Diagrama de flujo del proceso de aprobación de facturas

¿Qué es diagrama de flujo del proceso de aprobación de facturas?

La aprobación de facturas es el camino de control que hay entre la llegada de una factura de proveedor y la salida del dinero de la cuenta bancaria. En la mayoría de los equipos financieros intervienen cuatro partes que rara vez se sientan juntas: el proveedor que emite y corrige la factura, cuentas por pagar que la registra y la valida, el responsable de presupuesto que confirma que el gasto es suyo y lo imputa, y el director financiero que refrenda los importes altos y libera la remesa de pago. Dibujado como una lista de pasos, el proceso parece trivial. Dibujado con las entregas a la vista, aparece el coste real: cada flecha que cruza un carril es una cola, una cadena de correos o una factura parada en la bandeja de alguien pasada la fecha de vencimiento.

Tres cosas concentran casi todo el dolor. Primera, los duplicados: la misma factura llega por correo y en papel, o el proveedor reclama y la reenvía, y sin un control estricto de proveedor más número de factura acaba pagándose dos veces. Segunda, la separación por orden de compra: las facturas emitidas contra una orden pueden conciliarse automáticamente con la orden y el documento de recepción, mientras que las facturas sin orden no tienen referencia y necesitan que una persona diga a qué centro de costos y a qué cuenta pertenecen. Tercera, las excepciones: una diferencia de precio o cantidad, o un responsable de presupuesto que discute el cargo, tiene que convertirse en una incidencia con el proveedor y volver al flujo, no morir en un buzón.

Esta plantilla mapea todo eso como un diagrama de flujo interfuncional con cuatro carriles y seis fases, para que veas quién es dueño de cada paso y dónde puede atascarse una factura. Es deliberadamente concreta con los controles por los que se mide a cuentas por pagar: el control de duplicados ocurre antes de gastar esfuerzo en conciliar, la comprobación de tolerancia de la conciliación a tres vías tiene una rama explícita de fallo, y el enrutamiento de la aprobación lo decide un umbral de importe, no quién esté disponible. Úsala como punto de partida y cambia umbrales, tolerancias y nombres de roles según tu propia delegación de autoridad.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Cuatro carriles para los roles que realmente tocan una factura: Proveedor, Cuentas por pagar, Responsable de presupuesto y Director financiero, de modo que cada paso tenga dueño con nombre en lugar de quedarse en «finanzas».
• Seis fases en la parte superior: Recepción y registro, Validación, Conciliación e imputación, Resolución de incidencias, Aprobación, y Contabilización y pago.
• Un control de factura duplicada justo después del registro, con la salida «Bloquear y marcar el duplicado», para que los duplicados sospechosos se detengan antes de invertir esfuerzo en conciliarlos o aprobarlos.
• La bifurcación en «¿La factura indica una orden de compra?»: las facturas con orden pasan por la conciliación con orden y recepción y después por la comprobación de tolerancia, mientras que las facturas sin orden van al responsable de presupuesto para imputarlas al centro de costos y a la cuenta contable.
• Un bucle de incidencia con el proveedor al que llegan las dos vías de excepción. Tanto una conciliación fuera de tolerancia como un rechazo del responsable de presupuesto van a «Abrir incidencia con el proveedor»; el proveedor corrige o abona la factura y el flujo vuelve a entrar en la bifurcación de la orden, para que cada tipo de factura se revalide a su manera, o termina en «Devolver la factura al proveedor».
• Aprobación enrutada por importe: el responsable de presupuesto aprueba todas las facturas, la decisión «¿Supera el umbral de aprobación?» envía las mayores al director financiero para que las refrende, y las facturas aprobadas se contabilizan y se programan en la próxima remesa de pago.

Cuándo usar esta plantilla

• Escribir o actualizar el procedimiento de cuentas por pagar, cuando el objetivo es una imagen de una página que la gente lea de verdad en lugar de un procedimiento de seis.
• Formar a personal nuevo de cuentas por pagar o a un centro de servicios compartidos, que necesita ver adónde va una factura cuando la conciliación falla o el responsable de presupuesto discute el cargo.
• Introducir o cambiar un umbral de aprobación, para que la delegación de autoridad se vea como una regla de enrutamiento y no como conocimiento no escrito.
• Configurar la automatización de cuentas por pagar o un flujo purchase-to-pay en el ERP, cuando necesitas un proceso actual acordado antes de construir el futuro.
• Preparar una revisión del ciclo de compra a pago, cuando un auditor pregunta quién aprueba qué y cómo se evitan los duplicados.

Cómo funciona

1. Cambia los carriles por tus roles reales

   Sustituye Proveedor, Cuentas por pagar, Responsable de presupuesto y Director financiero por los roles de tu organización. Si un centro de servicios compartidos registra y concilia pero un controller local hace la imputación, divide el carril de cuentas por pagar en dos para que la entrega quede a la vista.

