Prozessdiagramm für die Bestellanforderung (BANF)

Was ist prozessdiagramm für die bestellanforderung (banf)?

Eine Bestellanforderung, im ERP oft BANF genannt, ist ein interner Antrag auf einen Einkauf. Sie verpflichtet gegenüber keinem Lieferanten: Sie existiert, damit das Unternehmen vor der Bindung klärt, was beschafft wird, wer es bezahlt und ob die Mittel vorhanden sind. Der Anforderungsprozess ist alles zwischen dem erkannten Bedarf und dem Moment, in dem der Einkauf eine genehmigte Anforderung in eine Bestellung umwandelt.

Anforderungen bleiben selten an der Genehmigungsentscheidung selbst hängen. Sie bleiben hängen, weil die Spezifikation zu vage ist, um daraus zu beschaffen, weil Kostenstelle oder Sachkonto fehlen, oder weil niemand sicher weiß, wer ab einer bestimmten Wertgrenze zeichnet. Jeder dieser Punkte schickt den Antrag zurück zum Antragsteller, meist Tage später und meist per E-Mail, sodass die Rückreise in der Durchlaufzeitauswertung des Systems gar nicht auftaucht. Die Anforderungsphase über Bahnen zu zeichnen, macht diese Schleifen sichtbar und zeigt, wer den Antrag gerade hält.

Diese Vorlage deckt ausschließlich die Anforderungsphase ab, dafür im Detail, über fünf Bahnen: Antragsteller, Führungskraft, Budgetverantwortlicher, Einkauf und Finanzen. Sie enthält die Prüfung der Budgetverfügbarkeit, die Entscheidung der Führungskraft, die Weiterleitung nach Wertgrenze an einen zweiten Genehmiger, die Prüfung „Korrekt spezifiziert?“ im Einkauf mit Rückläuferschleife sowie ein eigenes Eilverfahren, das trotzdem dokumentiert, warum es genutzt wurde.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Die Bahn Antragsteller am Anfang: Beschaffungsbedarf erkannt, Bestellanforderung mit einer Spezifikation angelegt, aus der jemand wirklich beschaffen kann, danach Kostenstelle und Sachkonto ergänzt, bevor sie weiterläuft
• Die Weiche „Eilbedarf?“ direkt beim Anlegen, die Standardanträge in die normale Genehmigungsfolge und eilige Anträge in das Eilverfahren schickt
• Die Prüfung „Budget auf der Kostenstelle verfügbar?“ in der Bahn Budgetverantwortlicher, deren Nein-Zweig zur Entscheidung „Geändert erneut einreichen?“ führt und entweder zur Anforderung zurückkehrt oder bei „Anforderung abgelehnt“ endet
• Zwei Genehmigungstore hintereinander: die Entscheidung der Führungskraft und danach „Wert über Genehmigungsgrenze?“, das alles oberhalb der Grenze an einen zweiten Genehmiger in der Bahn Budgetverantwortlicher weiterleitet. Eine Ablehnung an beiden Toren mündet in dieselbe Entscheidung zur erneuten Einreichung, statt still zu enden
• Die Prüfung „Korrekt spezifiziert?“ im Einkauf mit einer Klärungsschleife zurück zum Antragsteller, sodass eine nicht beschaffbare Anforderung zurückkommt, solange sie noch eine Anforderung ist
• Zwei Endwege, die sich bei der Bestellerzeugung treffen: Finanzen bestätigen Kontierung und Mittel auf dem Standardweg, während auf dem Eilweg der Budgetverantwortliche eine Notfallfreigabe erteilt und die Begründung des Eilverfahrens dokumentiert wird

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie dokumentieren die Anforderungsphase, bevor Sie Genehmigungsregeln in einem ERP- oder Purchase-to-Pay-System konfigurieren, denn der Weg muss abgestimmt sein, bevor ihn jemand baut
• Sie wollen die Durchlaufzeit senken, weil Anträge immer wieder wegen fehlender Kontierung oder unbrauchbarer Spezifikation zurückkommen
• Sie legen Ihre Unterschriftenregelung neu fest oder überprüfen sie und brauchen ein Bild davon, wer ab welchem Wert genehmigt
• Sie schulen Antragsteller und Genehmiger, die sehen müssen, wo ihr Schritt sitzt und was stromabwärts passiert, wenn sie ihn liegen lassen
• Sie wollen Eilbeschaffungen in den Griff bekommen, indem ein Eilverfahren auf Papier existiert, statt Telefonaten, die den Prozess vollständig umgehen

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Rollen, die Sie tatsächlich haben

   Benennen Sie die fünf Swimlanes nach Ihren echten Funktionen. In kleineren Organisationen sind Führungskraft und Budgetverantwortlicher dieselbe Person: Führen Sie diese Bahnen dann zusammen, statt zwei Genehmigungen zu zeichnen, die eine Person in einem Zug erteilt. Nutzen Sie eine Bahn je Entscheidungsträger, nicht je namentlicher Person, damit das Diagramm einen Stellenwechsel überlebt.

