Organigramme du processus d'enregistrement à rapport (de la date limite à la…
Organigramme du processus d'enregistrement pour rapporter la clôture de fin de période : coupure du grand livre auxiliaire, provisions, rapprochement intersociétés, rapprochements de bilan, approbation du journal, consolidation, revue…
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus d'enregistrement à rapport (de la date limite à la… ?
Presque toutes les clôtures sont en retard pour la même raison, et ce n'est pas le volume des transactions. Les premiers jours sont consacrés à déterminer si les comptes auxiliaires sont réellement fermés. Oracle Payables est toujours en train de saisir les factures, la paie a enregistré une correction après la date limite et le décompte des stocks n'a pas été valorisé, de sorte que l'équipe du grand livre s'accumule par rapport à un nombre mobile, puis s'accumule à nouveau lorsqu'il arrête de bouger. Le reste du retard est une révision qui arrive trop tard pour changer quoi que ce soit : des rapprochements préparés le cinquième jour et révisés le neuvième jour, un commentaire de flux écrit à partir de chiffres que personne n'a encore remis en question, et une pile de journaux de haut niveau publiés au niveau du groupe parce qu'il n'y avait pas le temps de remettre le correctif dans le grand livre de l'entité. Une clôture qui prend douze jours contient rarement douze jours de travail. Il contient trois jours de travail, une file d'attente et un cycle de révision qui commence une fois que les chiffres ont déjà atteint le tableau.
Ce graphique commence là où s'arrêtent les sous-livres. Les comptes créditeurs (entrée, rapprochement, file d'attente d'exceptions, exécution de paiement) constituent sa propre fonction et sa propre carte chez /fr/templates/organigramme-processus-comptes-fournisseurs, et la facturation, le contrôle du crédit, la relance et les demandes de paiement se trouvent chez /fr/templates/organigramme-processus-comptes-clients. Les deux flux enregistrent à signaler ; ni l’un ni l’autre n’en fait partie. La ligne est la date limite : une fois que les comptes créditeurs ont clôturé leur grand livre pour la période, ce processus possède la provision du grand livre général pour l'arriéré des comptes créditeurs toujours conservé à la date limite, et non les factures qu'il contient. Le cycle d'achat en amont, de la demande d'achat en passant par le bon de commande et la réception des marchandises, est couvert par /fr/templates/modele-de-flux-de-processus-procure-to-pay-p2p. Le graphique ne donne pas non plus d'assurance. Vérifier si la clôture a été effectuée comme documenté est un audit, et ce cycle de vie (programme, indépendance, travail sur le terrain, conclusions, mesures correctives, vérification) se déroule chez /fr/templates/modele-d-organigramme-du-processus-d-audit-interne et /fr/templates/processus-audit. Cette page consiste à faire, pas à vérifier : l'auditeur apparaît ici uniquement comme la raison pour laquelle le classeur fermé doit être récupérable.
Trois décisions que la plupart des procédures écrites de clôture laissent implicites sont tirées explicitement. « Tous les sous-livres ont été fermés à temps ? » est une porte avant que tout cumul ne soit comptabilisé, avec une boucle de retour vers les propriétaires, car le cumul sur les grands livres encore ouverts est ce qui rend le premier passage des chiffres jetable. "Éléments de rapprochement apurés ?" sépare un rapprochement qui solde de celui qui est terminé : la branche des postes non soldés envoie l'écart à étudier et le rapprochement à préparer à nouveau, plutôt que de laisser une explication se dérouler intacte pendant six mois. Et « Ajustement après clôture requis ? » entraîne une conséquence réelle : une écriture matérielle signifie « Rouvrir la période et comptabiliser l'écriture », qui reboucle sur « Verrouiller la balance » et relance la consolidation et la revue des flux, tandis qu'une écriture immatérielle va sur la synthèse des écarts non ajustés. L'approbation est également une décision : « Résultats approuvés pour publication ? » peut être retenu, c'est pourquoi le dossier se termine par un dépôt différé ainsi qu'une période fermée. Tout ce qui se trouve après le verrouillage se trouve également volontairement dans des voies différentes : la consolidation, la revue des flux, le pack de gestion et les relevés sont préparés par des personnes qui n'ont pas posté les entrées.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq couloirs (propriétaires du grand livre secondaire, comptable du grand livre, contrôleur financier, reporting du groupe et directeur financier) répartis en six phases : coupure, ajustements, rapprochement et révision, consolidation et analyse, reporting, et signature et archivage.
