Organigramme du processus de clôture de fin de mois (calendrier de signature)
Modèle d'organigramme du processus de clôture de fin de mois : calendrier de clôture, coupure du grand livre auxiliaire, provisions, rapprochement intersociétés, rapprochements, approbation du journal, balance de vérification, analyse…
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de clôture de fin de mois (calendrier de signature) ?
La clôture de fin de mois est la discipline mensuelle que l'enregistrement à rapporter décrit comme un cycle complet : le calendrier publié le premier jour, les grands livres auxiliaires coupés, les ajustements comptabilisés, les soldes rapprochés, les journaux examinés et un pack de gestion signé avant la réinitialisation du calendrier pour le mois suivant. Le graphique ci-dessous suit une clôture du calendrier envoyé aux équipes AP/AR, au comptable du grand livre, au contrôleur, au FP&A et au CFO, jusqu'au journal des problèmes qui alimente le calendrier du mois suivant. Il est rédigé pour une seule entité gérant son propre cycle mensuel : un ensemble de grands livres auxiliaires, une balance de vérification, un pack, et non pour un groupe consolidant plusieurs d'entre eux.
Ce graphique s'arrête au pack de gestion interne. Il ne prend pas en compte la consolidation, l'élimination et la conversion des devises entre plusieurs entités, ni les informations statutaires et l'audit externe qui transforment la clôture de la direction en états financiers déposés ; ce cycle plus large, au niveau du groupe, est cartographié séparément en tant que processus d'enregistrement à rapport, et les étapes de calendrier, de coupure et de rapprochement de cette page sont la contribution d'une entité à celui-ci. Cela s'arrête également avant que les chiffres ne quittent les finances : la rédaction des états financiers statutaires eux-mêmes, avec leurs notes d'information et l'approbation de l'auditeur externe, est un processus d'information financière distinct que ce tableau confie plutôt qu'il n'exécute. Il est important de garder cette limite visible, car un contrôleur qui tente d'exécuter la consolidation et la divulgation dans le calendrier de clôture mensuel est généralement la raison pour laquelle le calendrier glisse.
Quatre décisions portent le processus. « Objets en retard en souffrance ? » décide si une facture ou une feuille de temps manquante vaut la peine de conserver la totalité, et la réponse est normalement non : estimez et vérifiez plus tard. « Les soldes intersociétés correspondent ? » et « Rapprochement des éléments effacés ? » sont les deux boucles qui consomment la majeure partie des jours réels de clôture, car un élément non soldé ne se résout pas entre une révision et la suivante. « Entrée du journal approuvée ? » se trouve volontairement avec le contrôleur plutôt qu'avec le préparateur, donc personne ne révise sa propre publication. Les étapes d'écart et de signature bouclent la boucle dans l'autre sens : un écart budgétaire que personne ne peut expliquer est un constat, pas une formalité, et l'approbation du DAF est une véritable porte qui peut renvoyer le paquet, c'est pourquoi le tableau se termine par une refonte ainsi que par une période fermée.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq couloirs (contrôleur financier, comptable du grand livre, équipes AP/AR, FP&A et CFO) répartis en sept phases : calendrier de clôture, clôture du grand livre auxiliaire, ajustements et intersociétés, rapprochement, revue et balance de vérification, analyse et reporting, et approbation et clôture
- Un message « Objets en retard en attente ? » décision juste après la date limite, de sorte qu'une facture ou une feuille de temps en retard soit recherchée et estimée plutôt que de maintenir toute la clôture ouverte pour une écriture secondaire manquante
- La boucle inter-sociétés : 'Correspondance les soldes inter-sociétés' alimentant un 'Rapprochement des soldes inter-sociétés ?' décision, dont la branche de mise en correspondance passe par la propre enquête du responsable du traitement avec l'entité contrepartie avant que la mise en correspondance ne soit tentée à nouveau
- La boucle rapprochement-exception dans la file des équipes AP/AR : 'Préparer les rapprochements bancaires et de bilan' alimentant 'Rapprochement des postes rapprochés ?', où les postes non soldés retournent pour être instruits et le rapprochement est à nouveau préparé avant d'être rapproché
- Une porte de révision du journal appartenant au contrôleur plutôt qu'au préparateur, « Entrée du journal approuvée ? » avec une boucle de correction et de soumission, suivie du verrouillage et de l'enregistrement de la balance de vérification comme sa propre étape de document
- Analyse et validation avec une conséquence réelle : un « Écart budgétaire expliqué ? » revenir au FP&A lorsque le pilote n'est pas encore connu, un pack de gestion que le directeur financier peut approuver ou renvoyer pour retravailler, et un registre des problèmes clôturés qui boucle la boucle dans le calendrier du mois suivant
Quand utiliser ce modèle
- Vous documentez la clôture mensuelle pour la première fois et la version d'aujourd'hui est une liste de contrôle d'une feuille de calcul sans propriétaires ni points de révision.
- La clôture continue de dépasser son jour cible et vous devez voir si elle se bloque à la date limite du grand livre auxiliaire, au niveau d'une boucle intersociétés ou de rapprochement, ou lors de la revue du journal.
