Diagrama de flujo del proceso de aprobación de facturas — Excel

En resumen

• Cuatro carriles para los roles que realmente tocan una factura: Proveedor, Cuentas por pagar, Responsable de presupuesto y Director financiero, de modo que cada paso tenga dueño con nombre en lugar de quedarse en «finanzas».
• Seis fases en la parte superior: Recepción y registro, Validación, Conciliación e imputación, Resolución de incidencias, Aprobación, y Contabilización y pago.
• Un control de factura duplicada justo después del registro, con la salida «Bloquear y marcar el duplicado», para que los duplicados sospechosos se detengan antes de invertir esfuerzo en conciliarlos o aprobarlos.

La tabla de origen: Diagrama de flujo del proceso de aprobación de facturas

Escriba un paso por fila en Excel con identificador único, descripción, siguiente paso y responsable. La aprobación de facturas es el camino de control que hay entre la llegada de una factura de proveedor y la salida del dinero de la cuenta bancaria. En la mayoría de los equipos financieros intervienen cuatro partes que rara vez se sientan juntas: el proveedor que emite y corrige la factura, cuentas por pagar que la registra y la valida, el responsable de presupuesto que confirma que el gasto es suyo y lo imputa, y el director financiero que refrenda los importes altos y libera la remesa de pago. Dibujado como una lista de pasos, el proceso parece trivial. Dibujado con las entregas a la vista, aparece el coste real: cada flecha que cruza un carril es una cola, una cadena de correos o una factura parada en la bandeja de alguien pasada la fecha de vencimiento.

Asigne la descripción a Box text, el destino a Line to, el nombre de la rama a Line text y el responsable a Vertical lane. Tres cosas concentran casi todo el dolor. Primera, los duplicados: la misma factura llega por correo y en papel, o el proveedor reclama y la reenvía, y sin un control estricto de proveedor más número de factura acaba pagándose dos veces. Segunda, la separación por orden de compra: las facturas emitidas contra una orden pueden conciliarse automáticamente con la orden y el documento de recepción, mientras que las facturas sin orden no tienen referencia y necesitan que una persona diga a qué centro de costos y a qué cuenta pertenecen. Tercera, las excepciones: una diferencia de precio o cantidad, o un responsable de presupuesto que discute el cargo, tiene que convertirse en una incidencia con el proveedor y volver al flujo, no morir en un buzón. Compruebe todas las ramas y responsabilidades del diagrama frente a la hoja. Consulte también /es/guides/como-estructurar-datos-de-excel-para-un-diagrama-de-flujo.

Cómo funciona

1. Cambia los carriles por tus roles reales

   Escriba un paso por fila en Excel con identificador único, descripción, siguiente paso y responsable. Sustituye Proveedor, Cuentas por pagar, Responsable de presupuesto y Director financiero por los roles de tu organización. Si un centro de servicios compartidos registra y concilia pero un controller local hace la imputación, divide el carril de cuentas por pagar en dos para que la entrega quede a la vista.

2. Define las claves del control de duplicados

   Asigne la descripción a Box text, el destino a Line to, el nombre de la rama a Line text y el responsable a Vertical lane. Decide qué hace que dos facturas sean la misma. El identificador de proveedor más el número de factura es la clave principal; el importe bruto más la fecha de factura detecta a los proveedores que reemiten con un número nuevo. Escribe las claves en la nota del paso «¿Factura duplicada?» para que nadie tenga que adivinarlas.

3. Declara tu política de órdenes de compra

   Recorra la ruta normal, los rechazos y los bucles en el diagrama antes de compartirlo. Define qué gasto exige orden de compra y qué pasa cuando debería haberla tenido. Si no se permiten facturas sin orden por encima de cierto importe, añádelo como salida de la bifurcación «¿La factura indica una orden de compra?» en lugar de dejar que pase en silencio a la imputación.

Errores que debes evitar

• Conexiones ausentes

  Una lista de tareas solo se convierte en mapa de proceso cuando cada paso tiene destino y cada decisión tiene resultados identificados. Escribir o actualizar el procedimiento de cuentas por pagar, cuando el objetivo es una imagen de una página que la gente lea de verdad en lugar de un procedimiento de seis.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar mi archivo Excel?

Sí. Adapte las columnas al editor de hojas de QueryChart y revise los destinos si cambia el orden de las filas. Una secuencia típica es: recibir la factura del proveedor, registrarla en el sistema de cuentas por pagar con proveedor, número, fecha, base imponible, impuestos y referencia de orden si la hay, comprobar que no es un duplicado, decidir si es una factura con o sin orden de compra, conciliar las facturas con orden contra la orden y el documento de recepción o enviar las facturas sin orden al responsable de presupuesto para imputarlas al centro de costos y a la cuenta contable, enrutar la aprobación según el importe, obtener la aprobación del responsable de presupuesto más el refrendo del director financiero por encima del umbral, contabilizar la factura y programarla en la próxima remesa de pago. Las excepciones se desvían a una incidencia con el proveedor y vuelven al flujo una vez corregidas.

¿Cómo se evitan los pagos duplicados de facturas?

Ejecuta el control de duplicados antes de cualquier trabajo de conciliación o aprobación, ya en el registro. Cruza el identificador de proveedor más el número de factura como clave principal y añade una comprobación secundaria de importe bruto más fecha de factura para detectar facturas reemitidas con número nuevo. Los duplicados sospechosos deben bloquearse y marcarse para revisión, no borrarse en silencio, porque sí existen segundas facturas legítimas por el mismo importe, por ejemplo en cargos mensuales recurrentes. Los duplicados suelen colarse cuando la misma factura llega por dos canales, como el correo y un portal de proveedores, así que el control debe situarse por debajo de todas las vías de entrada.

¿Qué diferencia hay entre aprobar una factura con orden de compra y una sin ella?

Una factura con orden ya lleva incorporado el acuerdo comercial, así que su aprobación es sobre todo un ejercicio de conciliación: se compara con la orden de compra y el documento de recepción y, si precio y cantidad quedan dentro de tolerancia, el gasto está aprobado de antemano. Una factura sin orden no tiene referencia, de modo que una persona debe confirmar que el gasto es válido y asignar el centro de costos, la cuenta contable y el código de impuestos antes de enrutarla para aprobación. Ese paso extra de imputación es el motivo de que las facturas sin orden tarden más, y también de que muchas organizaciones fijen un importe a partir del cual la orden de compra es obligatoria.