發票審批流程圖
發票審批泳道範本：發票輸入、重複檢查、與採購訂單和收貨單的三方核對、記帳編碼、按金額審批、供應商查詢、過帳與付款批次。
甚麼是發票審批流程
發票審批是供應商發票到達與資金離開銀行戶口之間的那條控制路徑。在多數財務團隊裡，它牽涉四方很少坐在一起的人：開票並更正發票的供應商、輸入並核實發票的應付帳款組、確認這筆支出屬於自己並完成記帳編碼的預算負責人，以及為較大金額會簽並放行付款批次的財務經理。把它畫成一串步驟，流程看來無關痛癢；把交接畫出來，真實的成本才顯現：每一條跨泳道的箭嘴，都是一個排隊、一條電郵鏈，或者一張放在某人收件箱裡已經過了付款期的發票。
大部分麻煩來自三件事。第一是重複：同一張發票既發了電郵又寄了紙本，又或者供應商催收時再發一次，而如果沒有針對供應商加發票號的硬性檢查，它就會被付兩次。第二是採購訂單造成的分岔：有採購訂單的發票可以自動與訂單和收貨單核對，而沒有採購訂單的發票沒有參照點，需要有人判定它屬於哪個成本中心和總帳科目。第三是例外：價格或數量不符，又或者預算負責人對這筆費用有異議，都必須變成一次向供應商提出的查詢，然後重新回到流程裡，而不是死在某個郵箱之中。
本範本把這一切畫成一張跨職能流程圖，四條泳道、六個階段，令你看清每一步由誰負責，以及發票會在哪裡卡住。它刻意把應付帳款團隊真正被考核的那些控制寫得很具體：重複檢查發生在花費任何核對工夫之前，三方核對中的容差檢查帶有明確的失敗分支，審批路由由金額門檻決定，而不是由誰剛好有空決定。把它當作起點，並把門檻、容差和角色名稱改成符合你們自己的授權審批權限表。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 四條泳道對應真正會接觸發票的角色：供應商、應付帳款、預算負責人和財務經理，令每一步都有指名的負責人，而不是籠統地落在「財務」身上。
- 頂部的六個階段：輸入、核實、核對與編碼、查詢處理、審批，以及過帳與付款。
- 緊接輸入之後的重複發票檢查，帶有「攔截並標示為重複」的出口，令懷疑重複的發票在花費任何核對或審批工夫之前就被攔下。
- 「發票上有沒有引用採購訂單？」處的分岔：有訂單的發票走與採購訂單和收貨單的三方核對，隨後進入容差檢查；沒有訂單的發票交給預算負責人，編碼到成本中心和總帳科目。
- 一條供應商查詢迴路，兩條例外路徑都匯入其中。超出容差的核對和預算負責人的否決都會轉向「向供應商提出查詢」；供應商更正或開出貸項通知單之後，流程要麼在採購訂單分岔處重新進入、令每種發票各按自己的方式重新核實，要麼終止於「把發票退回供應商」。
- 按金額驅動的審批路由：預算負責人審批全部發票，「是否超過審批限額？」決策把較大金額的發票送交財務經理會簽，獲批的發票過帳到總帳，並排入下一個付款批次。
何時使用本範本
- 編寫或更新應付帳款的標準作業程序，目標是一頁人們真的會看的圖，而不是六頁沒有人讀的制度文本。
- 為新入職的應付帳款同事或共享服務中心團隊做上崗培訓，他們需要看清核對失敗或預算負責人有異議時，發票會去到哪裡。
- 引入或調整審批限額，令授權審批權限表以路由規則的形式看得見，而不是靠口耳相傳。
- 配置發票自動化或 ERP 的採購到付款工作流程，你們需要一份議定的現狀流程，然後才去搭建目標流程。
- 準備一次採購到付款的穿行測試，核數師會問誰批准了甚麼，以及重複付款是怎樣被防住的。
運作方式
把泳道改成你們真實的角色