2. Define las claves del control de duplicados

   Decide qué hace que dos facturas sean la misma. El identificador de proveedor más el número de factura es la clave principal; el importe bruto más la fecha de factura detecta a los proveedores que reemiten con un número nuevo. Escribe las claves en la nota del paso «¿Factura duplicada?» para que nadie tenga que adivinarlas.

3. Declara tu política de órdenes de compra

   Define qué gasto exige orden de compra y qué pasa cuando debería haberla tenido. Si no se permiten facturas sin orden por encima de cierto importe, añádelo como salida de la bifurcación «¿La factura indica una orden de compra?» en lugar de dejar que pase en silencio a la imputación.

4. Fija la tolerancia y el umbral de aprobación

   Pon números reales en las decisiones «¿Coincide dentro de la tolerancia?» y «¿Supera el umbral de aprobación?», por ejemplo una tolerancia de precio del 5 por ciento o un importe fijo, y un límite del responsable de presupuesto a partir del cual refrenda el director financiero. Los umbrales vagos son la razón más habitual de que un proceso mapeado se ignore.

5. Decide qué ocurre con las incidencias estancadas

   La plantilla cierra las incidencias no resueltas en «Devolver la factura al proveedor». La mayoría de los equipos quiere además una regla de antigüedad, por ejemplo un recordatorio a los siete días y escalado a los catorce. Añádelas como pasos con plazo o como notas en el bucle de incidencias para que las excepciones no se eternicen.

6. Difunde el diagrama y conserva la versión aprobada

   Repasa el mapa con cuentas por pagar, un responsable de presupuesto y el director financiero, corrige lo que hacen de verdad y no lo que dice la política, y guarda después la versión acordada bajo control de versiones para que las ediciones queden registradas y el diagrama aprobado vigente no ofrezca dudas.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos de un proceso de aprobación de facturas?

Una secuencia típica es: recibir la factura del proveedor, registrarla en el sistema de cuentas por pagar con proveedor, número, fecha, base imponible, impuestos y referencia de orden si la hay, comprobar que no es un duplicado, decidir si es una factura con o sin orden de compra, conciliar las facturas con orden contra la orden y el documento de recepción o enviar las facturas sin orden al responsable de presupuesto para imputarlas al centro de costos y a la cuenta contable, enrutar la aprobación según el importe, obtener la aprobación del responsable de presupuesto más el refrendo del director financiero por encima del umbral, contabilizar la factura y programarla en la próxima remesa de pago. Las excepciones se desvían a una incidencia con el proveedor y vuelven al flujo una vez corregidas.

¿Cómo se evitan los pagos duplicados de facturas?

Ejecuta el control de duplicados antes de cualquier trabajo de conciliación o aprobación, ya en el registro. Cruza el identificador de proveedor más el número de factura como clave principal y añade una comprobación secundaria de importe bruto más fecha de factura para detectar facturas reemitidas con número nuevo. Los duplicados sospechosos deben bloquearse y marcarse para revisión, no borrarse en silencio, porque sí existen segundas facturas legítimas por el mismo importe, por ejemplo en cargos mensuales recurrentes. Los duplicados suelen colarse cuando la misma factura llega por dos canales, como el correo y un portal de proveedores, así que el control debe situarse por debajo de todas las vías de entrada.

¿Qué diferencia hay entre aprobar una factura con orden de compra y una sin ella?

Una factura con orden ya lleva incorporado el acuerdo comercial, así que su aprobación es sobre todo un ejercicio de conciliación: se compara con la orden de compra y el documento de recepción y, si precio y cantidad quedan dentro de tolerancia, el gasto está aprobado de antemano. Una factura sin orden no tiene referencia, de modo que una persona debe confirmar que el gasto es válido y asignar el centro de costos, la cuenta contable y el código de impuestos antes de enrutarla para aprobación. Ese paso extra de imputación es el motivo de que las facturas sin orden tarden más, y también de que muchas organizaciones fijen un importe a partir del cual la orden de compra es obligatoria.

¿Quién debe aprobar una factura y cómo funcionan los umbrales por importe?

Debe aprobar toda factura el responsable del presupuesto cuyo centro de costos soporta el cargo, porque es la única persona que puede confirmar que el bien o servicio se recibió y que le corresponde. Un umbral por importe añade un segundo aprobador por encima de una cifra determinada, normalmente el director financiero o el controller, para que el gasto alto tenga cuatro ojos sin retrasar las facturas rutinarias. Los umbrales deben venir de una delegación de autoridad escrita y aplicarse mediante la regla de enrutamiento, no elegirse caso por caso, y un rechazo en cualquiera de los dos niveles debe volver al bucle de incidencia con el proveedor en lugar de simplemente detenerse.