Flussdiagramm Monatsabschluss: Kalender bis Freigabe

Was ist flussdiagramm monatsabschluss: kalender bis freigabe?

Der Monatsabschluss ist die monatliche Disziplin, die Record to Report als Gesamtzyklus beschreibt: der am ersten Tag veröffentlichte Kalender, die geschlossenen Nebenbücher, die gebuchten Abschlussbuchungen, die abgestimmten Salden, die geprüften Buchungssätze und ein freigegebenes Managementberichtspaket, bevor der Kalender für den nächsten Monat zurückgesetzt wird. Das Diagramm unten folgt einem Abschluss vom Kalender, der an die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, die Hauptbuchhaltung, die Leitung Rechnungswesen, FP&A und den CFO geht, bis zum Problemregister, das den Kalender des nächsten Monats speist. Es ist für die Einzelgesellschaft geschrieben, die ihren eigenen Monatszyklus fährt: ein Satz Nebenbücher, eine Summen- und Saldenliste, ein Berichtspaket, kein Konzern, der mehrere davon konsolidiert.

Dieses Diagramm endet beim internen Managementberichtspaket. Es umfasst weder die Konsolidierung, Eliminierung und Währungsumrechnung über mehrere Gesellschaften hinweg noch die gesetzlichen Anhangangaben und die externe Prüfung, die aus einem Management-Abschluss einen festgestellten Jahresabschluss machen; dieser breitere Zyklus auf Konzernebene ist getrennt als Record-to-Report-Prozess abgebildet, und die Kalender-, Buchungsschluss- und Abstimmungsschritte dieser Seite sind der Beitrag einer Gesellschaft dazu. Es endet auch, bevor die Zahlen das Rechnungswesen verlassen: Das Aufstellen des Jahresabschlusses selbst, mit seinen Anhangangaben und der Freigabe durch den Abschlussprüfer, ist ein eigenständiger Prozess, an den dieses Diagramm übergibt, statt ihn auszuführen. Diese Grenze sichtbar zu halten ist wichtig, denn eine Leitung Rechnungswesen, die Konsolidierung und Anhangangaben in den Monatsabschlusskalender hineinzieht, ist meist der Grund, warum der Kalender ins Rutschen gerät.

Vier Entscheidungen tragen den Prozess. „Verspätete Belege offen?“ entscheidet, ob eine fehlende Rechnung oder ein fehlender Stundenzettel den ganzen Abschluss aufhalten sollte, und die Antwort lautet normalerweise nein: schätzen und in der Folgeperiode richtigstellen. „Intercompany-Salden stimmen überein?“ und „Abstimmposten geklärt?“ sind die beiden Schleifen, die die meisten tatsächlichen Tage eines Abschlusses verbrauchen, weil sich ein offener Posten nicht von selbst zwischen einer Prüfung und der nächsten löst. „Buchungssätze freigegeben?“ liegt absichtlich bei der Leitung Rechnungswesen statt bei der erstellenden Person, damit niemand die eigene Buchung prüft. Die Abweichungs- und Freigabeschritte schließen den Kreis in die andere Richtung: eine Budgetabweichung, die niemand erklären kann, ist ein Befund und keine Formsache, und die Freigabe durch den CFO ist ein echtes Tor, das das Paket zurückschicken kann, weshalb das Diagramm sowohl in Nacharbeit als auch in einer geschlossenen Periode endet.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Swimlanes (Leitung Rechnungswesen, Hauptbuchhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, FP&A und CFO) über sieben Phasen: Abschlusskalender, Buchungsschluss der Nebenbücher, Abschlussbuchungen und Intercompany, Abstimmung, Prüfung und Summen- und Saldenliste, Analyse und Berichterstattung sowie Freigabe und Abschluss
• Eine Entscheidung „Verspätete Belege offen?“ direkt nach dem Buchungsschluss, sodass eine verspätete Rechnung oder ein verspäteter Stundenzettel nachverfolgt und geschätzt wird, statt den gesamten Abschluss wegen eines fehlenden Nebenbuchpostens offen zu halten
• Die Intercompany-Schleife: „Intercompany-Salden abstimmen“ mündet in die Entscheidung „Intercompany-Salden stimmen überein?“, deren Differenz-Zweig über die eigene Prüfung der Leitung Rechnungswesen mit der Gegenseite läuft, bevor die Abstimmung erneut versucht wird
• Die Ausnahmeschleife der Abstimmung in der Bahn der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung: „Bank- und Bilanzkontenabstimmungen erstellen“ mündet in „Abstimmposten geklärt?“, wo offene Posten zur Untersuchung zurückgehen und die Abstimmung erneut erstellt wird, bevor sie geklärt sein kann
• Ein Freigabetor für Buchungssätze, das bei der Leitung Rechnungswesen liegt und nicht bei der erstellenden Person, „Buchungssätze freigegeben?“ mit einer Korrektur-und-erneut-einreichen-Schleife, gefolgt von der Sperrung und Erfassung der Summen- und Saldenliste als eigenem Dokumentschritt
• Analyse und Freigabe mit einer echten Konsequenz: eine Schleife „Budgetabweichung erklärt?“ zurück an FP&A, wenn der Treiber noch nicht bekannt ist, ein Managementberichtspaket, das der CFO freigeben oder zur Nacharbeit zurückschicken kann, und ein Problemregister des Abschlusses, das die Schleife in den Kalender des nächsten Monats schließt