把供應商、應付帳款、預算負責人和財務經理換成你們機構中的角色。如果輸入和核對由共享服務中心做，而記帳編碼由本地控制員做，就把應付帳款泳道拆成兩條，令這次交接看得見。
定義你們重複檢查的鍵值
決定兩張發票在甚麼條件下算同一張。供應商編號加發票號是主鍵；總金額加發票日期能捉到那些換了新號重開的供應商。把這些鍵值寫進「是否重複發票？」步驟的備註裡，省得有人去猜。
寫明你們的採購訂單政策
訂下哪些支出必須有採購訂單，以及本應有卻沒有時怎麼辦。如果超過一定金額而沒有訂單的發票不獲允許，就把它作為「發票上有沒有引用採購訂單？」分支的一個出口加進去，而不是讓它靜靜溜進編碼環節。
設定容差和審批限額
在「核對是否在容差之內？」和「是否超過審批限額？」這兩個決策上填上真實的數字，例如 5% 或某個固定金額的價格容差，以及預算負責人的限額、超過之後由財務經理會簽。門檻含糊，是一張已經畫好的流程圖被忽視的最常見原因。
決定卡住的查詢怎麼辦
範本把未解決的查詢終止於「把發票退回供應商」。多數團隊還會想要一條帳齡規則，例如七天催辦、十四天升級。把它們作為定時步驟，或者作為查詢迴路上的備註加進去，令例外不能無限期地放着。
把圖發出去討論，並保留獲批的版本
帶着應付帳款、一位預算負責人和財務經理把這張圖行一次，按他們真正在做的事去改，而不是按制度寫的去改，然後把議定的版本置於版本控制之下，令後續修改可追溯，當前獲批的圖亦不會有歧義。
常見問題
發票審批流程包含哪些步驟？
典型的次序是：由供應商收到發票，把它連同供應商、發票號、日期、淨額、稅額和可能的採購訂單引用一起輸入應付帳款系統，檢查它不是重複發票，判定它屬於有訂單還是沒有訂單的發票，把有訂單的發票與採購訂單和收貨單核對、或把沒有訂單的發票送交預算負責人做成本中心和總帳科目編碼，按金額路由審批，取得預算負責人的批准以及超過門檻時財務經理的會簽，把發票過帳到總帳，並排入下一個付款批次。例外會分岔到與供應商的查詢，更正之後再回到流程之中。
怎樣防止同一張發票被付兩次？
在花費任何核對或審批工夫之前，即是早在輸入環節，就先跑重複檢查。以供應商編號加發票號作為主鍵核對，並加上總金額加發票日期的次要檢查，以捉到換了新號重開的發票。懷疑重複的發票應該被攔截並標示待覆核，而不是被靜靜刪除，因為同一金額的第二張真實發票確實會出現，例如按月固定收費的情況。重複最常在同一張發票經由兩個渠道（例如電郵和供應商平台）到達時溜過去，所以這項檢查必須位於每一條接收路徑的下游。
有採購訂單和沒有採購訂單的發票，審批上有甚麼分別？
有採購訂單的發票已經承載了商務協議，所以審批在很大程度上是一次核對工作：把發票與採購訂單和收貨單比對，如果價格和數量落在容差之內，這筆支出實際上已經事先獲批。沒有採購訂單的發票沒有參照點，所以必須由人確認這筆支出成立，並在送去審批之前指定成本中心、總帳科目和稅碼。多出來的這一步編碼，正是沒有訂單的發票較慢的原因，亦是許多機構設定一個金額門檻、超過就必須有採購訂單的原因。
發票應該由誰審批，金額門檻是怎樣運作的？
成本中心承擔這筆費用的預算負責人應該審批每一張發票，因為只有他們能確認貨物或服務確實收到並且屬於自己。金額門檻在超過某個數額時加入第二位審批人，通常是財務經理或控制員，令較大額的支出多一雙眼睛，同時不為日常發票增添延誤。門檻應該來自成文的授權審批權限表，並由路由規則執行，而不是逐筆臨時決定；而在任何一級的否決，都應該回到與供應商的查詢迴路，而不是就此停住。