Famille de processus
Processus Procure-to-Pay : six modèles, de la demande d'achat au paiement du…
La chaîne de l'approvisionnement au paiement sous forme de six organigrammes liés : demande d'achat, bon de commande, réception des marchandises, rapprochement à trois voies, approbation de la facture et approbation du paiement, avec les…
Le Procure-to-Pay est le cycle opérationnel qui va d’un besoin identifié jusqu’à un fournisseur payé. Cette famille commande six modèles dans l'ordre dans lequel les documents sont transmis : une demande d'achat devient un bon de commande, la commande est comparée à un reçu et à une facture, et la facture approuvée est libérée pour paiement. Les aperçus P2P de bout en bout, l'intégration des fournisseurs et le processus d'approvisionnement se situent tout au long de la chaîne.
La chaîne commence par une demande d'achat codée et budgétairement vérifiée et se termine par un paiement bancaire à double déblocage. Une demande approuvée en fonction de sa valeur devient un bon de commande une fois que le service des achats l'a examinée ; le fournisseur livre cette commande et le quai de réception des marchandises enregistre ce qui est arrivé via réception de marchandises. La facture est ensuite comparée à la commande et à la réception dans correspondance à trois, codée et approuvée par valeur lors de l'étape d'approbation de la facture, et validée lors d'un cycle de paiement sous le contrôle d'approbation du paiement. Chaque modèle reprend le document produit par le précédent : numéro de bon de commande, GRN, facture rapprochée, proposition de paiement.
Le P2P échoue dans les écarts entre les documents : une commande passée après l'arrivée des marchandises ; un reçu jamais posté, donc la facture est bloquée ; une facture payée deux fois après arrivée par deux canaux ; un paiement sur des coordonnées bancaires non vérifiées. La réquisition et le bon de commande placent les portes du budget et des autorisations avant l'engagement ; l'appariement à trois facteurs conserve un écart hors tolérance jusqu'à ce qu'il soit possédé ; l'approbation des factures comporte la boucle de contrôle en double et de requête du fournisseur ; l'approbation du paiement empêche le préparateur de la proposition de recourir à la double version bancaire. Le parcours lui-même, depuis les dates d'échéance jusqu'à l'avis de versement, est tracé à l'intérieur du cycle AP complet ; l'approbation du paiement est sa porte de sortie.
Deux aperçus décrivent l'ensemble du cycle : l'organigramme Procure-to-Pay et le flux ERP P2P écrit pour les procédures pas à pas SOX et SOC 2. Parallèlement, le cycle complet des comptes fournisseurs comprend le cycle de paiement et les régularisations de fin de période, l'intégration des fournisseurs fournit la fiche fournisseur et les coordonnées bancaires vérifiées par rappel, et le processus d'approvisionnement part du même besoin mais se transforme en marché : sourcing, appel d'offres, attribution, contrat. Les contrôles côté facture se poursuivent dans comptes à payer ; la question de savoir si un achat aura lieu est décidée sous dépenser la gouvernance ; L'entrée de marchandises à un quai d'entrepôt, avec ASN et WMS, est dessinée en profondeur sous l'entrée d'entrepôt.
La séquence
Étape 1: Organigramme du processus de demande d'achat
Organigramme du processus de demande d'achat : spécifications et codage GL, vérification du budget, approbation du gestionnaire et des seuils, examen des achats et procédure accélérée urgente.
Étape 2: Organigramme du processus de commande d'achat
Organigramme du processus de commande : demande d'achat, contrôle du budget, seuils d'approbation, devis des fournisseurs, émission du bon de commande, réception des marchandises, correspondance à trois et paiement.
Étape 3: Organigramme du processus de réception des marchandises (entrée des…
Un organigramme du processus de réception des marchandises pour le quai d'entrée des marchandises : réservation, vérification des documents du bon de commande, contrôle du décompte et des dommages, réclamation du transporteur, GRN et…
Étape 4: Organigramme du processus de correspondance à trois voies
Organigramme du processus de rapprochement à trois voies pour comparer une facture fournisseur, un bon de commande et un reçu de marchandises ou de services, avec contrôles de tolérance et gestion des écarts.
Étape 5: Organigramme du processus d'approbation des factures
Un modèle de processus d'approbation de facture en couloir : capture, contrôle en double, correspondance de bon de commande à trois voies, codage, approbation par valeur, requêtes des fournisseurs, validation et paiement.
Étape 6: Organigramme du processus d'approbation des paiements
Organigramme du processus d'approbation des paiements pour la préparation de la proposition de paiement, la vérification fournisseur-banque, l'approbation déléguée, la libération double banque, la comptabilisation et le rapprochement.
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