Organigramme du processus de paie (date limite de paiement et de dépôt)

Organigramme du processus de paie, de la date limite au paiement : entrées et sorties, heures approuvées, contrôles des écarts, brut-net, examen indépendant avant paiement, financement, dossier bancaire, dépôt statutaire, fiches de paie…

Utiliser ce modèle

Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de paie (date limite de paiement et de dépôt) ?

La paie est jugée sur un seul résultat que chaque personne dans l'organisation vérifie personnellement, ce qui en fait le processus le moins indulgent qui soit. C’est aussi celui que l’on décrit le plus souvent comme un calcul, alors que presque tout ce qui va mal n’est qu’un calcul. Le moteur applique correctement les tables de taxes. Ce qui casse, c'est en amont. Le dernier jour d'un sortant arrive sur le bulletin de paie une semaine après la course, donc quelqu'un qui n'y travaille plus a été payé et l'argent doit maintenant être restitué. Une promotion convenue verbalement au cours du premier mois est antidatée au quatrième mois, et une seule fiche de paie porte un montant d'arriérés dont personne n'a prévenu l'employé. Un responsable approuve les heures supplémentaires après la date limite, car la date limite n'a jamais été respectée. Et lorsque l'analyse est en retard, la première chose abandonnée est le contrôle des écarts par rapport à la période précédente, qui est le seul contrôle qui aurait détecté les trois. En dessous se trouve le problème structurel : dans une petite équipe, la même personne collecte les entrées, effectue le calcul, approuve le total et transmet le dossier à la banque, et personne en dehors du service de paie n'a vu les chiffres avant que l'argent ne parte.

Ce graphique est le traitement de la paie lui-même (une période, depuis la date limite jusqu'au résultat payé, déposé et comptabilisé) et ce ne sont délibérément pas les processus qui l'alimentent. L'intégration d'un nouvel employé dans le système, avec le contrat, le contrôle du droit au travail, les coordonnées bancaires, le code fiscal et l'inscription à la retraite, appartient au processus d'intégration des employés chez /fr/templates/organigramme-du-processus-d-integration-des-employes, et la séquence du dernier jour, du dernier salaire et de la suppression de l'accès appartient au processus de départ des employés chez /fr/templates/organigramme-du-processus-de-depart-des-employes. Les deux apparaissent ici comme une seule étape, « Collecter les entrées, les sorties et les modifications », car la paie consomme leur production plutôt que de les exécuter. L'absence est la même : le droit, la couverture et l'approbation du responsable sont traités dans le processus de demande de congé chez /fr/templates/organigramme-du-processus-de-demande-de-conge, et ce tableau demande uniquement si l'absence approuvée est arrivée avant la date limite. Les notes de frais des employés sont vérifiées, codées et approuvées dans le processus d'approbation des dépenses chez /fr/templates/organigramme-du-processus-d-approbation-des-depenses, et n'atteignent la paie que si vous remboursez via la fiche de paie plutôt que par un cycle de paiement ; Les paiements des fournisseurs sont une fonction entièrement différente, mappée dans le processus des comptes créditeurs chez /fr/templates/organigramme-processus-comptes-fournisseurs. À l'extrémité, le journal affiché par ce graphique est une entrée pour la clôture de la période, dessinée dans le processus d'enregistrement pour signaler chez /fr/templates/organigramme-du-processus-d-enregistrement-a-rapport-de-la-date-limite-a-la-signature.

