Organigramme du processus d'intégration des employés — Excel

En bref

• Quatre couloirs (RH, responsable du recrutement, informatique, installations) répartis en six phases : offre et contrat, sélection, approvisionnement, premier jour, première semaine et probation.
• Pré-embarquement : émettez le contrat et confirmez la date de début, puis effectuez des vérifications des antécédents et des références, la date de début étant transmise au service informatique et aux installations le jour même où elle est convenue.
• Une décision de vérification des antécédents qui achemine un indicateur vers une « Exception approuvée par le responsable du recrutement ? » examen, donc une offre n'est retirée qu'après un jugement humain documenté

Le tableau source: Organigramme du processus d'intégration des employés

Saisissez une étape par ligne dans Excel avec un identifiant unique, une description, l’étape suivante et un responsable. L'intégration des employés n'est pas un processus RH. Ce sont quatre processus qui doivent se terminer le même matin. Les RH émettent le contrat et effectuent la sélection, le service informatique commande du matériel et provisionne les comptes, les installations préparent un accès au bureau et au bâtiment, et le responsable du recrutement définit les attentes et gère les points de contrôle de probation. Chaque équipe peut parfaitement exécuter sa propre tâche et le nouvel employé passe encore le premier jour à attendre une connexion.

Associez la description à Box text, la destination à Line to, le libellé de branche à Line text et le responsable à Vertical lane. C'est pourquoi la version utile de ce processus est présentée sous forme de couloirs plutôt que de liste de contrôle. Une fois le travail réparti par propriétaire, vous pouvez voir les deux endroits où il s'interrompt réellement : le transfert de la sélection à l'approvisionnement (le service informatique ne peut rien commander tant que la date de début n'est pas confirmée et la vérification des antécédents n'est pas réglée), et l'écart entre la date de début et les délais de livraison de l'équipement. Les deux apparaissent dans ce tableau comme de véritables décisions avec une branche de remédiation, et non comme un cheminement heureux avec une note jointe. Vérifiez chaque branche et chaque responsable dans le diagramme à partir du tableau. Voir aussi /fr/guides/structurer-des-donnees-excel-pour-un-diagramme-de-flux.

Comment cela fonctionne

1. Renommez les voies en fonction de votre organisation

   Saisissez une étape par ligne dans Excel avec un identifiant unique, une description, l’étape suivante et un responsable. Remplacez les RH, le responsable du recrutement, l'informatique et les installations par les équipes qui font véritablement le travail. Si la paie, la sécurité ou un bureau de services partagés possèdent une étape dans votre entreprise, donnez-lui sa propre voie plutôt que d'enterrer le transfert au sein des RH.

2. Fixez les délais réels

   Associez la description à Box text, la destination à Line to, le libellé de branche à Line text et le responsable à Vertical lane. Modifiez « Équipement prêt avant la date de début ? » au délai de livraison réellement indiqué par votre équipe informatique et notez ce seuil sur le nœud. Si votre matériel prend trois semaines, le contrôle doit avoir lieu à la signature du contrat et non la semaine précédente.

3. Réécrivez la branche de filtrage dans votre politique

   Parcourez le trajet normal, les refus et les boucles dans le diagramme avant de le partager. Remplacer « La vérification des antécédents est-elle effacée ? » et la décision d'exception pour les contrôles que vous êtes légalement autorisé et tenu d'effectuer dans votre juridiction, et le nom de la personne qui signe une exception. Supprimez entièrement la branche si vous n’effectuez pas de vérification des antécédents.

Erreurs à éviter

• Connexions manquantes

  Une liste de tâches ne devient un schéma de processus que lorsque chaque étape a une destination et chaque décision des résultats nommés. Vous rédigez ou réécrivez une SOP d'intégration et avez besoin d'une image montrant qui fait quoi, au lieu de quatre listes de contrôle d'équipe distinctes.

Questions fréquentes

Puis-je utiliser mon fichier Excel ?

Oui. Adaptez les colonnes à l’éditeur de feuille QueryChart et vérifiez les destinations après tout changement de ligne. La plupart des processus d'intégration en comportent cinq : pré-embarquement (contrat, sélection, commande d'équipement, approvisionnement du compte), premier jour (accueil, espace de travail, accès aux systèmes, approbation de la politique), la première semaine (présentations de l'équipe, attentes en matière de rôle, plan de formation), les 30 à 60 premiers jours (enregistrements structurés) et une période de probation ou d'examen de 90 jours qui confirme formellement l'embauche. Le tableau ci-dessus divise le pré-embarquement en deux phases, l'offre et le contrat et la sélection, car le résultat de la sélection est ce qui débloque l'informatique et les installations.

Quelle est la différence entre le pré-embarquement et l’onboarding ?

Le pré-embarquement concerne tout ce qui se passe entre l'acceptation de l'offre et la date de début : contrat, vérification des antécédents et des références, commande de matériel, création de compte, accès au bureau et au bâtiment. L'intégration commence dès le premier jour. La distinction est importante sur le plan opérationnel, car c'est avant l'embarquement que se situent tous les délais. Un ordinateur portable commandé le premier jour arrive la troisième semaine, donc tout processus d'intégration qui commence à la date de début est déjà en retard.

À qui appartient le processus d’intégration des employés, les RH ou le responsable du recrutement ?

Les RH sont généralement propriétaires du processus et des étapes de conformité (contrat, sélection, reconnaissances de politique, paie), tandis que le responsable du recrutement est propriétaire du résultat : les attentes du rôle, la formation, les enregistrements et la décision de probation. L'informatique et les installations sont propriétaires de leurs étapes de provisionnement, mais sont rarement responsables du calendrier. Cette division est la raison pour laquelle le processus a besoin d'un propriétaire de bout en bout nommé, le plus souvent des RH, qui peut suivre les autres voies lorsqu'une date de début change.