Diagrama de flujo del proceso de solicitud de compra

¿Qué es diagrama de flujo del proceso de solicitud de compra?

Una solicitud de compra es una petición interna para comprar algo. No genera ninguna obligación con un proveedor: existe para que la organización acuerde qué se va a comprar, quién lo paga y si hay dinero disponible, antes de que un comprador se comprometa. El proceso de solicitud es todo lo que ocurre entre que alguien identifica una necesidad y compras convierte una solicitud aprobada en una orden de compra.

Las solicitudes rara vez se atascan en la decisión de aprobar. Se atascan porque la especificación es demasiado vaga para poder comprar con ella, porque falta el centro de coste o la cuenta contable, o porque nadie tiene claro quién firma cuando el importe supera un umbral. Cada uno de esos casos devuelve la petición al solicitante, normalmente días después y normalmente por correo, así que el viaje de vuelta nunca aparece en el informe de tiempos del sistema. Mapear la fase de solicitud en carriles hace visibles esos bucles y muestra quién tiene la petición en cada momento.

Esta plantilla cubre en detalle solo la fase de solicitud, en cinco carriles: solicitante, responsable directo, responsable de presupuesto, compras y finanzas. Incluye el control de presupuesto disponible, la decisión del responsable directo, el enrutado por umbral de importe hacia un segundo aprobador, la revisión «¿Está bien especificada?» de compras con su bucle de devolución para aclaraciones, y una vía rápida aparte para las solicitudes urgentes que aun así deja registrado por qué se usó.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• El carril del solicitante al inicio: necesidad de compra identificada, solicitud creada con una especificación con la que alguien pueda comprar de verdad, y después centro de coste y cuenta contable añadidos antes de que avance
• Una rama «¿Solicitud urgente?» en el momento de crearla, que envía las peticiones estándar a la secuencia normal de aprobación y las urgentes a la vía rápida
• Un control de presupuesto disponible en el carril del responsable de presupuesto, cuya rama «No» llega a la decisión «¿Reenviar con cambios?», que devuelve a la solicitud o termina en «Solicitud denegada»
• Dos puertas de aprobación encadenadas: la decisión del responsable directo y después «¿Importe por encima del umbral?», que envía todo lo que supere el límite a un segundo aprobador en el carril del responsable de presupuesto. Un rechazo en cualquiera de las dos vuelve a la misma decisión de reenvío en lugar de morir en silencio
• La revisión «¿Está bien especificada?» de compras, con bucle de devolución al solicitante para aclarar, de modo que una solicitud con la que no se puede comprar vuelva mientras sigue siendo solo una solicitud
• Dos vías de cierre que confluyen en la creación del pedido: finanzas confirmando imputación y fondos en el recorrido estándar, y la autorización de emergencia del responsable de presupuesto más una justificación registrada de la vía rápida en el urgente

Cuándo usar esta plantilla

• Estás documentando la fase de solicitud antes de configurar las reglas de aprobación en un ERP o una herramienta de procure-to-pay, donde el recorrido debe acordarse antes de que nadie lo construya
• Quieres reducir el tiempo de ciclo de las solicitudes porque no dejan de volver por falta de imputación contable o por una especificación inservible
• Estás fijando o revisando los umbrales de la matriz de delegación de facultades y necesitas una sola imagen de quién aprueba qué y a partir de qué importe
• Estás formando a solicitantes y aprobadores que necesitan ver dónde encaja su paso y qué ocurre aguas abajo si lo dejan parado
• Quieres poner bajo control las compras urgentes definiendo una vía rápida que exista sobre el papel, en lugar de llamadas de teléfono que rodean el proceso por completo

Cómo funciona

1. Pon los nombres de los roles que tienes de verdad

   Renombra los cinco carriles con tus funciones reales. En organizaciones pequeñas el responsable directo y el responsable de presupuesto son la misma persona: fusiona esos carriles en vez de dibujar dos aprobaciones que una sola persona da a la vez. Usa un carril por persona que decide, no por individuo concreto, para que el diagrama sobreviva a un cambio de puesto.

