Flujo de aprobación de asientos contables
Flujo de aprobación de asientos contables para comprobar evidencias, revisar de forma independiente, escalar asientos sensibles, contabilizar y conservar soporte de auditoría.
¿Qué es flujo de aprobación de asientos contables?
Los asientos manuales pueden ser necesarios durante el cierre, pero son una vía de alto riesgo alrededor del flujo normal de transacciones. Por eso, un proceso de asientos útil exige un fundamento contable claro, evidencia de soporte, revisión independiente y escalado de partidas sensibles o de alto importe. Un asiento no debe aprobarse solo porque sus cargos y abonos sumen lo mismo.
El flujo hace visible la segregación. Quien prepara documenta el asiento, un revisor comprueba el soporte y la exactitud, el controller aprueba los asientos que cumplen los criterios de sensibilidad o autoridad de la organización y el contable del libro mayor solo contabiliza un asiento aprobado. El expediente conservado permite rastrear después la contabilización.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Preparación del asiento con una puerta de soporte completo y política contable antes de la revisión independiente.
- Un ciclo de corrección y nueva presentación cuando el revisor encuentra asientos sin soporte o inexactos.
- Escalado de partidas sensibles o de alto importe al controller, seguido de contabilización y conservación de evidencia de aprobación.
Cuándo usar esta plantilla
- Está documentando controles de asientos manuales para el cierre mensual o los informes financieros.
- El soporte de asientos, la evidencia de revisión y los umbrales de aprobación son inconsistentes dentro del equipo financiero.
- Un auditor ha preguntado cómo se mantienen separados quien prepara, revisa y contabiliza los asientos.
Cómo funciona
Defina un expediente completo de asiento
Exija el fundamento del asiento, evidencia de origen, mapeo de cuentas, período, preparador y todo cálculo necesario para que otra persona pueda reproducirlo.
Fije reglas para asientos sensibles
Use su política para identificar partidas que siempre escalan, como determinados registros de caja, ingresos o reservas, además de los umbrales de aprobación por importe.
Conserve la evidencia
Guarde juntas la solicitud, la revisión, la aprobación y la referencia de contabilización para que el asiento pueda comprobarse sin reconstruirlo desde el correo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un flujo de aprobación de asientos contables?
Es la secuencia para preparar un asiento respaldado, comprobarlo de forma independiente, obtener la aprobación de autoridad necesaria, contabilizarlo en el libro mayor y conservar la evidencia.
¿Quién debe revisar un asiento contable?
Alguien independiente de quien lo prepara debe revisar el fundamento contable, la evidencia y la exactitud. Los asientos sensibles o de alto importe también pueden requerir aprobación del controller o de un nivel superior según la política.
¿Por qué conservar la evidencia de un asiento?
La evidencia conecta una contabilización con su fundamento, registros de origen y aprobación. Sirve para la revisión de cierre, el muestreo de auditoría y una corrección posterior si el asiento resulta inexacto.