Rechnungsfreigabe: Flussdiagramm für Eingangsrechnungen — Excel

Kurz gesagt

• Vier Swimlanes für die Rollen, die eine Rechnung tatsächlich anfassen (Lieferant, Kreditorenbuchhaltung, Budgetverantwortlicher und Finanzleitung), damit jeder Schritt einen benannten Verantwortlichen hat und nicht pauschal bei „den Finanzen liegt
• Sechs Phasen über der Zeitachse: Erfassung, Prüfung, Abgleich und Kontierung, Klärung, Freigabe sowie Buchung und Zahlung
• Die Dublettenprüfung „Doppelte Rechnung? direkt nach der Erfassung mit dem Ausgang „Sperren und als Dublette kennzeichnen, sodass Verdachtsfälle gestoppt werden, bevor Aufwand in Abgleich oder Freigabe fließt

Die Quelldaten: Rechnungsfreigabe: Flussdiagramm für Eingangsrechnungen

Erfassen Sie in Excel einen Schritt pro Zeile mit eindeutiger Kennung, Beschreibung, Folgeschritt und verantwortlicher Rolle. Die Rechnungsfreigabe ist die Kontrollstrecke zwischen dem Eingang einer Lieferantenrechnung und dem Abfluss von Geld vom Bankkonto. In den meisten Finanzabteilungen sind daran vier Parteien beteiligt, die selten zusammensitzen: der Lieferant, der die Rechnung stellt und korrigiert, die Kreditorenbuchhaltung, die sie erfasst und prüft, der Budgetverantwortliche, der bestätigt, dass die Ausgabe seine ist, und sie kontiert, sowie die Finanzleitung, die größere Beträge gegenzeichnet und den Zahllauf freigibt. Als einfache Schrittliste gezeichnet wirkt der Prozess trivial. Erst wenn die Übergaben sichtbar sind, zeigt sich der tatsächliche Aufwand: Jeder Pfeil, der eine Bahn kreuzt, ist eine Warteschlange, ein E-Mail-Verlauf oder eine Rechnung, die im Postfach über das Fälligkeitsdatum hinaus liegen bleibt.

Ordnen Sie die Beschreibung Box text, das Ziel Line to, den Zweigtext Line text und die Zuständigkeit Vertical lane zu. Drei Dinge verursachen den größten Teil der Reibung. Erstens Dubletten: Dieselbe Rechnung kommt per E-Mail und per Post, oder ein Lieferant mahnt und schickt sie erneut: ohne harte Prüfung auf Lieferant plus Rechnungsnummer wird sie zweimal bezahlt. Zweitens die Weiche beim Bestellbezug: Rechnungen mit Bestellung lassen sich automatisch gegen Bestellung und Wareneingangsbeleg abgleichen, während Rechnungen ohne Bestellbezug keinen Referenzpunkt haben und ein Mensch entscheiden muss, auf welche Kostenstelle und welches Sachkonto sie gehören. Drittens Ausnahmen: Eine Preis- oder Mengenabweichung oder ein Budgetverantwortlicher, der die Belastung bestreitet, muss zu einem Klärfall beim Lieferanten werden und anschließend wieder in den Ablauf zurückkehren, statt in einem Postfach zu versanden. Prüfen Sie alle Zweige und Zuständigkeiten im Diagramm anhand der Tabelle. Siehe auch /de/guides/excel-daten-fur-ein-flussdiagramm-strukturieren.

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren echten Rollen

   Erfassen Sie in Excel einen Schritt pro Zeile mit eindeutiger Kennung, Beschreibung, Folgeschritt und verantwortlicher Rolle. Ersetzen Sie Lieferant, Kreditorenbuchhaltung, Budgetverantwortlicher und Finanzleitung durch die Rollen in Ihrem Haus. Übernimmt ein Shared Service Center Erfassung und Abgleich, während ein lokaler Controller kontiert, teilen Sie die Bahn der Kreditorenbuchhaltung in zwei, damit die Übergabe sichtbar wird.

2. Legen Sie die Schlüssel der Dublettenprüfung fest

   Ordnen Sie die Beschreibung Box text, das Ziel Line to, den Zweigtext Line text und die Zuständigkeit Vertical lane zu. Entscheiden Sie, wann zwei Rechnungen dieselbe sind. Lieferantennummer plus Rechnungsnummer ist der Primärschlüssel; Bruttobetrag plus Rechnungsdatum fängt Lieferanten ab, die mit neuer Nummer erneut stellen. Schreiben Sie die Schlüssel in die Notiz am Schritt „Doppelte Rechnung?, damit niemand raten muss.