- Vous configurez des tâches de clôture dans un nouvel ERP ou un outil de gestion de proximité et vous avez besoin des rôles, des transferts et des décisions convenus avant la définition des propriétaires de tâches et des dates d'échéance.
- Le contrôleur et le FP&A ne sont pas d'accord sur la manière dont les explications des écarts sont produites. L'étape d'analyse et son bouclage doivent donc être explicites et appropriés.
- Un auditeur ou le directeur financier a demandé une description documentée de la façon dont la clôture mensuelle est effectuée, examinée et signée, distincte du cycle de reporting plus large du groupe.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies en votre équipe financière
Remplacez le contrôleur financier, le comptable du grand livre, les équipes AP/AR, FP&A et CFO par les rôles que vous avez réellement. Dans une petite entreprise, le contrôleur est souvent le comptable du grand livre et il se peut qu'il n'y ait pas de fonction FP&A distincte : fusionner ces lignes plutôt que d'effectuer un transfert qui ne se produit jamais. Quoi que vous fusionniez, gardez la personne qui publie les journaux et celle qui les approuve dans des voies différentes.
Publier le calendrier avec un jour et une heure pour chaque tâche
Attachez votre propre calendrier à l’étape d’ouverture. Le commentaire du graphique utilise les numéros du jour comme modèle d'espace réservé, par exemple la date limite du premier jour, les rapprochements du troisième jour examinés, le pack du cinquième jour émis ; remplacez-les par votre emploi du temps vraiment serré et attribuez à chaque tâche un propriétaire et une heure de la journée, pas seulement une journée, de sorte que le troisième jour à 9 heures du matin se lit comme une date limite et le troisième jour à lui seul se lit comme un espoir.
Rédigez votre article en retard et votre règle d'estimation
Indiquez ce qui se passe lorsque AP, AR, paie, stock ou immobilisations ont un élément en suspens à la date limite : qui peut l'estimer et l'accumuler, quelle est la règle d'annulation pour la période suivante et combien de jours un sous-grand livre peut être en retard avant que l'ensemble du calendrier ne soit affecté. Une clôture qui attend chaque dernière facture avant de passer à autre chose est une clôture sans aucune limite.
Définissez vos tolérances intersociétés et de rapprochement
Mettez des chiffres réels sur les deux boucles qui consomment le plus de clôture : une valeur en dessous de laquelle une différence intersociétés est radiée de manière centralisée plutôt que recherchée avec l'entité de contrepartie, et une limite de vieillissement au-delà de laquelle un élément de rapprochement ouvert est escaladé plutôt que reporté sans être touché au mois suivant.
Définir la règle d'approbation du journal et de deuxième approbateur
Décidez de la valeur au-dessus de laquelle un journal a besoin d'un deuxième approbateur et nommez les types d'écritures qui font toujours l'objet d'un examen plus approfondi, quelle que soit leur valeur, comme les écritures manuelles sur l'encaisse, les revenus, les provisions ou les réserves. Indiquez qui peut approuver les publications de son propre comptable du grand livre et confirmez que la réponse honnête est personne.
Définir le seuil de variance et la règle d'approbation
Définissez le pourcentage ou la valeur par rapport au budget qui rend une explication obligatoire plutôt que facultative, et convenez de ce que l'approbation du directeur financier bloque réellement : un pack rejeté retourne-t-il au FP&A pour analyse uniquement, ou peut-il rouvrir les journaux et le verrouillage de la balance de vérification. Écrivez les deux règles sur le tableau avant que quiconque ne traite la décision d'approbation comme une formalité.
Comparez-le à la clôture du mois dernier, puis enregistrez les écarts
Prenez la clôture réelle du mois dernier et tracez-la dans le graphique avec le contrôleur, le comptable du grand livre et le FP&A, en marquant chaque point où la séquence réelle différait de celle tracée ou où une étape a été sautée sous la pression du temps. Introduisez ce que vous trouvez dans l'étape d'enregistrement des problèmes afin que le même dérapage devienne un changement de calendrier plutôt qu'une découverte répétée le mois prochain.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes du processus de clôture de fin de mois ?
Le calendrier de clôture est publié pour la période. Les sous-livres AP et AR sont coupés et la paie, les stocks et les immobilisations sont confirmés fermés ; tout ce qui est exceptionnel est recherché et estimé plutôt que laissé ouvert. Le comptable du grand livre comptabilise les régularisations et les paiements anticipés, puis fait correspondre les soldes intersociétés, résolvant ainsi tout écart avec l'entité contrepartie. Les rapprochements bancaires et de bilan sont préparés, tout élément de rapprochement étant étudié et le rapprochement refait jusqu'à ce qu'il soit réglé. Les journaux sont transmis au contrôleur pour approbation ou correction, puis la balance de vérification est verrouillée et enregistrée. FP&A analyse les écarts par rapport au budget, recherche une explication pour tout ce qui est inexpliqué, puis rédige le pack de gestion. Le directeur financier approuve sa publication ou le renvoie pour retravailler, et les problèmes clôturés détectés en cours de route sont enregistrés avant que la période ne soit clôturée.
