Prozessdiagramm für die Bestellanforderung (BANF)
Prozessdiagramm für die Bestellanforderung: Spezifikation und Kontierung, Budgetprüfung, Genehmigung nach Wertgrenze, Prüfung durch den Einkauf und ein sauber begrenztes Eilverfahren.
So funktioniert es
Benennen Sie die Rollen, die Sie tatsächlich haben
Benennen Sie die fünf Swimlanes nach Ihren echten Funktionen. In kleineren Organisationen sind Führungskraft und Budgetverantwortlicher dieselbe Person: Führen Sie diese Bahnen dann zusammen, statt zwei Genehmigungen zu zeichnen, die eine Person in einem Zug erteilt. Nutzen Sie eine Bahn je Entscheidungsträger, nicht je namentlicher Person, damit das Diagramm einen Stellenwechsel überlebt.
Setzen Sie Ihre Wertgrenzen und den zweiten Genehmiger
Ersetzen Sie die allgemeine Entscheidung „Wert über Genehmigungsgrenze?“ durch die Beträge aus Ihrer Unterschriftenregelung und nennen Sie die Währung. Benennen Sie je Wertstufe, wer der zweite Genehmiger ist. Fügen Sie eine dritte Stufe nur hinzu, wenn Sie sie wirklich haben, und achten Sie auf Anforderungen, die knapp unter einer Grenze gesplittet werden.
Klären Sie, was die Budgetprüfung prüft und wann
Verschieben Sie die Prüfung nach vorn, wenn Ihr System die Anforderung schon bei der Einreichung sperrt, oder belassen Sie sie vor den Genehmigungstoren, wenn Finanzen erst danach validieren. Halten Sie fest, ob auch Obligo geprüft wird, also offene Anforderungen und offene Bestellungen, oder nur gebuchte Ist-Werte — beides liefert unterschiedliche Antworten.
Schreiben Sie auf, was „korrekt spezifiziert“ heißt
Machen Sie aus der Prüfung des Einkaufs eine ausgeschriebene Checkliste: Menge und Mengeneinheit, Bedarfstermin, Spezifikation oder beigefügtes Angebot, Vertrags- oder Katalogartikel und korrektes Sachkonto. Ohne sie läuft die Klärungsschleife auf individuellem Ermessen, und Antragsteller können sie nicht vorhersehen.
Begrenzen Sie das Eilverfahren, bevor Sie es veröffentlichen
Legen Sie fest, wer einen Eilbedarf auslösen darf, deckeln Sie den Wert, verlangen Sie dieselbe Kontierung wie bei jedem anderen Antrag und bestimmen Sie, wann die Eilbegründungen ausgewertet werden. Ein unbegrenztes Eilverfahren ist binnen eines Quartals der Regelweg.
Verteilen Sie das Diagramm und halten Sie eine gültige Fassung
Teilen Sie das Diagramm mit Einkauf, Finanzen und jedem darin benannten Genehmiger, halten Sie deren Freigabe am Diagramm selbst fest, damit dokumentiert ist, wer welcher Fassung zugestimmt hat, und verlinken Sie die aktuelle Fassung aus Ihrer Einkaufsrichtlinie, statt einen Screenshot in eine Schulungsunterlage zu kleben.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Bestellanforderung und Bestellung?
Eine Bestellanforderung ist ein interner Antrag auf einen Einkauf. Sie trägt Spezifikation, Kostenstelle und Sachkonto, durchläuft Budget- und Managementgenehmigung und begründet keine Verpflichtung gegenüber einem Lieferanten. Die Bestellung ist die externe Bindung, die nach der Genehmigung ausgelöst wird und Artikel, Menge, Preis und Lieferbedingungen festschreibt. Alles in diesem Diagramm geschieht, bevor die Bestellung existiert; der letzte Schritt ist, dass der Einkauf die Bestellung aus der genehmigten Anforderung erzeugt.
Wer sollte eine Bestellanforderung genehmigen?
Zwei Rollen, die manchmal in einer Person zusammenfallen. Die Führungskraft bestätigt, dass der Bedarf real und angemessen ist; der Budgetverantwortliche verantwortet das Geld und bestätigt, dass die Kostenstelle es tragen kann. Oberhalb eines Werts aus Ihrer Unterschriftenregelung zeichnet zusätzlich ein zweiter Genehmiger. Der Einkauf prüft die Anforderung, genehmigt aber nicht die Ausgabe — so bleibt die Person, die den Bedarf spezifiziert, getrennt von der Person, die die Mittel bindet.
Was gehört in eine Bestellanforderung?
Genug, damit jemand anders beschaffen kann, ohne nachzufragen: Beschreibung oder Spezifikation, Menge und Mengeneinheit, Bedarfstermin, geschätzter Wert und Währung, Kostenstelle und Sachkonto, ein etwaiger Vertrags- oder Wunschlieferant, ein Angebot oder ein Link, sofern vorhanden, und eine kurze fachliche Begründung. Fehlende Kontierung und vage Spezifikationen sind die beiden Gründe, aus denen Anforderungen zurückgehen — deshalb setzt diese Vorlage beides vor das erste Genehmigungstor.
Wie behandelt man eilige oder Notfall-Anforderungen?
Mit einem definierten statt einem improvisierten Weg. In diesem Diagramm läuft ein Eilkennzeichen in die Prüfung „Eilbedarf begründet?“, und alles, was daran scheitert, fällt in die Standardfolge zurück. Echte Eilfälle erhalten eine Notfallfreigabe durch den Budgetverantwortlichen, dokumentieren aber weiterhin eine Begründung des Eilverfahrens und münden in denselben Schritt der Bestellerzeugung. Deckeln Sie den Wert, den das Eilverfahren tragen darf, und werten Sie die Begründungen regelmäßig aus, sonst wird aus der Ausnahme still der Prozess.