et nyt ERP- eller lukkestyringsværktøj og har brug for, at roller, overleveringer og beslutninger er aftalt, før opgaveejere og frister sættes op
• Controlleren og FP&A er uenige om, hvordan udsvingsforklaringer produceres, så analysetrinnet og dets sløjfe tilbage skal være eksplicit og have en ejer
• En revisor eller CFO'en har bedt om en dokumenteret beskrivelse af, hvordan månedsafslutningen køres, gennemgås og godkendes, adskilt fra den bredere koncernrapporteringscyklus

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres økonomifunktion

   Erstat Controller, Finansbogholder, Kreditor- og debitorteams, FP&A og CFO med de roller, I reelt har. I en mindre virksomhed er controlleren ofte den samme person som finansbogholderen, og der er måske ingen selvstændig FP&A-funktion: læg de baner sammen frem for at tegne en overlevering, der aldrig sker. Uanset hvad I ellers lægger sammen, så hold den, der bogfører posteringer, og den, der godkender dem, i hver sin bane.

2. Udsend kalenderen med en dag og et klokkeslæt på hver opgave

   Hæng jeres egen kalender på det indledende trin. Diagrammets kommentar bruger dagnumre som et pladsholdermønster, for eksempel dag 1 cut-off, dag 3 afstemninger gennemgået, dag 5 pakken udsendt; erstat dem med jeres reelle lukketidsplan, og giv hver opgave en ejer og et klokkeslæt, ikke kun en dag, så dag 3 kl. 9 læses som en deadline, og dag 3 alene læses som et håb.

3. Skriv jeres regel for sene poster og skøn

   Skriv, hvad der sker, når kreditor, debitor, løn, anlægsaktiver eller lager har en post udestående ved cut-off: hvem der må skønne og periodisere den, hvad reglen for tilbageførsel er i næste periode, og hvor mange dage et delregnskab kan være forsinket, før det påvirker hele kalenderen. En afslutning, der venter på den allersidste faktura, før den går videre, er en afslutning helt uden cut-off.

4. Sæt jeres tolerancer for koncernmellemværender og afstemning

   Sæt reelle tal på de to sløjfer, der æder de fleste af en afslutnings dage: en værdi, hvorunder en koncerndifference afskrives centralt i stedet for at blive forfulgt hos modpartsselskabet, og en aldersgrænse, hvorefter en åben afstemningspost eskaleres i stedet for at blive rullet uændret videre til næste måned.

5. Sæt reglen for postering og en godkender nummer to

   Beslut det beløb, hvorover en postering kræver en godkender nummer to, og navngiv de posttyper, der altid får ekstra kontrol uanset beløb, såsom manuelle posteringer på likvider, omsætning, hensættelser eller reserver. Skriv, hvem der må godkende sin egen finansbogholders posteringer, og bekræft, at det ærlige svar er ingen.

6. Definér udsvingsgrænsen og godkendelsesreglen

   Sæt den procentsats eller det beløb mod budget, der gør en forklaring obligatorisk frem for valgfri, og aftal, hvad CFO'ens godkendelse reelt blokerer: går en afvist pakke kun tilbage til FP&A til analyse, eller kan den genåbne posteringer og saldobalancens lås. Skriv begge regler ind på diagrammet, før nogen behandler godkendelsesbeslutningen som en formalitet.

7. Gennemgå det mod sidste måneds afslutning, og log hullerne

   Tag sidste måneds faktiske afslutning, og følg den gennem diagrammet sammen med controlleren, finansbogholderen og FP&A, og markér hvert sted, hvor det virkelige forløb afveg fra det tegnede, eller hvor et trin blev sprunget over under tidspres. Læg det, I finder, ind i problemregister-trinnet, så samme forsinkelse bliver til en kalenderændring frem for endnu et gentaget fund næste måned.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består månedsafslutningen af?

Lukkekalenderen udsendes for perioden. Kreditor- og debitor-delregnskaberne cut-off'es, og løn, lager og anlægsaktiver bekræftes lukket; alt udestående bliver rykket for og estimeret i stedet for at blive stående åbent. Finansbogholderen bogfører periodiseringer og forudbetalinger og afstemmer derefter koncernmellemværender, idet enhver difference afklares med modpartsselskabet. Bank- og balanceafstemninger udarbejdes, og enhver afstemningspost undersøges, og afstemningen laves om, indtil den udlignes. Posteringerne går til controlleren til godkendelse eller korrektion, hvorefter saldobalancen låses og registreres. FP&A analyserer udsving mod budget, rykker for en forklaring på alt uforklaret, og udarbejder derefter ledelsesrapporteringen. CFO'en godkender den til frigivelse eller sender den tilbage til omarbejdning, og de problemer, afslutningen har afsløret undervejs, logges, før perioden kaldes lukket.