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie dokumentieren den Monatsabschluss zum ersten Mal, und die heutige Fassung ist eine Tabellen-Checkliste ohne Verantwortliche oder Prüfpunkte
• Der Abschluss verschiebt sich immer weiter über seinen Zieltag hinaus, und Sie müssen sehen, ob er am Buchungsschluss der Nebenbücher, an einer Intercompany- oder Abstimmungsschleife oder bei der Prüfung der Buchungssätze hängen bleibt
• Sie richten Abschlussaufgaben in einem neuen ERP- oder Abschluss-Tool ein und brauchen die abgestimmten Rollen, Übergaben und Entscheidungen, bevor Aufgabenverantwortliche und Termine eingerichtet werden
• Die Leitung Rechnungswesen und FP&A sind sich uneinig, wie Abweichungserklärungen entstehen, sodass der Analyseschritt und seine Rückschleife ausdrücklich geregelt und einem Verantwortlichen zugeordnet sein müssen
• Eine prüfende Person oder der CFO hat eine dokumentierte Beschreibung verlangt, wie der Monatsabschluss durchgeführt, geprüft und freigegeben wird, getrennt vom breiteren Konzernberichtszyklus

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihrem Rechnungswesen um

   Ersetzen Sie Leitung Rechnungswesen, Hauptbuchhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, FP&A und CFO durch die Rollen, die es bei Ihnen wirklich gibt. In einem kleinen Unternehmen ist die Leitung Rechnungswesen oft dieselbe Person wie die Hauptbuchhaltung, und es gibt womöglich keine eigene FP&A-Funktion: Führen Sie diese Bahnen zusammen, statt eine Übergabe zu zeichnen, die nie stattfindet. Was Sie sonst auch zusammenlegen: Halten Sie die Person, die bucht, und die Person, die freigibt, in getrennten Bahnen.

2. Veröffentlichen Sie den Kalender mit Tag und Uhrzeit für jede Aufgabe

   Hängen Sie Ihren eigenen Kalender an den Startschritt. Der Kommentar des Diagramms nutzt Tagesnummern als Platzhaltermuster, zum Beispiel Tag 1 Buchungsschluss, Tag 3 Abstimmungen geprüft, Tag 5 Paket veröffentlicht; ersetzen Sie sie durch Ihren echten Abschlussplan, und geben Sie jeder Aufgabe eine verantwortliche Person und eine Uhrzeit, nicht nur einen Tag, damit „Tag 3, 9 Uhr“ als Termin gelesen wird und „Tag 3“ allein als Hoffnung.

3. Schreiben Sie Ihre Regel für verspätete Posten und Schätzungen

   Legen Sie fest, was geschieht, wenn Kreditoren, Debitoren, Entgeltabrechnung, Bestände oder Anlagevermögen zum Buchungsschluss einen offenen Posten haben: wer schätzen und abgrenzen darf, wie die Stornoregel in der Folgeperiode lautet, und wie viele Tage ein Nebenbuch sich verspäten darf, bevor der gesamte Kalender betroffen ist. Ein Abschluss, der auf die allerletzte Rechnung wartet, bevor er weitergeht, ist ein Abschluss ganz ohne Buchungsschluss.

