Workflow für die Buchungssatzfreigabe

Was ist workflow für die buchungssatzfreigabe?

Manuelle Buchungssätze können zum Abschluss erforderlich sein, sind aber ein risikoreicher Weg außerhalb der normalen Transaktionsabläufe. Ein belastbarer Prozess verlangt deshalb eine klare bilanzielle Begründung, Belege, unabhängige Prüfung und eine Eskalation für sensible oder betragsmäßig hohe Buchungen. Ein Buchungssatz darf nicht allein deshalb durchgehen, weil Soll und Haben ausgeglichen sind.

Der Workflow macht die Funktionstrennung sichtbar. Die erstellende Person dokumentiert den Satz, eine prüfende Person testet Nachweise und Richtigkeit, der Controller gibt Buchungen frei, die Sensitivitäts- oder Vollmachtskriterien erfüllen, und die Hauptbuchhaltung bucht nur freigegebene Sätze. Das aufbewahrte Paket ermöglicht die spätere Rückverfolgung.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Vorbereitung des Buchungssatzes mit einem Kontrollpunkt für vollständige Nachweise und Einhaltung der Rechnungslegungsrichtlinie vor der unabhängigen Prüfung.
• Eine Schleife zum Korrigieren und erneuten Einreichen, wenn die prüfende Person unbelegte oder fehlerhafte Buchungen feststellt.
• Eskalation sensibler oder hoher Beträge an den Controller, anschließende Hauptbuchbuchung und aufbewahrte Freigabenachweise.

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie dokumentieren Kontrollen für manuelle Buchungssätze im Monatsabschluss oder in der Finanzberichterstattung.
• Belege, Prüfnachweise und Freigabeschwellen für Buchungssätze werden im Finanzteam uneinheitlich gehandhabt.
• Eine prüfende Person fragt, wie Erstellung, Prüfung und Buchung voneinander getrennt werden.

So funktioniert es

1. Vollständiges Buchungspaket definieren

   Verlangen Sie Buchungsbegründung, Quellenbelege, Kontenzuordnung, Periode, erstellende Person und jede Berechnung, die eine andere Person zur Reproduktion des Satzes benötigt.

2. Regeln für sensible Buchungen setzen

   Nutzen Sie Ihre Richtlinie, um stets zu eskalierende Buchungen wie bestimmte Bank-, Umsatz- oder Rückstellungsbuchungen sowie wertabhängige Freigabegrenzen festzulegen.

3. Nachweise zusammenhalten

   Bewahren Sie Antrag, Prüfung, Freigabe und Buchungsreferenz gemeinsam auf, damit der Buchungssatz ohne Rekonstruktion aus E-Mails geprüft werden kann.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Workflow für die Buchungssatzfreigabe?

Er umfasst die Vorbereitung eines belegten Buchungssatzes, seine unabhängige Prüfung, jede erforderliche Vollmachtsfreigabe, die Buchung im Hauptbuch und die Aufbewahrung der Nachweise.

Wer sollte einen Buchungssatz prüfen?

Eine von der erstellenden Person unabhängige Rolle sollte bilanzielle Begründung, Nachweise und Richtigkeit prüfen. Sensible oder betragsmäßig hohe Buchungen können nach der Richtlinie zusätzlich eine Controller- oder höhere Freigabe benötigen.

Warum müssen Buchungsnachweise aufbewahrt werden?

Sie verbinden die Hauptbuchbuchung mit Begründung, Quelldaten und Freigabe. Das unterstützt Abschlussprüfung, Auditstichproben und spätere Korrekturen, falls sich ein Satz als fehlerhaft erweist.