Hvordan adskiller månedsafslutningen sig fra regnskabsafslutningen (record to report)?

De er den samme disciplin i to forskellige omfang. Månedsafslutningen, som dette diagram tegner den, er det, ét selskab gør hver måned: udsende kalenderen, cut-off'e sine egne delregnskaber, bogføre sine egne periodiseringer, afstemme sine egne koncernmellemværender, afstemme balancer, få posteringer godkendt og producere en ledelsesrapportering, som selskabets egen CFO godkender. Regnskabsafslutningen (record to report) er den bredere cyklus ovenover, der tilføjer konsolidering af flere selskaber, eliminering af koncernmellemværender på tværs af koncernen, valutaomregning, en koncernniveau-udsvingsgennemgang og de lovpligtige noter, der indgår i det aflagte regnskab. I en enkeltstående virksomhed er de to tæt på at være det samme. I en koncern er dette diagrams trin det, hvert selskab bidrager med, før record to reports gennemgang på controllerniveau samler dem, hvilket er grunden til, at et koncernmellemværende, der ikke stemmer her, bliver til et elimineringsproblem for koncernen der.

Hvor lang tid bør en månedsafslutning tage?

Der findes ikke noget universelt mål, og det tal, der betyder noget, er, hvor dagene reelt går hen, ikke totalen. En afslutning, der bliver hurtigt færdig ved at springe afstemningen over eller forhaste godkendelsen, er ikke rigtig færdig. Følg, hvor mange kalenderdage der går tabt med at vente på, at et delregnskab cut-off'es rent, hvor mange der går tabt inde i koncern- eller afstemningssløjferne, og hvor mange der går tabt, fordi gennemgangen af posteringer eller udsvingsforklaringen først begynder, efter tallene allerede er cirkuleret uformelt. Aftal jeres egen måldag for kalenderen, og mål konsekvent op mod den, og betragt en skridende måldag som en grund til at se på, hvilket trin i dette diagram der optager forsinkelsen, ikke som en grund til at presse gennemgangen sammen til sidst.

Hvem bør godkende posteringer og afstemninger ved månedsafslutningen?

En anden end den, der har udarbejdet dem, og med det underliggende bilag foran sig frem for kun totalen. Det sædvanlige mønster er, at finansbogholderen udarbejder og bogfører rutineposteringer, controlleren gennemgår og godkender dem, og en navngiven godkender nummer to skriver under på alt over en aftalt værdi eller af en følsom type, såsom en manuel postering på likvider, omsætning, hensættelser eller reserver. Den samme adskillelse gælder for afstemninger: den, der udarbejder, er ikke den, der gennemgår. Det betyder noget, både for at fange reelle fejl, og fordi det er det, en intern eller ekstern revisor tjekker først, når de stikprøver afslutningen, så godkendelsen skal registreres et sted, der kan findes frem sammen med posteringen, og ikke ligge i en mailtråd, ingen arkiverer.

Hvad kigger en revisor efter i en månedsafslutning?

Bevis for, at processen på papiret er den proces, der faktisk blev kørt: en udsendt kalender med reelle datoer frem for en skabelon, ingen følger, delregnskaber, der reelt er cut-off'et på den angivne dag frem for justeret bagefter, afstemningsposter, der faktisk er udlignet eller forklaret frem for den samme saldo rullet videre måned efter måned, posteringer med en synlig udarbejder og en anden godkender, og en udsvingsanalyse, der forklarer bevægelsen frem for blot at gentage den. Problemregistret betyder også noget: en revisor, der ser det samme fund gå igen uadresseret, læser det som en kontrol, der findes på papiret, ikke i praksis. Intet af dette gør i sig selv en afslutning compliant; de konkrete krav afhænger af jeres egne procedurer og, for et børsnoteret selskab, dets lovpligtige forpligtelser og interne kontroller, så betragt dette diagram som et udgangspunkt at tilpasse under dem, ikke en erstatning for dem.