Diagrama de flujo del proceso de solicitud de compra
Diagrama de flujo de la solicitud de compra: especificación e imputación contable, control presupuestario, aprobación por umbral, revisión de compras y una vía rápida para urgencias.
Cómo funciona
Pon los nombres de los roles que tienes de verdad
Renombra los cinco carriles con tus funciones reales. En organizaciones pequeñas el responsable directo y el responsable de presupuesto son la misma persona: fusiona esos carriles en vez de dibujar dos aprobaciones que una sola persona da a la vez. Usa un carril por persona que decide, no por individuo concreto, para que el diagrama sobreviva a un cambio de puesto.
Fija tus umbrales y el segundo aprobador
Sustituye la decisión genérica «¿Importe por encima del umbral?» por las cifras de tu matriz de delegación de facultades e indica la moneda. Nombra quién es el segundo aprobador en cada tramo. Añade un tercer tramo solo si de verdad lo tienes, y vigila las solicitudes divididas justo por debajo de un límite.
Decide qué comprueba el control presupuestario y cuándo
Adelanta el control si tu sistema bloquea la solicitud al enviarla, o déjalo antes de las puertas de aprobación si finanzas lo valida después. Registra si contrasta el gasto comprometido (solicitudes y pedidos abiertos) además de lo ya contabilizado, porque las dos cosas dan respuestas distintas.
Escribe qué significa «bien especificada»
Convierte la revisión de compras en una lista de comprobación declarada: cantidad y unidad de medida, fecha de necesidad, especificación u oferta adjunta, proveedor con contrato o artículo de catálogo, y cuenta contable correcta. Sin ella, el bucle de devolución depende del criterio de cada persona y los solicitantes no pueden anticiparlo.
Acota la vía rápida antes de publicarla
Define quién puede activar una solicitud urgente, pon un tope de importe, exige el mismo centro de coste y la misma cuenta contable que en cualquier otra petición y fija cuándo se revisan las justificaciones de vía rápida. Una vía rápida sin límites se convierte en el camino por defecto en un trimestre.
Haz circular el mapa y mantén una sola versión vigente
Comparte el diagrama con compras, finanzas y todos los aprobadores que aparecen en él, recoge su conformidad sobre el propio diagrama para que quede registro de quién aprobó qué versión, y enlaza la versión vigente desde tu política de compras en lugar de pegar una captura de pantalla en una presentación de formación.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre una solicitud de compra y una orden de compra?
La solicitud es una petición interna para comprar. Lleva la especificación, el centro de coste y la cuenta contable, se enruta para aprobación presupuestaria y de mando, y no crea ninguna obligación con un proveedor. La orden de compra es el compromiso externo que se emite una vez aprobada la solicitud y fija artículo, cantidad, precio y condiciones de entrega. Todo lo que aparece en este diagrama ocurre antes de que exista la orden; el último paso es compras emitiendo la orden de compra a partir de la solicitud aprobada.
¿Quién debe aprobar una solicitud de compra?
Dos roles, a veces reunidos en una sola persona. El responsable directo confirma que la necesidad es real y apropiada; el responsable de presupuesto es el dueño del dinero y confirma que el centro de coste puede asumirlo. Por encima de un importe tomado de tu matriz de delegación de facultades firma además un segundo aprobador. Compras revisa la solicitud pero no aprueba el gasto, lo que mantiene separada a la persona que especifica la compra de la que compromete los fondos.
¿Qué debe incluir una solicitud de compra?
Lo suficiente para que otra persona pueda comprarlo sin preguntarte nada: descripción o especificación, cantidad y unidad de medida, fecha de necesidad, importe estimado y moneda, centro de coste y cuenta contable, proveedor contratado o preferente si lo hay, una oferta o un enlace cuando exista, y una breve justificación de negocio. La imputación contable ausente y las especificaciones vagas son las dos cosas que devuelven las solicitudes, y por eso esta plantilla coloca ambas antes de la primera puerta de aprobación.
¿Cómo se deben tratar las solicitudes urgentes o de emergencia?
Con un recorrido definido, no improvisado. En este diagrama la marca de urgencia pasa por un control «¿Urgencia justificada?» y todo lo que no lo supera cae de nuevo en la secuencia estándar. Las urgencias reales obtienen una autorización de un solo aprobador por parte del responsable de presupuesto, pero igualmente registran una justificación de vía rápida y llegan al mismo paso de creación de la orden de compra. Pon un tope al importe que puede pasar por la vía rápida y revisa las justificaciones periódicamente, o la excepción se convertirá en silencio en el proceso.