Trois choses que la plupart des procédures de paie laissent implicites sont dessinées ici sous forme d'étapes avec des noms. « Révision indépendante avant paiement » se trouve dans sa propre file, détenue par quelqu'un d'autre que la personne qui a préparé l'exécution, et « Révision de contrôle réussie ? » renvoie les erreurs à « Corriger la saisie à la source » plutôt que dans un remplacement saisi directement dans le système de paie. C’est le contrôle de séparation des tâches qu’un auditeur demande, et il s’agit ici d’une étape plutôt que d’un principe. « Paie approuvée et financée ? est tiré comme une seule décision car la course s'arrête si l'une des moitiés échoue : quelqu'un avec une autorité déléguée approuve le coût et la trésorerie confirme que l'argent sera compensé à temps. Une course qui ne peut pas réussir doit aller quelque part, car « Course interrompue et reprogrammée » est une véritable fin plutôt qu'un trou dans le diagramme. Le troisième est le placement. « Soumettre les déclarations légales et les pensions » se trouve à côté du paiement plutôt que dans le rangement ultérieur, puisque la déclaration est due au plus tard le jour de paie, et la branche hors cycle de « Corriger dans un cycle hors cycle ? » y revient au lieu de se terminer, car un paiement supplémentaire comporte son propre rapport, sa fiche de paie et son journal.

Ce que couvre cet organigramme

Dans ce modèle

  • Six couloirs (employé, supérieur hiérarchique, RH, administrateur de la paie, responsable de la paie et finances et trésorerie) répartis en six phases : coupure, collecte des entrées, validation, calcul et contrôle, approbation et paiement, et post-paie.
  • Collecte des entrées tracée sous la forme d'une chaîne de trois transferts sur trois voies plutôt qu'une seule file d'attente : "Collecter les entrées, les sorties et les modifications" des RH, "Soumettre les feuilles de temps, les heures supplémentaires et les dépenses" de l'employé et "Approuver les heures, les heures supplémentaires et les absences" du supérieur hiérarchique, tous testés à "Toutes les entrées reçues avant **cut-off ?**".
  • Un contrôle d'exhaustivité avant un contrôle d'exactitude : tout ce qui manque permet de "Poursuivre ou différer l'entrée manquante" et de revenir au même test de coupure, tandis que "Charger les entrées et exécuter les contrôles de validation" alimente "Écarts **expliqués ?**", dont la branche Inexpliquée boucle sur "Corriger l'entrée à la source" et revalide.
  • Le contrôle de séparation des tâches dessiné comme des étapes réelles plutôt que supposées : le préparateur « Préparer le pack de contrôle de pré-paiement », puis « Révision indépendante de pré-paiement » dans la voie du gestionnaire de paie, puis « Révision de contrôle réussie ? », dont la branche Erreurs trouvées renvoie l'exécution à la correction à la source au lieu d'un remplacement.
  • Agrément et financement maintenus à l'écart du calcul au niveau « Paie approuvée et financée ? », dont l'agence Agréée gère « Communiquer le dossier de paiement à la banque » puis « Soumettre les déclarations statutaires et les pensions » avant « Publier les fiches de paie aux salariés », car la déclaration légale est due au plus tard le jour de paie plutôt que lors du rangement ultérieur.
  • Trois fins et une boucle post-salaire : une course en attente s'arrête à « Course interrompue et reprogrammée » ; sinon, « Enregistrer le journal de paie dans le grand livre » et « Archiver les preuves de traitement de paie » ferment la période avant « Erreur de paie signalée après le jour de paie ? » » est demandé, et sa branche signalée exécute « Évaluer l'erreur et convenir d'un remède » dans « Corriger dans une exécution hors cycle ? », où Hors-cycle renvoie « Exécuter un paiement supplémentaire hors cycle » dans le dépôt, la période suivante part à « Correction reportée à l'exécution suivante », et une période sans rien signalé se termine à « Paie payée, classée et comptabilisée ».