- Coupure comme limite contrôlée : « Couper et clôturer les sous-livres » effectué par les propriétaires des dettes, des créances, de la paie, des dépenses, des immobilisations et des stocks, puis un « Tous les sous-livres fermés à temps ? » porte qui revient vers eux au lieu de laisser la clôture se dérouler sur un grand livre ouvert.
- Ajustements et intersociétés : « Comptabiliser les régularisations, les acomptes et les provisions » dans la voie du grand livre, suivi de « Rapprocher les soldes intersociétés » et « Les soldes intersociétés sont d'accord ? » décision, dont la branche de déséquilibre passe par "Résoudre le différend avec la contrepartie" et revient à l'appariement.
- La boucle d'exception de rapprochement : "Préparer les rapprochements de bilan" alimentant "Éléments de rapprochement apurés ?", où les postes non soldés vont à "Enquêter sur l'élément de rapprochement" dans la voie du grand livre auxiliaire et le rapprochement est à nouveau préparé avant de pouvoir être révisé.
- Une porte d'approbation pour le grand livre (« Rapprochements et pièces approuvés ? » avec un chemin de retour « Corriger et soumettre à nouveau la pièce ») puis « Verrouiller la balance de vérification », « Consolider, éliminer et traduire », et une revue de flux dont « Écarts expliqués ? La décision envoie tout ce dont elle ne peut pas tenir compte pour « enquêter sur le mouvement inexpliqué » avant que l'examen ne soit à nouveau exécuté.
- Rapports et signature avec deux terminaisons plutôt qu'une : le pack de gestion et les déclarations statutaires derrière un « Informations complètes et exactes ? » boucle, un message « Ajustement post-fermeture requis ? » branche qui peut rouvrir la période, et les « Résultats approuvés pour la publication ?
Quand utiliser ce modèle
- Vous documentez la clôture de période pour la première fois et la version actuelle est une feuille de calcul de tâches sans propriétaires, dépendances ou points de révision.
- Votre clôture dérive plus tard chaque trimestre et vous devez voir si les jours passent à attendre les grands livres auxiliaires, à effacer les rapprochements ou à réviser les chiffres qui ont déjà circulé.
- Vous migrez vers un nouvel ERP ou un nouvel outil de consolidation, et les heures limites, les seuils d'approbation des journaux et les règles d'élimination doivent être convenus avant que quoi que ce soit ne soit configuré.
- Un auditeur a demandé comment les journaux étaient examinés et où étaient conservés les éléments de preuve, et la réponse honnête pour le moment est que cela dépend de qui les a préparés.
- Vous mettez un terme à un nouveau contrôleur financier ou à une équipe de services partagés et vous avez besoin d'une page indiquant qui fait quoi, dans quel ordre et ce qui bloque quoi.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies en votre fonction financière
Remplacez les propriétaires du grand livre auxiliaire, le comptable du grand livre, le contrôleur financier, le reporting du groupe et le directeur financier par les rôles que vous avez réellement. Dans une entreprise à entité unique, la chaîne hiérarchique du groupe s'effondre dans le contrôleur et la consolidation devient la traduction d'une filiale étrangère, ou disparaît. Dans un centre de services partagés, divisez les propriétaires de sous-livres en équipes qui possèdent véritablement chaque coupure, car la « finance » confirmant la fermeture d'un grand livre n'est personne qui le confirme. Quoi que vous fusionniez, gardez le préparateur et l’approbateur dans des voies différentes.
Publier le calendrier de clôture avec les propriétaires et les horaires
Attachez votre calendrier à l'étape d'ouverture et attribuez à chaque tâche un propriétaire, une date limite avec une heure et ses dépendances. Publiez-le avant la fin de la période plutôt qu'au premier jour, et montrez ce qui est bloqué par quoi : les régularisations attendent la clôture du grand livre auxiliaire, la consolidation attend les balances de vérification des entités verrouillées, le pack de gestion attend la revue des flux. Un calendrier qui répertorie les tâches sans dépendances donne l'impression que le retard est le problème d'une seule personne alors qu'il s'agit du problème de toute la file d'attente en aval.
