請購與審批流程圖
請購流程圖：規格說明與科目填寫、預算檢查、直屬經理與門檻以上審批、採購覆核，以及一條界定清楚的緊急快速通道。
甚麼是請購與審批流程
請購單是一份內部的採購請求。它不對供應商構成任何責任：它之所以存在，是為了令機構在採購人員作出承擔之前，先就買甚麼、由誰付錢、錢在不在這幾件事達成共識。請購流程就是由有人識別出需求，到採購把一份已獲批准的請購單轉為採購訂單之間的全部內容。
請購單很少卡在審批決策本身。它們卡住，是因為規格說明太含糊、無法照著去買，因為成本中心或總賬科目未填，或者因為金額越過某個門檻之後沒有人肯定該由誰簽署。這些情況都會把請購單退回給申請人——通常已經過了好幾天，而且通常走的是電郵，於是這段返程從來不會出現在系統的週期時間報表裡。把請購階段鋪在泳道上，這些迴路就會變得可見，亦看得出此刻是誰手上拿著這份請購單。
本範本只覆蓋請購階段，但覆蓋得很細，分佈在五條泳道上：申請人、直屬經理、預算負責人、採購與財務。它包含預算是否足夠的檢查、直屬經理的決策、金額超出審批權限時向第二審批人的分流、採購的「規格是否填寫正確？」覆核及其退回澄清的迴路，以及一條獨立的緊急快速通道——即使走這條通道，動用快速通道的理由仍然會被記錄下來。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 位於流程最前端的申請人泳道：已識別出採購需求，提交一份別人真的能照著去買的規格說明，然後在請購單往下走之前先填上成本中心與總賬科目。
- 在提交時就出現的「是否緊急請購？」分支，把常規請購送入正常的審批次序，把緊急請購送入快速通道。
- 預算負責人泳道中的「成本中心是否有預算？」檢查，其「否」分支通向「是否修改後重新提交？」決策，要麼退回請購單，要麼終止於「請購單被駁回」。
- 兩道依次進行的審批關卡：直屬經理的決策，然後是「金額是否超出審批權限？」，把超出限額的一切送往預算負責人作為第二審批人。任一關卡的駁回都匯入同一個重新提交決策，而不是無聲無息地消失。
- 採購的「規格是否填寫正確？」覆核，附一條退回申請人澄清的迴路，令一份買不到的請購單在它還只是請購單的時候就被退回來。
- 在開立採購訂單處匯合的兩條收尾路徑：常規路徑上由財務確認科目與撥款，快速通道上由預算負責人作緊急授權，隨後記錄快速通道的理由。
何時使用本範本
- 你們要在 ERP 或採購到付款系統中設定審批規則之前記錄請購階段，而這條路徑必須在有人動手搭建之前先達成共識。
- 你們想壓縮週期時間，因為請購單總是因為科目未填或規格無法使用而被退回來。
- 你們在訂定或覆核審批金額門檻，需要一張圖說清楚在哪個金額上由誰審批。
- 新的申請人和審批人需要看到自己的步驟位於哪裡，以及如果他們壓著不動，下游會發生甚麼。
- 你們想把緊急採購管起來：與其讓人打電話完全繞開流程，不如訂立一條寫在紙面上的快速通道。
運作方式
寫上你們真實存在的角色
把五條泳道改成你們自己的職能。在較小的機構裡，直屬經理和預算負責人是同一個人——那就把這兩條泳道合併，而不是畫出一個人一次過給出的兩道審批。按決策者劃分泳道，而不是按具體某個人，這樣有人調職時這張圖仍然成立。
填入你們的金額門檻和第二審批人
把通用的「金額是否超出審批權限？」換成你們授權審批表上的數字，並寫明貨幣。寫清每個區間的第二審批人是誰。只有在確實存在第三檔時才增加，並留意那些被拆細至剛好低於限額的請購單。
決定預算檢查測甚麼、在甚麼時候測
如果你們的系統在提交時就會攔下請購單，就把這道檢查前移；如果財務是在事後校驗，就把它留在審批關卡之前。同時記下它除了已入賬的實際發生額之外，是否亦核查已承擔支出（未結請購單與未結採購訂單）——這兩種口徑給出的答案並不一樣。
寫下「規格填寫正確」到底指甚麼
把採購的覆核變成一份成文的檢查清單：數量與計量單位、需求日期、隨附的規格說明或報價、合約供應商或目錄貨品，以及正確的總賬科目。沒有這份清單，退回澄清的迴路就只能靠個人判斷，申請人無從預計。
在公布快速通道之前先為它劃定界線
界定誰可以啟動緊急請購、設一個金額上限、要求與其他請購單一樣填好成本中心和總賬科目，並訂明何時覆核這些快速通道的理由。一條沒有界線的快速通道，一個季度之內就會變成預設路徑。
把圖發出去，並只保留一個現行版本
把這張圖發給採購、財務和圖中列出的每一位審批人，把他們的確認直接記錄在圖上，這樣就留下了誰認可了哪一版的憑證；再由你們的採購政策連結到現行版本，而不是把一張截圖貼進培訓材料。
常見問題
請購單與採購訂單有甚麼分別？
請購單是一份內部的採購請求。它載有規格說明、成本中心和總賬科目，會被送去做預算和管理層審批，並不對供應商產生任何責任。採購訂單是請購獲批之後開立的對外承擔，它確定貨品、數量、價格和交付條款。本圖中的一切都發生在採購訂單出現之前；最後一步才是採購依據已獲批准的請購單開立採購訂單。
誰應該審批一份請購單？
兩個角色，有時由同一個人擔任。直屬經理確認這項需求真實而且合理；預算負責人掌管這筆錢，確認成本中心承擔得起。超出取自授權審批表的某個金額之後，還要由第二審批人簽署。採購會覆核請購單，但不審批這筆開支——這就把提出採購規格的人與承擔動用資金的人分開了。
一份請購單應該包含甚麼？
足以令別人不用再問你任何問題就能把東西買下來：一段描述或規格說明、數量與計量單位、需求日期、預估金額與貨幣、成本中心與總賬科目、任何合約供應商或優先供應商、已有報價時附上報價或連結，以及一段簡短的業務理由。科目未填和規格含糊，是把請購單退回來的兩大原因——所以本範本把這兩件事都放在第一道審批關卡之前。
緊急請購和應急採購應該怎樣處理？
用一條經過界定的路徑，而不是臨場發揮。在本圖中，標記為緊急的請購會走到「緊急需求是否有充分理由？」這道檢查，未能通過的退回常規次序。真正的緊急情況可以由預算負責人單人授權，但仍然要記錄快速通道的理由，並且仍然走到同一個開立採購訂單的步驟。為快速通道能承載的金額設上限，並定期覆核這些理由——否則例外會靜靜地變成流程本身。