採購到付款（P2P）流程範本

運作方式

1. 在試算表中描述每一個 P2P 步驟

   把由請購到發票付款的所有步驟寫下來，並設置負責人、來源系統和審批環節這幾欄。

2. 把試算表匯入 QueryChart

   貼上或上載試算表，QueryChart 會按負責人把資料列分配到泳道，並按次序排成步驟。

3. 在分享之前先畫出例外路徑

   無訂單發票、超出容差的價格差異和緊急採購各自需要一條分支，並指明審批人。審計師抽樣走的正是這些路徑。

4. 加入審批環節並送交審批人

   標示需要審批的步驟。QueryChart 會執行審批流程，並把每位審批人的決定記入審計軌跡。

5. 把版本發佈為可供審核

   流程圖通過審批之後會儲存為一個檢查點，附版本號、時間戳和審批人簽署，作為審計證據。

常見問題

P2P 流程包含哪些內容？

一份完整的採購到付款流程涵蓋請購、審批、採購訂單、收貨、發票核對、差異處理、發票審批和付款——每一步都有負責人和來源系統。

怎樣為 SOX 或 SOC 2 記錄 P2P？

把每一個控制點——例如三方核對和主管的審批金額上限——記錄為一個步驟，附上負責人、證據連結和審批環節。QueryChart 的審計軌跡會記錄誰在甚麼時候審批了哪個版本，以及改動了甚麼。

P2P 與 O2C 有甚麼分別？

P2P（採購到付款）涵蓋流出企業的資金流：請購、訂單、收貨、發票和付款。O2C（訂單到收款）涵蓋流入的資金流：客戶訂單、交付、開票和收款。兩個流程在記錄到報告中匯合，最終都進入入帳和對帳——因此它們應該用同樣的泳道和同樣的細緻程度來畫。

甚麼是三方核對，審計師為甚麼會問到它？

三方核對是在批准發票付款之前，核對採購訂單、收貨紀錄和發票在供應商、數量和價格上是否一致。它是防止為無人訂購或無人收到的貨物付款的那道控制，因此幾乎一定會出現在審計師的抽樣之中。流程圖上必須同時顯示容差上限和差異處理路徑——否則你們記錄的只是永遠不會出錯的那一半。