Organigramme du processus d'intégration des employés
Un modèle de processus d'intégration des employés interfonctionnels couvrant les contrôles préalables à l'embarquement, l'approvisionnement informatique, le premier jour, la première semaine et l'examen de probation au jour 90.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus d'intégration des employés ?
L'intégration des employés n'est pas un processus RH. Ce sont quatre processus qui doivent se terminer le même matin. Les RH émettent le contrat et effectuent la sélection, le service informatique commande du matériel et provisionne les comptes, les installations préparent un accès au bureau et au bâtiment, et le responsable du recrutement définit les attentes et gère les points de contrôle de probation. Chaque équipe peut parfaitement exécuter sa propre tâche et le nouvel employé passe encore le premier jour à attendre une connexion.
C'est pourquoi la version utile de ce processus est présentée sous forme de couloirs plutôt que de liste de contrôle. Une fois le travail réparti par propriétaire, vous pouvez voir les deux endroits où il s'interrompt réellement : le transfert de la sélection à l'approvisionnement (le service informatique ne peut rien commander tant que la date de début n'est pas confirmée et la vérification des antécédents n'est pas réglée), et l'écart entre la date de début et les délais de livraison de l'équipement. Les deux apparaissent dans ce tableau comme de véritables décisions avec une branche de remédiation, et non comme un cheminement heureux avec une note jointe.
Le tableau ci-dessous va d'une offre acceptée à un emploi confirmé ou à une probation prolongée. Il couvre six phases réparties sur quatre voies et maintient les voies d'échec visibles : une vérification des antécédents signalée est transmise à une décision d'exception du responsable du recrutement avant que quiconque ne retire une offre, et un équipement qui n'arrivera pas à temps déclenche un kit de prêt plutôt qu'un premier jour bloqué.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Quatre couloirs (RH, responsable du recrutement, informatique, installations) répartis en six phases : offre et contrat, sélection, approvisionnement, premier jour, première semaine et probation.
- Pré-embarquement : émettez le contrat et confirmez la date de début, puis effectuez des vérifications des antécédents et des références, la date de début étant transmise au service informatique et aux installations le jour même où elle est convenue.
- Une décision de vérification des antécédents qui achemine un indicateur vers une « Exception approuvée par le responsable du recrutement ? » examen, donc une offre n'est retirée qu'après un jugement humain documenté
- La chaîne d'approvisionnement qui doit se terminer avant le premier jour : commander un ordinateur portable et un téléphone, créer des comptes et accorder l'accès, puis préparer l'accès aux bureaux et aux bâtiments, transmis entre les couloirs informatique et des installations.
- Un message « Équipement prêt avant la date de début ? » portail avec une véritable solution de repli, en délivrant un kit de prêt temporaire pour que le premier jour continue
- Premier jour de probation : accueil et orientation, remise de l'équipement avec accès vérifié en direct, approbation de la politique et de l'utilisation acceptable, présentation de l'équipe et copain, attentes en matière de rôle, enregistrements à 30 et 60 jours et décision au jour 90 qui confirme l'emploi ou prolonge la probation avec un plan de soutien.
Quand utiliser ce modèle
- Vous rédigez ou réécrivez une SOP d'intégration et avez besoin d'une image montrant qui fait quoi, au lieu de quatre listes de contrôle d'équipe distinctes.
- Les nouvelles recrues continuent d'arriver sans ordinateur portable, sans compte ou sans bureau et vous devez voir quel transfert échoue réellement.
- Les RH, l'informatique et les installations travaillent à partir d'outils différents et personne ne possède le calendrier de bout en bout entre l'acceptation de l'offre et le premier jour.
- Vous embauchez suffisamment souvent pour que l'intégration se déroule de la même manière, quel que soit le responsable impliqué.
- Quelqu'un a demandé comment l'accès est accordé et comment l'approbation de la politique est prouvée, et vous avez besoin d'un processus documenté pour pointer vers
Comment cela fonctionne
Renommez les voies en fonction de votre organisation
Remplacez les RH, le responsable du recrutement, l'informatique et les installations par les équipes qui font véritablement le travail. Si la paie, la sécurité ou un bureau de services partagés possèdent une étape dans votre entreprise, donnez-lui sa propre voie plutôt que d'enterrer le transfert au sein des RH.
Fixez les délais réels
Modifiez « Équipement prêt avant la date de début ? » au délai de livraison réellement indiqué par votre équipe informatique et notez ce seuil sur le nœud. Si votre matériel prend trois semaines, le contrôle doit avoir lieu à la signature du contrat et non la semaine précédente.