2. Fija tus umbrales y el segundo aprobador

   Sustituye la decisión genérica «¿Importe por encima del umbral?» por las cifras de tu matriz de delegación de facultades e indica la moneda. Nombra quién es el segundo aprobador en cada tramo. Añade un tercer tramo solo si de verdad lo tienes, y vigila las solicitudes divididas justo por debajo de un límite.

3. Decide qué comprueba el control presupuestario y cuándo

   Adelanta el control si tu sistema bloquea la solicitud al enviarla, o déjalo antes de las puertas de aprobación si finanzas lo valida después. Registra si contrasta el gasto comprometido (solicitudes y pedidos abiertos) además de lo ya contabilizado, porque las dos cosas dan respuestas distintas.

4. Escribe qué significa «bien especificada»

   Convierte la revisión de compras en una lista de comprobación declarada: cantidad y unidad de medida, fecha de necesidad, especificación u oferta adjunta, proveedor con contrato o artículo de catálogo, y cuenta contable correcta. Sin ella, el bucle de devolución depende del criterio de cada persona y los solicitantes no pueden anticiparlo.

5. Acota la vía rápida antes de publicarla

   Define quién puede activar una solicitud urgente, pon un tope de importe, exige el mismo centro de coste y la misma cuenta contable que en cualquier otra petición y fija cuándo se revisan las justificaciones de vía rápida. Una vía rápida sin límites se convierte en el camino por defecto en un trimestre.

6. Haz circular el mapa y mantén una sola versión vigente

   Comparte el diagrama con compras, finanzas y todos los aprobadores que aparecen en él, recoge su conformidad sobre el propio diagrama para que quede registro de quién aprobó qué versión, y enlaza la versión vigente desde tu política de compras en lugar de pegar una captura de pantalla en una presentación de formación.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre una solicitud de compra y una orden de compra?

La solicitud es una petición interna para comprar. Lleva la especificación, el centro de coste y la cuenta contable, se enruta para aprobación presupuestaria y de mando, y no crea ninguna obligación con un proveedor. La orden de compra es el compromiso externo que se emite una vez aprobada la solicitud y fija artículo, cantidad, precio y condiciones de entrega. Todo lo que aparece en este diagrama ocurre antes de que exista la orden; el último paso es compras emitiendo la orden de compra a partir de la solicitud aprobada.

¿Quién debe aprobar una solicitud de compra?

Dos roles, a veces reunidos en una sola persona. El responsable directo confirma que la necesidad es real y apropiada; el responsable de presupuesto es el dueño del dinero y confirma que el centro de coste puede asumirlo. Por encima de un importe tomado de tu matriz de delegación de facultades firma además un segundo aprobador. Compras revisa la solicitud pero no aprueba el gasto, lo que mantiene separada a la persona que especifica la compra de la que compromete los fondos.

¿Qué debe incluir una solicitud de compra?

Lo suficiente para que otra persona pueda comprarlo sin preguntarte nada: descripción o especificación, cantidad y unidad de medida, fecha de necesidad, importe estimado y moneda, centro de coste y cuenta contable, proveedor contratado o preferente si lo hay, una oferta o un enlace cuando exista, y una breve justificación de negocio. La imputación contable ausente y las especificaciones vagas son las dos cosas que devuelven las solicitudes, y por eso esta plantilla coloca ambas antes de la primera puerta de aprobación.

¿Cómo se deben tratar las solicitudes urgentes o de emergencia?

Con un recorrido definido, no improvisado. En este diagrama la marca de urgencia pasa por un control «¿Urgencia justificada?» y todo lo que no lo supera cae de nuevo en la secuencia estándar. Las urgencias reales obtienen una autorización de un solo aprobador por parte del responsable de presupuesto, pero igualmente registran una justificación de vía rápida y llegan al mismo paso de creación de la orden de compra. Pon un tope al importe que puede pasar por la vía rápida y revisa las justificaciones periódicamente, o la excepción se convertirá en silencio en el proceso.