Organigramme du processus d'approbation des factures — Excel

En bref

• Quatre couloirs pour les rôles qui touchent réellement une facture : fournisseur, comptes créditeurs, responsable du budget et responsable financier, de sorte que chaque étape a un propriétaire nommé plutôt que de s'asseoir avec les « finances ».
• Six phases au sommet : capture, validation, correspondance et code, résolution de requête, approbation, publication et paiement.
• Une vérification des factures en double immédiatement après la capture, avec une sortie « Bloquer et signaler les doublons », afin que les doublons suspects soient arrêtés avant qu'aucun effort de correspondance ou d'approbation ne soit consacré à eux.

Le tableau source: Organigramme du processus d'approbation des factures

Saisissez une étape par ligne dans Excel avec un identifiant unique, une description, l’étape suivante et un responsable. L'approbation des factures est le chemin de contrôle entre l'arrivée d'une facture fournisseur et la sortie de l'argent du compte bancaire. Dans la plupart des équipes financières, cela implique quatre parties qui s'assoient rarement ensemble : le fournisseur qui émet et corrige la facture, les comptes créditeurs qui la capturent et la valident, le responsable du budget qui confirme que la dépense leur appartient et la code, et le responsable financier qui contresigne les montants plus importants et valide le cycle de paiement. Dessiné comme une seule liste d’étapes, le processus semble trivial. Dessiné avec les transferts visibles, le coût réel apparaît : chaque flèche qui traverse une voie est une file d'attente, une chaîne d'e-mails ou une facture restée dans la boîte de réception de quelqu'un après sa date d'échéance.

Associez la description à Box text, la destination à Line to, le libellé de branche à Line text et le responsable à Vertical lane. Trois choses expliquent l’essentiel de la douleur. Premièrement, les doublons : la même facture arrive par e-mail et par courrier, ou un fournisseur la recherche et la renvoie, et sans contrôle approfondi du fournisseur et du numéro de facture, elle est payée deux fois. Deuxièmement, la répartition des bons de commande : les factures émises pour un bon de commande peuvent être automatiquement rapprochées du bon de commande et du bon de réception de marchandises, tandis que les factures sans bon de commande n'ont aucun point de référence et nécessitent qu'un humain indique à quel centre de coûts et à quel compte GL elles appartiennent. Troisièmement, des exceptions : une inadéquation de prix ou de quantité, ou un responsable de budget qui conteste les frais, doit devenir une question auprès du fournisseur, puis revenir dans le flux plutôt que de mourir dans une boîte aux lettres. Vérifiez chaque branche et chaque responsable dans le diagramme à partir du tableau. Voir aussi /fr/guides/structurer-des-donnees-excel-pour-un-diagramme-de-flux.

Comment cela fonctionne

1. Renommez les couloirs selon vos vrais rôles

   Saisissez une étape par ligne dans Excel avec un identifiant unique, une description, l’étape suivante et un responsable. Remplacez Fournisseur, Comptes fournisseurs, Responsable du budget et Responsable financier par les rôles de votre organisation. Si un centre de services partagés effectue la capture et la mise en correspondance mais qu'un contrôleur local effectue le codage, divisez la voie des comptes fournisseurs en deux afin que le transfert soit visible.

2. Définissez vos clés de contrôle en double

   Associez la description à Box text, la destination à Line to, le libellé de branche à Line text et le responsable à Vertical lane. Décidez ce qui rend deux factures identiques. L'ID du fournisseur et le numéro de facture constituent la clé primaire ; le montant brut plus la date de facture attrape les fournisseurs qui réémettent avec un nouveau numéro. Écrivez les clés dans la note sur la « Facture en double ? étape pour que personne n'ait à deviner.

3. Énoncez votre politique de bon de commande

   Parcourez le trajet normal, les refus et les boucles dans le diagramme avant de le partager. Définissez la règle selon laquelle les dépenses nécessitent un bon de commande et ce qui se passe lorsqu'elles auraient dû en avoir un. Si les factures sans bon de commande dépassant une certaine valeur ne sont pas autorisées, ajoutez-le comme sortie de la zone « bon de commande référencé sur la facture ? » branche au lieu de la laisser passer silencieusement dans le codage.

Erreurs à éviter

• Connexions manquantes

  Une liste de tâches ne devient un schéma de processus que lorsque chaque étape a une destination et chaque décision des résultats nommés. Rédiger ou actualiser une SOP sur les comptes fournisseurs, dont l'objectif est une image d'une page que les gens liront réellement au lieu d'une procédure de six pages.

Questions fréquentes

Puis-je utiliser mon fichier Excel ?

Oui. Adaptez les colonnes à l’éditeur de feuille QueryChart et vérifiez les destinations après tout changement de ligne. Une séquence typique est la suivante : recevoir la facture du fournisseur, la saisir dans le système AP avec le fournisseur, le numéro de facture, la date, le net, la TVA et toute référence de commande, vérifier qu'il ne s'agit pas d'un doublon, décider s'il s'agit d'une facture avec commande ou sans commande, faire correspondre les factures avec commande d'achat et le bon de réception des marchandises ou envoyer les factures sans commande au responsable du budget pour le centre de coûts et le codage GL, acheminer l'approbation en fonction de la valeur, obtenir l'approbation du responsable du budget plus la contre-signature du responsable financier au-dessus du seuil, enregistrer la facture dans le grand livre et la planifier. lors du prochain cycle de paiement. Les exceptions débouchent sur une requête auprès du fournisseur et réintègrent le flux une fois corrigées.

Comment éviter les paiements de factures en double ?

Exécutez la vérification des doublons avant tout travail de mise en correspondance ou d'approbation, dès la capture. Faites correspondre l'ID du fournisseur et le numéro de facture comme clé primaire, et ajoutez un contrôle secondaire sur le montant brut et la date de la facture pour détecter les factures réémises avec un nouveau numéro. Les doublons suspects doivent être bloqués et signalés pour examen plutôt que supprimés silencieusement, car une véritable deuxième facture du même montant apparaît, par exemple pour des frais mensuels récurrents. Les doublons passent le plus souvent lorsque la même facture arrive sur deux canaux, tels que le courrier électronique et un portail fournisseur, le contrôle doit donc être effectué en aval de chaque itinéraire d'admission.

Quelle est la différence entre l’approbation des factures avec bon de commande et sans bon de commande ?

Une facture de bon de commande comporte déjà l'accord commercial, donc l'approbation est en grande partie un exercice de correspondance : la facture est comparée au bon de commande et au bon de réception des marchandises, et si le prix et la quantité se situent dans les limites de tolérance, la dépense a effectivement été pré-approuvée. Une facture sans bon de commande n'a pas de point de référence, une personne doit donc confirmer que la dépense est valide et attribuer le centre de coûts, le compte GL et le code fiscal avant de pouvoir l'acheminer pour approbation. Cette étape de codage supplémentaire explique pourquoi les factures sans bon de commande prennent plus de temps et pourquoi de nombreuses organisations fixent une limite de valeur au-dessus de laquelle un bon de commande est obligatoire.