Réécrivez la branche de filtrage dans votre politique
Remplacer « La vérification des antécédents est-elle effacée ? » et la décision d'exception pour les contrôles que vous êtes légalement autorisé et tenu d'effectuer dans votre juridiction, et le nom de la personne qui signe une exception. Supprimez entièrement la branche si vous n’effectuez pas de vérification des antécédents.
Nommez explicitement vos systèmes
Divisez « Créer des comptes et accorder l'accès » dans les systèmes dont un nouvel employé a besoin dès le premier jour. Les répertorier par leur nom est ce qui transforme le diagramme en quelque chose que le service informatique peut exécuter sans poser de question de suivi.
Ajouter un propriétaire et une compensation due par étape
Utilisez le champ de commentaire sur chaque nœud pour enregistrer qui est responsable et quand cela doit être rendu par rapport à la date de début (début moins 10 jours, premier jour, jour 30). Le diagramme sert ensuite de chronologie.
Révisez-le après les prochaines embauches
Demandez à chaque nouvelle recrue ce qui manquait le premier jour et mettez à jour le tableau. Les cartes d'intégration deviennent rapidement obsolètes, car les exigences en matière d'outils et d'accès changent plus rapidement que le document.
Questions fréquentes
Quelles sont les principales étapes du processus d’intégration d’un collaborateur ?
La plupart des processus d'intégration en comportent cinq : pré-embarquement (contrat, sélection, commande d'équipement, approvisionnement du compte), premier jour (accueil, espace de travail, accès aux systèmes, approbation de la politique), la première semaine (présentations de l'équipe, attentes en matière de rôle, plan de formation), les 30 à 60 premiers jours (enregistrements structurés) et une période de probation ou d'examen de 90 jours qui confirme formellement l'embauche. Le tableau ci-dessus divise le pré-embarquement en deux phases, l'offre et le contrat et la sélection, car le résultat de la sélection est ce qui débloque l'informatique et les installations.
Quelle est la différence entre le pré-embarquement et l’onboarding ?
Le pré-embarquement concerne tout ce qui se passe entre l'acceptation de l'offre et la date de début : contrat, vérification des antécédents et des références, commande de matériel, création de compte, accès au bureau et au bâtiment. L'intégration commence dès le premier jour. La distinction est importante sur le plan opérationnel, car c'est avant l'embarquement que se situent tous les délais. Un ordinateur portable commandé le premier jour arrive la troisième semaine, donc tout processus d'intégration qui commence à la date de début est déjà en retard.
À qui appartient le processus d’intégration des employés, les RH ou le responsable du recrutement ?
Les RH sont généralement propriétaires du processus et des étapes de conformité (contrat, sélection, reconnaissances de politique, paie), tandis que le responsable du recrutement est propriétaire du résultat : les attentes du rôle, la formation, les enregistrements et la décision de probation. L'informatique et les installations sont propriétaires de leurs étapes de provisionnement, mais sont rarement responsables du calendrier. Cette division est la raison pour laquelle le processus a besoin d'un propriétaire de bout en bout nommé, le plus souvent des RH, qui peut suivre les autres voies lorsqu'une date de début change.
Comment puis-je montrer ce qui se passe lorsqu'une étape échoue ?
Dessinez l’itinéraire de l’échec plutôt que de le décrire dans une note de bas de page. Dans ce modèle, une vérification des antécédents signalée est transmise à une décision d'exception du responsable du recrutement qui rejoint le flux principal ou se termine par une offre retirée, et l'équipement qui n'arrivera pas à temps est acheminé vers un kit de prêt temporaire qui rejoint le premier jour. Chaque branche rejoint le flux ou se termine par un terminateur explicite, il n'y a donc aucun chemin où le processus s'arrête.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus de recrutement : poste vacant à offrir accepté et passe le relais à Organigramme du processus de paie (date limite de paiement et de dépôt).
C'est une étape de Cycle de vie des employés.
Étape 1: Organigramme du processus de recrutement : poste vacant à offrir accepté
Un organigramme du processus de recrutement en couloir, depuis l'effectif approuvé jusqu'à l'offre acceptée, couvrant la sélection, la présélection, les entretiens, les contrôles et l'approbation de l'offre.
Étape 2: Organigramme du processus d'intégration des employés Vous êtes ici
Un modèle de processus d'intégration des employés interfonctionnels couvrant les contrôles préalables à l'embarquement, l'approvisionnement informatique, le premier jour, la première semaine et l'examen de probation au jour 90.
Étape 3: Modèle d'organigramme du processus d'évaluation des performances des employés
Un organigramme du processus d'évaluation des performances des employés, depuis le lancement du cycle en passant par l'auto-évaluation et l'étalonnage jusqu'à la notation, l'appel et le résultat.