4. Legen Sie Ihre Toleranzen für Intercompany und Abstimmung fest

   Hinterlegen Sie reale Zahlen an den beiden Schleifen, die die meisten Tage eines Abschlusses verbrauchen: einen Wert, unterhalb dessen eine Intercompany-Differenz zentral ausgebucht statt mit der Gegenseite verfolgt wird, und eine Altersgrenze, nach der ein offener Abstimmposten eskaliert statt unverändert in den nächsten Monat übertragen zu werden.

5. Legen Sie die Freigaberegel und die Zweitfreigabe fest

   Entscheiden Sie den Betrag, oberhalb dessen ein Buchungssatz eine zweite Freigabe braucht, und benennen Sie die Buchungsarten, die unabhängig vom Betrag immer besonders geprüft werden, etwa manuelle Buchungen auf Bank, Umsatz, Rückstellungen oder Rücklagen. Legen Sie fest, wer die eigenen Buchungen der Hauptbuchhaltung freigeben darf, und bestätigen Sie: Die ehrliche Antwort lautet niemand.

6. Definieren Sie die Abweichungsschwelle und die Freigaberegel

   Legen Sie den Prozentsatz oder Betrag gegenüber dem Budget fest, der eine Erklärung verpflichtend statt optional macht, und einigen Sie sich, was die Freigabe des CFO tatsächlich blockiert: Geht ein abgelehntes Paket nur zur Analyse an FP&A zurück, oder kann es Buchungssätze und die Sperrung der Summen- und Saldenliste wieder öffnen. Halten Sie beide Regeln im Diagramm fest, bevor jemand die Freigabeentscheidung als Formsache behandelt.

7. Gehen Sie es gegen den Abschluss des Vormonats durch und protokollieren Sie die Lücken

   Nehmen Sie den tatsächlichen Abschluss des Vormonats und verfolgen Sie ihn mit der Leitung Rechnungswesen, der Hauptbuchhaltung und FP&A durch das Diagramm, und markieren Sie jeden Punkt, an dem der reale Ablauf vom gezeichneten abwich oder ein Schritt unter Zeitdruck übersprungen wurde. Tragen Sie Ihre Befunde in den Schritt des Problemregisters ein, damit dieselbe Verzögerung zu einer Kalenderänderung wird statt zu einem wiederholten Befund im nächsten Monat.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte umfasst der Monatsabschluss?

Der Abschlusskalender wird für die Periode veröffentlicht. Die Nebenbücher für Kreditoren und Debitoren werden zum Stichtag geschlossen, und Entgeltabrechnung, Bestände und Anlagevermögen werden als geschlossen bestätigt; alles Offene wird nachverfolgt und geschätzt, statt offen zu bleiben. Die Hauptbuchhaltung bucht Abgrenzungen und Rechnungsabgrenzungsposten und stimmt danach Intercompany-Salden ab, wobei jede Differenz mit der Gegenseite geklärt wird. Bank- und Bilanzkontenabstimmungen werden erstellt, jeder Abstimmposten wird untersucht, und die Abstimmung wird so lange erneut erstellt, bis er geklärt ist. Die Buchungssätze gehen zur Freigabe oder Korrektur an die Leitung Rechnungswesen, danach wird die Summen- und Saldenliste gesperrt und erfasst. FP&A analysiert die Abweichung gegenüber dem Budget, fragt für alles Ungeklärte nach der Ursache und erstellt danach das Managementberichtspaket. Der CFO gibt es zur Veröffentlichung frei oder schickt es zur Nacharbeit zurück, und die während des Abschlusses gefundenen Probleme werden protokolliert, bevor die Periode als geschlossen gilt.

Worin unterscheidet sich der Monatsabschluss von Record to Report?