Quand utiliser ce modèle

  • Vous rédigez une SOP de paie ou une description de service pour un fournisseur externalisé et vous avez besoin d'une idée de qui est propriétaire de chaque entrée, qui examine l'exécution et qui débloque l'argent.
  • Une erreur est parvenue à la banque au cours de la dernière période et vous devez montrer au tableau où se trouve le contrôle de pré-paiement, qui le détient et pourquoi il ne l'a pas détecté.
  • La même personne prépare, approuve et publie l'exécution, et vous avez besoin d'une séparation des tâches qui fonctionne en fonction de l'effectif dont vous disposez réellement plutôt que de celui supposé par le cadre de contrôle.
  • La date limite est traitée comme un avis, les contributions tardives arrivent par courrier électronique après le début de l'exécution et vous souhaitez que la date limite et la règle de report soient établies plutôt que renégociées chaque mois.
  • Vous mettez en œuvre ou migrez un système de paie, ou ramenez une paie externalisée en interne, et les transferts, les seuils et les délais de dépôt doivent être spécifiés avant que quoi que ce soit ne soit configuré.

Comment cela fonctionne

  1. Renommez les voies en votre propre organisation

    Remplacez l'employé, le supérieur hiérarchique, les RH, l'administrateur de la paie, le responsable de la paie et les finances et trésorerie par les rôles que vous avez. Les deux voies de paie constituent le point central du graphique, alors ne les fusionnez pas sans décider qui d’autre effectuera l’examen. Si la paie est externalisée, conservez le fournisseur comme une seule voie et ajoutez une voie réservée à la personne qui approuve leur production, car la responsabilité ne part pas avec le traitement. Là où les RH et la paie ne constituent qu’un seul bureau, fusionnez ces voies plutôt que de procéder à un transfert que personne ne fait.

  2. Mettez le calendrier limite dans le graphique

    La « coupure de paie annoncée pour la période » est inerte jusqu'à ce qu'elle porte des dates. Publiez toute l'année en même temps : date limite de saisie, date limite d'approbation, date de financement, jour de paie et date de dépôt pour chaque période, celles décalées par les jours fériés étant marquées. Indiquez ensuite ce qui arrive réellement à une entrée tardive : conservée jusqu'à l'exécution suivante ou traitée hors cycle à un coût que quelqu'un doit autoriser. Un cut-off sans conséquence déclarée est celui que le manager le plus bruyant renégocie chaque mois, et c'est toujours le même manager.

  3. Fixer les seuils d'écart en chiffres

    "Charger les entrées et exécuter des contrôles de validation" a besoin de chiffres avant de signifier quoi que ce soit. La plupart des équipes signalent une évolution du salaire brut par rapport à la période précédente sur un pourcentage et un plancher en espèces ensemble, de sorte qu'un petit salaire ne trébuche pas à chaque heure supplémentaire et qu'un gros salaire ne cache pas une véritable erreur. Réglez-les de manière à ce que le rapport d'exception revienne dans une longueur que quelqu'un puisse réellement lire : deux cents lignes sont lues avec autant d'attention qu'aucune. Nommez ensuite qui efface chaque exception et conservez le rapport effacé, car c'est la preuve que la vérification a été exécutée plutôt que ignorée.

  4. Attribuer à l'examen indépendant un titulaire nommé

    Le contrôle échoue discrètement lorsque le réviseur est nominal. Nommez le rôle plutôt que la personne et assurez-vous que le titulaire est en dehors de la préparation : un responsable financier, le directeur des ressources humaines, le propre évaluateur du fournisseur ou un comptable externe faisant partie d'une petite équipe. Donnez-leur le pack sous une forme avec laquelle ils peuvent discuter et donnez-leur une place dans le calendrier avant la date limite de financement, car un examen effectué dans l'heure précédant la date limite de la banque est une signature plutôt qu'un examen. Décidez ensuite où la signature est enregistrée, puisque c'est cet enregistrement que demande un auditeur.

