Modèle de flux de processus Procure-to-Pay (P2P)
Un modèle de flux de processus P2P (de la demande au paiement) prêt à être audité avec flux de travail d'approbation et contrôle de version. Conçu pour les équipes ERP qui documentent les processus AP pour SOX, SOC 2 et l'audit interne.
Qu'est-ce que le processus modèle de flux de processus procure-to-pay (p2p) ?
Le P2P est le processus qui est le plus souvent documenté deux fois et jamais au même endroit. Les achats ont une version dans leur procédure, les finances en ont une autre dans le guide des comptes fournisseurs et le système ERP en a une troisième dans sa configuration. Lorsque l'auditeur externe demande de parcourir le cycle, la question n'est pas de savoir s'il existe une description : il s'agit de savoir laquelle fait autorité.
La version qui tient est élaborée autour des points de contrôle : approuver la demande d'achat par rapport à un seuil, émettre le bon de commande, réceptionner la marchandise, triple rapprochement commande contre récépissé contre facture, et enfin débloquer le paiement avec séparation des tâches. Chacun de ces points constitue un contrôle que l'auditeur teste, et chacun dispose d'un système source qui constitue la preuve.
Les exceptions comptent autant que le chemin principal. Les factures sans commande, les écarts de prix dans les limites de tolérance, les livraisons partielles et les achats précipités sont là où se concentrent à la fois l'argent et les erreurs. Un diagramme qui montre uniquement le cheminement propre de la demande au paiement documente la moitié la moins intéressante du processus.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Besoin et demande : qui peut faire une demande, quel budget et centre de coûts doivent être saisis et comment la demande est enregistrée dans le système ERP.
- Approbation basée sur un seuil, avec une branche pour les achats qui nécessitent l'approbation supplémentaire du service financier ou d'un cadre
- Sélection du bon de commande et du fournisseur, y compris une vérification si le fournisseur est approuvé et correctement configuré dans les données de base du fournisseur
- L'entrée de marchandises et l'entrée de facture sont deux enregistrements distincts qui constituent ensemble la base du rapprochement.
- Correspondance à trois entre commande, réception et facture, avec des branchements explicites pour un écart de prix dans les limites de tolérance, une réception de marchandise manquante et une facture sans commande
- Libération du paiement avec séparation des tâches entre la personne qui approuve la facture et celle qui libère le paiement, suivie de la comptabilisation et du rapprochement
Quand utiliser ce modèle
- L'auditeur externe suit le cycle P2P dans le cadre des tests du CIIF, et vous avez besoin d'une description contrôlée au lieu de trois.
- Vous implémentez ou mettez à niveau un système ERP et devez décrire le futur processus avant que la configuration ne le verrouille
- Les factures sont payées en dehors du processus et vous devez voir où les chemins d'exception contournent les contrôles
- Les seuils d'approbation et la hiérarchie d'approbation ont changé et la documentation n'a pas suivi
- Vous formez de nouveaux employés chargés des comptes créditeurs et vous avez besoin d'un diagramme qui montre à la fois le chemin principal et les exceptions.
Contrôles documentés
- ICFR: P2P cycle controls
Comment cela fonctionne
Documentez chaque étape P2P dans une feuille de calcul
Répertoriez chaque étape depuis la demande d'achat jusqu'au paiement de la facture, avec des colonnes pour le propriétaire, le système d'enregistrement et la porte d'approbation.
Importer la feuille de calcul dans QueryChart
Collez ou téléchargez la feuille de calcul ; QueryChart mappe les lignes aux couloirs par propriétaire et aux étapes par ordre.
Dessinez les chemins d'exception avant de partager le diagramme
Une facture sans commande, un écart de prix par rapport à la tolérance et un achat précipité nécessitent chacun leur propre succursale avec un approbateur nommé. Ce sont exactement les chemins qu’un auditeur échantillonne.
Ajouter des portes d'approbation et un itinéraire vers les approbateurs
Marquer les étapes requises pour l'approbation ; QueryChart applique le flux de travail d'approbation et capture chaque décision du réviseur dans la piste d'audit.
Publier la version comme prête pour l'audit
Une fois approuvée, la cartographie des processus est vérifiée avec un numéro de version, un horodatage et la signature de l'approbateur pour les preuves d'audit.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il dans un flux de processus P2P ?
Un flux de processus complet de l'approvisionnement au paiement couvre la demande, l'approbation, le bon de commande, la réception des marchandises, le rapprochement des factures, la gestion des exceptions, l'approbation et le paiement, chacun étant attribué à un propriétaire et à un système d'enregistrement.
Comment documenter le P2P pour SOX ou SOC 2 ?
Documentez chaque point de contrôle (par exemple, correspondance à trois, seuil d'approbation du responsable) comme une étape avec un propriétaire, un lien de preuve et une porte d'approbation. La piste d'audit de QueryChart indique qui a approuvé quelle version, quand et ce qui a changé.
Quelle est la différence entre le P2P et l'O2C ?
Le P2P (procure-to-pay) couvre les flux de trésorerie sortant de l'entreprise : réquisition, commande, entrée de marchandises, facture et paiement. O2C (order-to-cash) couvre les flux de trésorerie : commande client, livraison, facturation et encaissement. Les deux se rencontrent dans l'enregistrement à rapport, où les deux aboutissent à la publication et au rapprochement, c'est pourquoi il est préférable de les dessiner avec les mêmes voies et le même niveau de détail.
Qu'est-ce qu'une correspondance à trois et pourquoi l'auditeur pose-t-il des questions à ce sujet ?
Une correspondance à trois confirme que le bon de commande, l'entrée de marchandises et la facture concordent sur le fournisseur, la quantité et le prix avant que la facture ne soit approuvée pour le paiement. C'est le contrôle qui arrête le paiement des marchandises que personne n'a commandées ou reçues, c'est pourquoi il figure presque toujours dans l'échantillon de l'auditeur. Le diagramme doit montrer à la fois le seuil de tolérance et le chemin d’exception ; sinon, vous ne documentez que la moitié qui ne se passe jamais mal.