Workflow d’approbation des entrées de journal
Flux de travail d'approbation des entrées de journal pour les vérifications des preuves, l'examen indépendant, la remontée des entrées sensibles, la comptabilisation dans le grand livre et le support d'audit retenu.
Qu'est-ce que le processus workflow d’approbation des entrées de journal ?
Les journaux manuels peuvent être nécessaires à la clôture, mais ils constituent une voie à haut risque pour contourner le flux normal des transactions. Un processus de journalisation utile nécessite donc une justification comptable claire, des preuves à l’appui, un examen indépendant et une remontée des écritures sensibles ou de grande valeur. Un journal ne devrait pas être accepté parce que son débit et son crédit s'équilibrent.
Le flux de travail rend la ségrégation visible. Le préparateur documente l'écriture, un réviseur teste le support et l'exactitude, un contrôleur approuve les écritures qui répondent aux critères de sensibilité ou d'autorité de l'organisation, et le comptable du grand livre publie uniquement un journal approuvé. Le colis conservé permet de retracer l'envoi ultérieurement.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Préparation du journal avec un support complet et une politique comptable avant examen indépendant.
- Une boucle de correction et de resoumission lorsque le réviseur trouve des entrées non prises en charge ou inexactes.
- Transmission de données sensibles ou de grande valeur au contrôleur, suivie d'une comptabilisation dans le grand livre et d'une preuve d'approbation conservée.
Quand utiliser ce modèle
- Vous documentez les contrôles manuels des journaux pour la clôture de fin de mois ou les rapports financiers.
- Le support des journaux, les preuves des évaluateurs et les seuils d'approbation sont incohérents au sein de l'équipe financière.
- Un auditeur a demandé comment le préparateur, le réviseur et l'affiche étaient séparés.
Comment cela fonctionne
Définir un pack de journaux complet
Exigez la justification du journal, les preuves de source, le mappage de compte, la période, le préparateur et tout calcul nécessaire pour qu'une autre personne puisse reproduire l'entrée.
Définir des règles d'entrée sensibles
Utilisez votre politique pour identifier les entrées qui augmentent toujours, telles que certaines écritures de trésorerie, de produits ou de réserves, ainsi que les seuils d'approbation basés sur la valeur.
Préserver les preuves
Conservez ensemble la demande, la révision, l'approbation et la référence de publication afin que le journal puisse être testé sans le reconstruire à partir du courrier électronique.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un workflow d'approbation des écritures de journal ?
Il s'agit de la séquence permettant de préparer un journal pris en charge, de le vérifier de manière indépendante, d'obtenir toute approbation des autorités requise, de le publier dans le grand livre et de conserver les preuves.
Qui doit réviser une entrée de journal ?
Une personne indépendante du préparateur doit examiner la justification, les preuves et l’exactitude comptables. Les entrées sensibles ou de grande valeur peuvent également nécessiter une approbation du contrôleur ou d'un niveau supérieur en vertu de la politique de l'organisation.
Pourquoi conserver les preuves des journaux ?
Les preuves relient une comptabilisation au grand livre à sa justification, ses enregistrements sources et son approbation. Il prend en charge l'examen de clôture financière, l'échantillonnage d'audit et la correction ultérieure si une entrée s'avère inexacte.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus passe le relais à Organigramme du processus de rapprochement comptable.
C'est une étape de Clôture financière.
Étape 1: Workflow d’approbation des entrées de journal Vous êtes ici
Flux de travail d'approbation des entrées de journal pour les vérifications des preuves, l'examen indépendant, la remontée des entrées sensibles, la comptabilisation dans le grand livre et le support d'audit retenu.
Étape 2: Organigramme du processus de rapprochement comptable
Organigramme du processus de rapprochement comptable : préparation du solde justificatif, résolution des écarts, approbation des corrections et certification indépendante du compte.
Étape 3: Organigramme du processus de clôture de fin de mois (calendrier de signature)