Beides ist dieselbe Disziplin in zwei verschiedenen Größenordnungen. Der Monatsabschluss, wie ihn dieses Diagramm zeichnet, ist das, was eine einzelne Gesellschaft jeden Monat tut: den Kalender veröffentlichen, die eigenen Nebenbücher schließen, die eigenen Abgrenzungen buchen, die eigenen Intercompany-Salden abstimmen, abstimmen, Buchungssätze freigeben lassen und ein Managementberichtspaket erstellen, das der eigene CFO freigibt. Record to Report ist der breitere Zyklus darüber, der die Konsolidierung mehrerer Gesellschaften, die Eliminierung von Intercompany-Salden über den Konzern hinweg, die Währungsumrechnung, eine Abweichungsanalyse auf Konzernebene und die gesetzlichen Anhangangaben für den festgestellten Jahresabschluss hinzufügt. In einem Einzelunternehmen sind beide fast dasselbe. In einem Konzern sind die Schritte dieses Diagramms das, was jede Gesellschaft beiträgt, bevor die Prüfung auf Controllerebene von Record to Report sie zusammenführt, weshalb ein hier nicht übereinstimmendes Intercompany-Paar dort zu einem Eliminierungsproblem des Konzerns wird.

Wie lange sollte ein Monatsabschluss dauern?

Es gibt keinen Standard, und die Zahl zählt weniger als das, was dahintersteht. Ein Abschluss, der schnell fertig wird, weil Abstimmung übersprungen oder die Freigabe überstürzt wird, ist nicht wirklich fertig. Verfolgen Sie, wie viele Kalendertage verloren gehen, während auf einen sauberen Buchungsschluss eines Nebenbuchs gewartet wird, wie viele in der Intercompany- oder Abstimmungsschleife verloren gehen, und wie viele verloren gehen, weil die Prüfung der Buchungssätze oder die Abweichungserklärung erst beginnt, nachdem die Zahlen bereits informell verteilt wurden. Legen Sie Ihren eigenen Zieltag für den Kalender fest und messen Sie konsequent daran, und behandeln Sie einen abrutschenden Zieltag als Grund, nachzusehen, welcher Schritt in diesem Diagramm die Verzögerung aufnimmt, statt die Prüfung am Ende zusammenzupressen.

Wer sollte Buchungssätze und Abstimmungen zum Monatsabschluss freigeben?

Jemand anderes als die Person, die sie erstellt hat, und mit dem zugrunde liegenden Beleg vor sich statt nur der Summe. Üblich ist: Die Hauptbuchhaltung erstellt und bucht Routinebuchungen, die Leitung Rechnungswesen prüft und gibt sie frei, und eine benannte zweite Freigabe unterschreibt alles oberhalb eines vereinbarten Werts oder von sensibler Art, etwa eine manuelle Buchung auf Bank, Umsatz, Rückstellungen oder Rücklagen. Dieselbe Trennung gilt für Abstimmungen: Die erstellende Person ist nicht die prüfende. Das zählt sowohl, um echte Fehler zu erkennen, als auch, weil es das Erste ist, was eine interne oder externe Prüfung beim Stichprobentest des Abschlusses kontrolliert, sodass die Freigabe an einer auffindbaren Stelle zusammen mit der Buchung festgehalten werden muss und nicht in einem E-Mail-Verlauf.

Wonach sucht eine prüfende Person im Monatsabschluss?

Nach dem Nachweis, dass der Prozess auf dem Papier auch der Prozess ist, der tatsächlich abgelaufen ist: ein veröffentlichter Kalender mit echten Terminen statt einer Vorlage, der niemand folgt, Nebenbücher, die tatsächlich am genannten Tag geschlossen wurden statt nachträglich angepasst, Abstimmposten, die tatsächlich geklärt oder erklärt sind statt derselbe Saldo, Monat für Monat weitergetragen, Buchungssätze mit sichtbarer erstellender und abweichender freigebender Person, und eine Abweichungsanalyse, die die Bewegung erklärt statt sie nur zu wiederholen. Auch das Problemregister zählt: Eine prüfende Person, die denselben unbehandelten Befund wiederkehren sieht, liest das als Kontrolle, die auf dem Papier existiert, nicht in der Praxis. Nichts davon macht einen Abschluss allein schon konform; die konkreten Anforderungen hängen von Ihren eigenen Verfahren und, bei einer börsennotierten Gesellschaft, von deren gesetzlichen Pflichten und internen Kontrollen ab, sodass Sie dieses Diagramm als Ausgangspunkt zur Anpassung daran behandeln sollten, nicht als Ersatz dafür.