  5. Joindre vos dates limites de déclaration et de retraite

    « Soumettre les déclarations légales et les pensions » est spécifique à la juridiction et c'est là que les sanctions sont appliquées. Au Royaume-Uni, cela signifie une soumission de paiement intégral au plus tard le jour de paie, un résumé de paiement de l'employeur lorsqu'il est dû et des cotisations de retraite payées dans leur propre fenêtre légale. Écrivez vos propres délais sur l'étape et nommez qui dépose et qui confirme que la soumission a été acceptée plutôt que simplement envoyée. Décidez de ce qui se passe en cas de refus : un retour renvoyé du jour au lendemain, avec un avis non lu, est le moyen le plus courant de non-respect d'un délai par une organisation qui pensait l'avoir respecté.

  6. Acceptez la politique de correction, puis parcourez-la et publiez une version

    Réglez « Correct dans une exécution hors cycle ? avant d'en avoir besoin : le critère de difficulté qui impose un paiement immédiat, qui autorise le coût, et la règle de recouvrement d'un trop-payé, qui est une question juridique plutôt qu'administrative. Ensuite, parcourez le tableau terminé avec un administrateur de la paie, quel que soit le responsable de l'examen, des ressources humaines et de la trésorerie, corrigez-le en fonction de ce qu'ils font réellement plutôt que de ce que dit le manuel, et publiez cette révision tout en conservant les précédentes, afin que quiconque l'ouvre plus tard puisse savoir quelle version il lit.

Questions fréquentes

Quelles sont les étapes d’un processus de paie ?

Une période de paie se déroule ainsi : annoncez la date limite ; collecter les entrées, les sorties et les changements permanents auprès des RH ; collecter les feuilles de temps, les heures supplémentaires, les absences et les éventuelles dépenses remboursées via la fiche de paie, les heures étant validées par le supérieur hiérarchique ; vérifier que chaque entrée est arrivée par coupure et rechercher ou reporter ce qui n'est pas arrivé ; charger les entrées et exécuter des contrôles de validation et d'écart par rapport à la période précédente ; enquêter et corriger tout ce qui est inexpliqué à la source ; calculer le brut au net ; préparer un dossier de contrôle avant paiement et le faire examiner par quelqu'un qui n'a pas préparé l'exécution ; approuver le coût et confirmer le financement ; remettre le dossier de paiement à la banque ; effectuer le dépôt légal, qui au Royaume-Uni est dû au plus tard le jour de paie, et payer les cotisations de retraite dans leur propre fenêtre ; publier les fiches de paie ; comptabiliser le journal de paie dans le grand livre ; et archiver les preuves. Les erreurs détectées après le jour de paie sont motivées par une décision concernant une exécution hors cycle plutôt que d'être reportées par défaut.

Qu’est-ce que la séparation des tâches dans la paie et comment fonctionne-t-elle dans une petite équipe ?

Dans la plupart des organisations, les chiffres de la masse salariale sont consultés par deux ou trois personnes avant que l'argent ne soit transféré, de sorte que l'examen avant le paiement est le seul contrôle extérieur qu'ils reçoivent. La séparation des tâches signifie que la personne qui prépare le run n'est pas celle qui approuve le coût ni celle qui remet le dossier à la banque. Le risque auquel il s’attaque n’est pas seulement la fraude (un employé fictif, un compte bancaire modifié) mais aussi l’erreur de saisie ordinaire qui atteint tous les employés en même temps et est découverte par eux plutôt que par les finances. Dans ce graphique, il s'agit d'une étape, « Examen indépendant avant paiement », plutôt que d'une phrase politique, et ce qu'elle produit est une approbation datée. Les petites équipes ne peuvent pas toujours se diviser en trois, alors divisez les deux qui comptent le plus : celui qui prépare la course ne doit pas débloquer le paiement. Le réviseur n'a pas du tout besoin de figurer dans la paie : un responsable financier, le directeur des ressources humaines ou un comptable externe peut le détenir, à condition de disposer du pack et du temps pour l'utiliser.

En quoi est-ce différent des processus RH qui alimentent la paie ?