3. Halten Sie Ihre Bestellpflicht schriftlich fest

   Verfolgen Sie den Normalweg, Ablehnungen und Rücksprünge im Diagramm, bevor Sie es weitergeben. Legen Sie fest, für welche Ausgaben eine Bestellung zwingend ist und was passiert, wenn eine gefehlt hat. Sind Rechnungen ohne Bestellbezug oberhalb eines Betrags nicht zulässig, ergänzen Sie das als Ausgang an der Verzweigung „Bestellbezug auf der Rechnung?, statt sie stillschweigend in die Kontierung laufen zu lassen.

Häufige Fehler

• Fehlende Verbindungen

  Eine Aufgabenliste ist erst dann ein Prozessdiagramm, wenn jeder Schritt ein klares Ziel und jede Entscheidung benannte Ergebnisse hat. Sie schreiben oder überarbeiten eine Verfahrensanweisung für die Kreditorenbuchhaltung und wollen ein einseitiges Bild, das tatsächlich gelesen wird, statt eines sechsseitigen Verfahrenstexts

Häufig gestellte Fragen

Kann ich meine Excel-Datei verwenden?

Ja. Ordnen Sie die Spalten dem QueryChart-Tabelleneditor zu und prüfen Sie die Ziele nach Änderungen der Zeilen. Der typische Ablauf lautet: Rechnung vom Lieferanten erhalten, im System erfassen mit Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Umsatzsteuer und etwaigem Bestellbezug, auf Dubletten prüfen, entscheiden, ob es eine Rechnung mit oder ohne Bestellung ist, Rechnungen mit Bestellung gegen Bestellung und Wareneingangsbeleg abgleichen beziehungsweise Rechnungen ohne Bestellung dem Budgetverantwortlichen zur Kontierung auf Kostenstelle und Sachkonto vorlegen, nach Wert zur Freigabe steuern, die Freigabe des Budgetverantwortlichen einholen und oberhalb der Wertgrenze zusätzlich die Gegenzeichnung der Finanzleitung, die Rechnung im Hauptbuch buchen und in den nächsten Zahllauf einplanen. Ausnahmen zweigen in einen Klärfall beim Lieferanten ab und kehren nach der Korrektur in den Ablauf zurück.

Wie verhindert man Doppelzahlungen von Rechnungen?

Führen Sie die Dublettenprüfung vor jedem Abgleich und jeder Freigabe durch, also so früh wie möglich bei der Erfassung. Prüfen Sie primär auf Lieferantennummer plus Rechnungsnummer und ergänzen Sie eine zweite Prüfung auf Bruttobetrag plus Rechnungsdatum, um neu ausgestellte Rechnungen mit geänderter Nummer zu erwischen. Verdachtsfälle sollten gesperrt und zur Prüfung gekennzeichnet werden, statt still gelöscht zu werden, denn eine echte zweite Rechnung über denselben Betrag kommt vor, etwa bei wiederkehrenden monatlichen Belastungen. Dubletten rutschen am häufigsten durch, wenn dieselbe Rechnung über zwei Kanäle eingeht, etwa per E-Mail und über ein Lieferantenportal, die Prüfung muss deshalb hinter jedem Eingangskanal liegen.

Worin unterscheidet sich die Freigabe mit und ohne Bestellbezug?

Eine Rechnung mit Bestellbezug trägt die kaufmännische Vereinbarung bereits in sich, die Freigabe ist daher im Wesentlichen ein Abgleich: Die Rechnung wird gegen Bestellung und Wareneingangsbeleg geprüft, und liegen Preis und Menge in der Toleranz, ist die Ausgabe faktisch vorab genehmigt. Eine Rechnung ohne Bestellbezug hat keinen Referenzpunkt, deshalb muss ein Mensch bestätigen, dass die Ausgabe berechtigt ist, und Kostenstelle, Sachkonto und Steuerschlüssel zuordnen, bevor sie zur Freigabe gesteuert werden kann. Dieser zusätzliche Kontierungsschritt ist der Grund, warum Rechnungen ohne Bestellung länger brauchen, und warum viele Organisationen eine Wertgrenze setzen, oberhalb derer eine Bestellung zwingend ist.