Écrivez la règle de coupure pour chaque grand livre auxiliaire
Mettez les détails sur l'étape de clôture : la date et l'heure de comptabilisation s'arrêtent pour chaque grand livre, qui la confirme et qu'arrive-t-il à une transaction qui arrive en retard : accumulée maintenant ou imputée à la période suivante. Soyez explicite sur les deux qui sont généralement vagues, les marchandises reçues mais non facturées et les dépenses réclamées après la date limite. Ensuite, décidez qui peut rouvrir un sous-grand livre une fois qu'il a été confirmé fermé, car dans la plupart des systèmes, il s'agit d'une autorisation que plusieurs personnes détiennent discrètement.
Fixez vos propres seuils sur les deux portes d'examen
"Les éléments de rapprochement ont été effacés ?" et « Rapprochements et journaux approuvés ? » sont inertes jusqu'à ce que vous attachiez des chiffres. Définissez des limites chronologiques par type d'élément, une valeur au-dessus de laquelle une différence doit être radiée ou augmentée plutôt que reportée, la valeur du journal qui nécessite un deuxième approbateur et les comptes qui sont examinés à chaque période, quel que soit le mouvement. Indiquez quelles preuves doivent être jointes, car un rapprochement pris en charge uniquement par une autre feuille de calcul ne l'est pas du tout.
Définir ce qui déclenche une réouverture et ce qui ne la déclenche pas
Convenez à l'avance de ce qui rend un ajustement post-clôture suffisamment important pour justifier « Rouvrir la période et comptabiliser l'entrée », qui l'autorise et ce qui doit être réexécuté par la suite : ici, le verrouillage de la balance de vérification, la consolidation et la revue des flux. Énoncez l’alternative tout aussi clairement : les éléments immatériels font l’objet d’une synthèse des différences non ajustées et sont jugés globalement. Notez où la ligne se déplace une fois les comptes émis, car une correction ultérieure constitue un retraitement avec son propre chemin de divulgation.
Parcourez-le avec l'équipe proche, puis publiez une version
Prenez la dernière période comme scénario de test et parcourez le graphique avec le propriétaire du grand livre auxiliaire, le comptable du grand livre, le contrôleur et celui qui gère la consolidation, en marquant chaque point où la séquence réelle différait de celle dessinée. Corrigez la carte en fonction de ce qui se passe plutôt que de ce que prétend la procédure. Publiez ensuite cette révision et conservez les précédentes, et associez-la au calendrier fermé, afin que l'équipe et l'auditeur demandant quelle procédure était en vigueur lisent la même version.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes du processus de déclaration du dossier ?
Fermez les grands livres auxiliaires (dettes, créances, paie, dépenses, immobilisations et inventaire) et confirmez que chacun est fermé plutôt que de le supposer. Comptabilisez les régularisations, les paiements anticipés et les provisions pour ce que ces grands livres n'ont pas saisi. Faites correspondre les soldes intersociétés et résolvez les différences avec l’entité contrepartie. Préparer les rapprochements du bilan et clarifier ou expliquer chaque élément de rapprochement. Demandez à une personne indépendante du préparateur d'approuver les rapprochements et les journaux. Verrouillez la balance de vérification. Consolider le groupe, éliminer les intersociétés et convertir les devises étrangères. Exécutez une revue des flux ou des écarts par rapport au budget et à la période précédente et expliquez les mouvements. Préparer le pack de reporting de gestion, rédiger les déclarations statutaires et examiner les informations fournies. Décidez si un ajustement après clôture est suffisamment important pour rouvrir la période. Obtenez l’approbation, puis archivez le classeur de fermeture. Différents cadres les regroupent différemment (enregistrer, rapprocher, rapporter et analyser est une division commune à quatre) mais l'épine dorsale est la même et les deux étapes les plus souvent ignorées sont l'examen indépendant des revues et des archives.
En quoi l’enregistrement à déclarer est-il différent des comptes créditeurs et des comptes débiteurs ?