Cette page est la course, pas les événements qui la modifient. Le processus d'intégration des employés chez /fr/templates/organigramme-du-processus-d-integration-des-employes couvre la conclusion d'un contrat, la vérification, l'approvisionnement et l'inscription d'une nouvelle recrue ; le processus de départ des employés chez /fr/templates/organigramme-du-processus-de-depart-des-employes couvre le préavis, le transfert, la suppression de l'accès et le salaire final ; et le processus de demande de congé chez /fr/templates/organigramme-du-processus-de-demande-de-conge couvre le droit, la couverture et l'approbation du responsable pour les congés. Tous les trois se terminent là où commence ce tableau, arrivant sous la forme « Collecter les entrées, les sortants et les modifications » ou sous la forme d'absences approuvées testées à « Toutes les entrées reçues avant la date limite ? ». Les notes de frais sont les mêmes : elles sont validées et approuvées dans le processus d'approbation des dépenses chez /fr/templates/organigramme-du-processus-d-approbation-des-depenses et n'apparaissent ici que si vous remboursez via la fiche de paie. Utilisez ces modèles pour corriger les raisons pour lesquelles la saisie est tardive ou erronée. Utilisez celui-ci pour déterminer ce que fait l'exécution de la paie avec les entrées qu'elle reçoit et ce qui se passe lorsqu'elles n'arrivent pas.

Que doit-il se passer lorsqu'un employé a été trop payé ?

Traitez-la comme une question juridique avant une question administrative, et établissez d'abord les faits : le montant, les périodes qu'elle couvre et comment cela s'est produit. Au Royaume-Uni, l'Employment Rights Act de 1996 exclut le recouvrement d'un trop-payé de salaire des règles sur les retenues illégales, de sorte qu'il n'est pas interdit à un employeur de le prélever sur le salaire, mais c'est loin d'être pris à l'improviste. Informez l'employé par écrit, convenez d'un échéancier de remboursement qu'il peut réellement respecter et étalez un recouvrement important sur plusieurs périodes plutôt que de le liquider en un seul paiement net. Là où la personne est déjà partie, il n'y a rien à déduire et cela devient une dette à demander. Demandez conseil lorsque la somme est importante, que l'employé la conteste ou que l'erreur a duré longtemps, car quelqu'un qui croyait raisonnablement que l'argent lui appartenait et l'a dépensé peut avoir un moyen de défense. Ensuite, corrigez la cause : la plupart des trop-payés sont dus à un départ notifié après la date limite, ce qui est un problème de transfert plutôt qu'un problème de paie.

Une erreur de paie doit-elle être corrigée hors cycle ou lors de la prochaine exécution ?

Décidez-le contre un test écrit plutôt que par celui qui le demande le plus fort. Une exécution hors cycle, ou supplémentaire, coûte de l'argent (un dossier de paiement, des frais bancaires, une deuxième soumission statutaire et l'après-midi de quelqu'un), ce n'est donc pas la valeur par défaut. C'est la bonne réponse lorsque l'employé s'est retrouvé dans une situation matériellement déficitaire, lorsqu'un paiement légal tel qu'une indemnité de maladie ou de maternité n'a pas été effectué, ou lorsque l'erreur affecte suffisamment de personnes pour que l'attente soit intenable. Le report de la correction à la période suivante est raisonnable pour de petits montants et pour un trop-perçu déjà convenu comme récupérable. Enregistrez la cause dans tous les cas, afin que la même variance ne réapparaisse pas le mois prochain. Dans ce tableau, le choix est « Correct dans une exécution hors cycle ? » dans la voie Gestionnaire de paie, et la branche Hors-cycle revient à "Soumettre les déclarations statutaires et les pensions" plutôt que de se terminer, car une exécution supplémentaire comporte sa propre déclaration, sa propre fiche de paie et son propre journal.

Où ce processus s'inscrit

Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus d'intégration des employés et passe le relais à Organigramme du processus d'enregistrement à rapport (de la date limite à la….

Précède

Suit

Fait partie de

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