發票審批流程圖
發票審批泳道範本：發票輸入、重複檢查、與採購訂單和收貨單的三方核對、記帳編碼、按金額審批、供應商查詢、過帳與付款批次。
運作方式
把泳道改成你們真實的角色
把供應商、應付帳款、預算負責人和財務經理換成你們機構中的角色。如果輸入和核對由共享服務中心做，而記帳編碼由本地控制員做，就把應付帳款泳道拆成兩條，令這次交接看得見。
定義你們重複檢查的鍵值
決定兩張發票在甚麼條件下算同一張。供應商編號加發票號是主鍵；總金額加發票日期能捉到那些換了新號重開的供應商。把這些鍵值寫進「是否重複發票？」步驟的備註裡，省得有人去猜。
寫明你們的採購訂單政策
訂下哪些支出必須有採購訂單，以及本應有卻沒有時怎麼辦。如果超過一定金額而沒有訂單的發票不獲允許，就把它作為「發票上有沒有引用採購訂單？」分支的一個出口加進去，而不是讓它靜靜溜進編碼環節。
設定容差和審批限額
在「核對是否在容差之內？」和「是否超過審批限額？」這兩個決策上填上真實的數字，例如 5% 或某個固定金額的價格容差，以及預算負責人的限額、超過之後由財務經理會簽。門檻含糊，是一張已經畫好的流程圖被忽視的最常見原因。
決定卡住的查詢怎麼辦
範本把未解決的查詢終止於「把發票退回供應商」。多數團隊還會想要一條帳齡規則，例如七天催辦、十四天升級。把它們作為定時步驟，或者作為查詢迴路上的備註加進去，令例外不能無限期地放着。
把圖發出去討論，並保留獲批的版本
帶着應付帳款、一位預算負責人和財務經理把這張圖行一次，按他們真正在做的事去改，而不是按制度寫的去改，然後把議定的版本置於版本控制之下，令後續修改可追溯，當前獲批的圖亦不會有歧義。
常見問題
發票審批流程包含哪些步驟？
典型的次序是：由供應商收到發票，把它連同供應商、發票號、日期、淨額、稅額和可能的採購訂單引用一起輸入應付帳款系統，檢查它不是重複發票，判定它屬於有訂單還是沒有訂單的發票，把有訂單的發票與採購訂單和收貨單核對、或把沒有訂單的發票送交預算負責人做成本中心和總帳科目編碼，按金額路由審批，取得預算負責人的批准以及超過門檻時財務經理的會簽，把發票過帳到總帳，並排入下一個付款批次。例外會分岔到與供應商的查詢，更正之後再回到流程之中。
怎樣防止同一張發票被付兩次？
在花費任何核對或審批工夫之前，即是早在輸入環節，就先跑重複檢查。以供應商編號加發票號作為主鍵核對，並加上總金額加發票日期的次要檢查，以捉到換了新號重開的發票。懷疑重複的發票應該被攔截並標示待覆核，而不是被靜靜刪除，因為同一金額的第二張真實發票確實會出現，例如按月固定收費的情況。重複最常在同一張發票經由兩個渠道（例如電郵和供應商平台）到達時溜過去，所以這項檢查必須位於每一條接收路徑的下游。
有採購訂單和沒有採購訂單的發票，審批上有甚麼分別？
有採購訂單的發票已經承載了商務協議，所以審批在很大程度上是一次核對工作：把發票與採購訂單和收貨單比對，如果價格和數量落在容差之內，這筆支出實際上已經事先獲批。沒有採購訂單的發票沒有參照點，所以必須由人確認這筆支出成立，並在送去審批之前指定成本中心、總帳科目和稅碼。多出來的這一步編碼，正是沒有訂單的發票較慢的原因，亦是許多機構設定一個金額門檻、超過就必須有採購訂單的原因。
發票應該由誰審批，金額門檻是怎樣運作的？
成本中心承擔這筆費用的預算負責人應該審批每一張發票，因為只有他們能確認貨物或服務確實收到並且屬於自己。金額門檻在超過某個數額時加入第二位審批人，通常是財務經理或控制員，令較大額的支出多一雙眼睛，同時不為日常發票增添延誤。門檻應該來自成文的授權審批權限表，並由路由規則執行，而不是逐筆臨時決定；而在任何一級的否決，都應該回到與供應商的查詢迴路，而不是就此停住。