Ils se rencontrent à la limite du grand livre auxiliaire. Les comptes créditeurs sont propriétaires des factures fournisseurs depuis leur réception jusqu'à leur rapprochement, leur approbation, la file d'attente des exceptions et le cycle de paiement. Les comptes clients sont responsables de la facturation, du contrôle du crédit, des relances, des litiges et des demandes de trésorerie. Les deux sont des processus continus au niveau des transactions avec leurs propres contrôles et leurs propres cartes, chez /fr/templates/organigramme-processus-comptes-fournisseurs et /fr/templates/organigramme-processus-comptes-clients. L'enregistrement à rapporter est périodique et commence là où ces grands livres s'arrêtent : il prend les sous-grands livres fermés comme indiqués, comptabilise ce qu'ils n'ont pas traités, rapproche les soldes qu'ils produisent et transforme le résultat en chiffres déclarés. L'examen pratique est ce que vous organisez. Si vous recherchez une facture, résolvez un litige ou lancez un cycle de paiement, vous êtes dans un processus de grand livre auxiliaire. Si vous demandez si le solde des comptes créditeurs dans le grand livre général est complet, pris en charge et correctement découpé, vous êtes en état de déclarer, et la réponse dépend de la façon dont le processus du grand livre auxiliaire s'est déroulé.
Combien de temps doit prendre une clôture de fin de période ?
Il n’y a pas de norme et le nombre compte moins que ce qui se cache derrière. Une clôture mensuelle de quatre à six jours ouvrables est généralement considérée comme solide et une clôture à deux chiffres comme lente, mais une clôture de cinq jours obtenue sans rien examiner est pire qu'une clôture de huit jours avec des rapprochements signés derrière elle. Regardez où vont les jours plutôt que le total. Les jours perdus à attendre la fermeture des comptes auxiliaires constituent un problème de discipline. Les jours perdus lors du rapprochement signifient généralement un arriéré d’exceptions reporté des périodes antérieures. Les jours perdus après l’existence des chiffres signifient que la révision est programmée trop tard pour changer quoi que ce soit. Raccourcir une clôture consiste principalement à en retirer le travail (rapprochement des soldes hebdomadaires, rapprochement intersociétés en continu, accord à l'avance sur les régularisations récurrentes) plutôt que de compresser le même travail en moins de soirées tardives.
Qui doit approuver les écritures de journal en fin de période ?
Quelqu’un d’autre que celui qui les a préparés, avec la grille justificative devant lui. La disposition habituelle est que le comptable du grand livre prépare et comptabilise, un contrôleur financier examine et approuve, un deuxième approbateur est requis au-dessus d'une valeur convenue, et tout ce qui est inhabituel (saisies manuelles en espèces, revenus, provisions ou réserves) emprunte un chemin séparé. Deux populations méritent d'être examinées à part : les journaux publiés après la fermeture des livres auxiliaires et les écritures supérieures enregistrées au niveau du groupe après le verrouillage des livres des entités, car c'est là que le remplacement de la direction apparaîtrait si cela se produisait. L'approbation doit être enregistrée quelque part où elle peut être récupérée avec le journal un an plus tard, et non dans un fil de discussion électronique. La question lors de l'audit est rarement de savoir si une entrée a été approuvée ; c'est qui l'a approuvé, quand et contre quelle preuve.
En quoi est-ce différent d’un organigramme de processus d’audit interne ?
L'un effectue la clôture, l'autre la vérifie. Ce graphique représente le cycle opérationnel de l'équipe financière, qui s'étend sur chaque période : coupure, ajustements, rapprochements, approbation du journal, consolidation, reporting et signature. Un audit est un examen indépendant visant à déterminer si cela s'est produit comme documenté, et il prend une forme différente : un programme d'audit, un contrôle d'indépendance, une planification, un travail sur le terrain et un échantillonnage, des conclusions classées et rapportées, des mesures correctives et une vérification du fonctionnement de l'action. Ce cycle de vie est cartographié séparément chez /fr/templates/modele-d-organigramme-du-processus-d-audit-interne, avec une version plus large couvrant les audits internes, de fournisseurs et de certification chez /fr/templates/processus-audit. Les deux se connectent en une seule étape dans ce tableau, « Archiver le classeur de clôture et les preuves » : les rapprochements, le support du journal, les travaux de consolidation et la liste de contrôle de divulgation qui y sont conservés sont exactement ce qu'un auditeur interne ou externe échantillonne, c'est pourquoi l'archivage est une étape du processus plutôt qu'une réflexion après coup.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus de paie (date limite de paiement et de dépôt).
Précède
- Organigramme du processus de paie (date limite de paiement et de dépôt) — Organigramme du processus de paie, de la date limite au paiement : entrées et sorties, heures approuvées, contrôles des écarts, brut-net, examen indépendant avant paiement, financement, dossier bancaire, dépôt statutaire, fiches de paie…