2. Setzen Sie Ihre Wertgrenzen und den zweiten Genehmiger

   Ersetzen Sie die allgemeine Entscheidung „Wert über Genehmigungsgrenze?“ durch die Beträge aus Ihrer Unterschriftenregelung und nennen Sie die Währung. Benennen Sie je Wertstufe, wer der zweite Genehmiger ist. Fügen Sie eine dritte Stufe nur hinzu, wenn Sie sie wirklich haben, und achten Sie auf Anforderungen, die knapp unter einer Grenze gesplittet werden.

3. Klären Sie, was die Budgetprüfung prüft und wann

   Verschieben Sie die Prüfung nach vorn, wenn Ihr System die Anforderung schon bei der Einreichung sperrt, oder belassen Sie sie vor den Genehmigungstoren, wenn Finanzen erst danach validieren. Halten Sie fest, ob auch Obligo geprüft wird, also offene Anforderungen und offene Bestellungen, oder nur gebuchte Ist-Werte: Beides liefert unterschiedliche Antworten.

4. Schreiben Sie auf, was „korrekt spezifiziert“ heißt

   Machen Sie aus der Prüfung des Einkaufs eine ausgeschriebene Checkliste: Menge und Mengeneinheit, Bedarfstermin, Spezifikation oder beigefügtes Angebot, Vertrags- oder Katalogartikel und korrektes Sachkonto. Ohne sie läuft die Klärungsschleife auf individuellem Ermessen, und Antragsteller können sie nicht vorhersehen.

5. Begrenzen Sie das Eilverfahren, bevor Sie es veröffentlichen

   Legen Sie fest, wer einen Eilbedarf auslösen darf, deckeln Sie den Wert, verlangen Sie dieselbe Kontierung wie bei jedem anderen Antrag und bestimmen Sie, wann die Eilbegründungen ausgewertet werden. Ein unbegrenztes Eilverfahren ist binnen eines Quartals der Regelweg.

6. Verteilen Sie das Diagramm und halten Sie eine gültige Fassung

   Teilen Sie das Diagramm mit Einkauf, Finanzen und jedem darin benannten Genehmiger, halten Sie deren Freigabe am Diagramm selbst fest, damit dokumentiert ist, wer welcher Fassung zugestimmt hat, und verlinken Sie die aktuelle Fassung aus Ihrer Einkaufsrichtlinie, statt einen Screenshot in eine Schulungsunterlage zu kleben.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Bestellanforderung und Bestellung?

Eine Bestellanforderung ist ein interner Antrag auf einen Einkauf. Sie trägt Spezifikation, Kostenstelle und Sachkonto, durchläuft Budget- und Managementgenehmigung und begründet keine Verpflichtung gegenüber einem Lieferanten. Die Bestellung ist die externe Bindung, die nach der Genehmigung ausgelöst wird und Artikel, Menge, Preis und Lieferbedingungen festschreibt. Alles in diesem Diagramm geschieht, bevor die Bestellung existiert; der letzte Schritt ist, dass der Einkauf die Bestellung aus der genehmigten Anforderung erzeugt.

Wer sollte eine Bestellanforderung genehmigen?

Zwei Rollen, die manchmal in einer Person zusammenfallen. Die Führungskraft bestätigt, dass der Bedarf real und angemessen ist; der Budgetverantwortliche verantwortet das Geld und bestätigt, dass die Kostenstelle es tragen kann. Oberhalb eines Werts aus Ihrer Unterschriftenregelung zeichnet zusätzlich ein zweiter Genehmiger. Der Einkauf prüft die Anforderung, genehmigt aber nicht die Ausgabe: So bleibt die Person, die den Bedarf spezifiziert, getrennt von der Person, die die Mittel bindet.

Was gehört in eine Bestellanforderung?

Genug, damit jemand anders beschaffen kann, ohne nachzufragen: Beschreibung oder Spezifikation, Menge und Mengeneinheit, Bedarfstermin, geschätzter Wert und Währung, Kostenstelle und Sachkonto, ein etwaiger Vertrags- oder Wunschlieferant, ein Angebot oder ein Link, sofern vorhanden, und eine kurze fachliche Begründung. Fehlende Kontierung und vage Spezifikationen sind die beiden Gründe, aus denen Anforderungen zurückgehen: Deshalb setzt diese Vorlage beides vor das erste Genehmigungstor.

Wie behandelt man eilige oder Notfall-Anforderungen?

Mit einem definierten statt einem improvisierten Weg. In diesem Diagramm läuft ein Eilkennzeichen in die Prüfung „Eilbedarf begründet?“, und alles, was daran scheitert, fällt in die Standardfolge zurück. Echte Eilfälle erhalten eine Notfallfreigabe durch den Budgetverantwortlichen, dokumentieren aber weiterhin eine Begründung des Eilverfahrens und münden in denselben Schritt der Bestellerzeugung. Deckeln Sie den Wert, den das Eilverfahren tragen darf, und werten Sie die Begründungen regelmäßig aus, sonst wird aus der Ausnahme still der Prozess.