En quoi la clôture de fin de mois est-elle différente d'un enregistrement à un rapport ?
Il s’agit de la même discipline dans deux domaines différents. La clôture de fin de mois, telle que le dessine ce graphique, est ce qu'une entité fait chaque mois : publier le calendrier, supprimer ses propres livres auxiliaires, comptabiliser ses propres régularisations, faire correspondre ses propres soldes intersociétés, rapprocher, faire approuver les journaux et produire un dossier de direction approuvé par son propre directeur financier. L'enregistrement au rapport est le cycle plus large au-dessus, ajoutant la consolidation de plusieurs entités, l'élimination des soldes intersociétés au sein du groupe, la conversion des devises, un examen des flux au niveau du groupe et les informations statutaires qui entrent dans les états financiers déposés. Dans une entreprise à entité unique, les deux sont proches de la même chose. Dans un groupe, les étapes de ce graphique correspondent à la contribution de chaque entité avant que l'examen au niveau du contrôleur de l'enregistrement dans le rapport ne les rassemble, c'est pourquoi une paire intersociétés déséquilibrée ici devient ici un problème d'élimination de groupe.
Combien de temps doit prendre une clôture de fin de mois ?
Il n’y a pas d’objectif universel, et le nombre qui compte est la destination réelle des jours plutôt que le total. Une clôture qui se termine rapidement en sautant la réconciliation ou en précipitant la signature n’est pas vraiment terminée. Suivez le nombre de jours calendaires perdus en attendant qu'un grand livre auxiliaire soit coupé proprement, combien sont perdus dans les boucles intersociétés ou de rapprochement, et combien sont perdus parce que la revue du journal ou l'explication des écarts ne commence qu'après que les chiffres ont déjà été diffusés de manière informelle. Convenez de votre propre jour cible pour le calendrier et mesurez-le de manière cohérente, et traitez un objectif glissant comme une raison pour examiner quelle étape de ce graphique absorbe le retard plutôt que comme une raison pour compresser l'examen à la fin.
Qui doit approuver les écritures de journal et les rapprochements en fin de mois ?
Quelqu'un d'autre que celui qui les a préparés, regardant le planning annexe plutôt que le seul total. Le modèle habituel est que le comptable du grand livre prépare et enregistre les écritures de routine, que le contrôleur les examine et les approuve, et qu'un deuxième approbateur désigné approuve tout ce qui dépasse une valeur convenue ou de type sensible, comme une écriture manuelle dans la trésorerie, les revenus, les provisions ou les réserves. La même séparation s'applique aux rapprochements : le préparateur n'est pas le réviseur. Cela est important à la fois pour détecter les erreurs authentiques et parce que c'est ce qu'un auditeur interne ou externe vérifie en premier lorsqu'il échantillonne la clôture, de sorte que l'approbation doit être enregistrée dans un endroit récupérable à côté de l'entrée, et non laissée dans un fil de discussion de courrier électronique que personne n'archive.
Que recherche un auditeur lors d’une clôture de fin de mois ?
Preuve que le processus sur papier est le processus qui s'est réellement déroulé : un calendrier publié avec des dates réelles plutôt qu'un modèle que personne ne suit, des livres auxiliaires véritablement coupés le jour indiqué plutôt qu'ajustés après coup, un rapprochement des éléments réellement compensés ou expliqués plutôt que le même solde reporté mois après mois, des journaux avec un préparateur visible et un approbateur différent, et une analyse des écarts qui explique le mouvement plutôt que de le reformuler. Le registre des problèmes est également important : un auditeur qui voit le même constat se reproduire sans y répondre le lit comme un contrôle qui existe sur papier et non dans la pratique. Rien de tout cela ne suffit à lui seul à rendre un proche conforme ; les exigences spécifiques dépendent de vos propres procédures et, pour une entreprise publique, de ses obligations légales et de contrôle interne, considérez donc ce tableau comme un point de départ pour vous adapter à celles-ci, et non comme un substitut à celles-ci.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus comptes fournisseurs (cycle AP complet) et passe le relais à Organigramme du processus de reporting financier.
C'est une étape de Clôture financière.
Étape 2: Organigramme du processus de rapprochement comptable
Organigramme du processus de rapprochement comptable : préparation du solde justificatif, résolution des écarts, approbation des corrections et certification indépendante du compte.
Étape 3: Organigramme du processus de clôture de fin de mois (calendrier de signature) Vous êtes ici
Modèle d'organigramme du processus de clôture de fin de mois : calendrier de clôture, coupure du grand livre auxiliaire, provisions, rapprochement intersociétés, rapprochements, approbation du journal, balance de vérification, analyse…
Étape 4: Organigramme du processus de reporting financier
Organigramme du processus de reporting financier pour le rapprochement des entrées de reporting, la consolidation, l'analyse des écarts, l'examen du contrôleur, l'approbation du CFO et le problème du pack de gestion.