Processus d'appel d'offres
Couloir modifiable du processus d'appel d'offres, de « Approuver la portée et le parcours d'appel d'offres » à « Soumissions reçues dans les délais et conformes ? » à un résultat documenté. Comprend les rôles nommés, les chemins…
Qu'est-ce que le processus processus d'appel d'offres ?
Le flux de travail commence à « Approuver la portée et le parcours d'appel d'offres ». Les deux étapes suivantes, « Publier ou inviter selon les règles d'appel d'offres » et « Gérer les questions et les addenda des soumissionnaires », établissent les informations nécessaires pour une décision défendable. Le graphique attribue un rôle à chaque transfert et conserve les preuves à la clôture.
Les principales portes sont « Les soumissions reçues dans les délais et conformes ? » et « Évaluation et approbations terminées ? ». La première branche conduit au rejet des offres tardives ou non conformes selon les règles publiées ; la seconde peut nécessiter de résoudre des conflits, de clarifier ou de noter des lacunes. Si cela ne peut pas être résolu, l'affaire peut se terminer par « Annuler l'appel d'offres et informer les soumissionnaires ». Adaptez les étapes de publication, d’ouverture et de statu quo aux règles applicables à votre organisation.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Approuver la portée et le parcours d'appel d'offres, puis publier ou inviter selon les règles d'appel d'offres.
- Soumissions reçues dans les délais et conformes ? avec un itinéraire pour rejeter les offres tardives ou non conformes selon les règles publiées.
- Clôturer les appels d'offres, enregistrer les soumissions et évaluer les offres techniques et les offres commerciales en tant que fournisseurs distincts et transferts internes.
- L'évaluation et les approbations sont-elles terminées ? avec résoudre les conflits, clarifier ou noter les lacunes lorsque la décision échoue. Une décision distincte peut se terminer par « Annuler l'appel d'offres et informer les soumissionnaires ».
- Consolider les scores et les déclarations de conflits, approuver les recommandations d'attribution, informer les soumissionnaires et conserver le dossier d'appel d'offres lors de la clôture contrôlée.
Quand utiliser ce modèle
- Utilisez-le pour convenir à qui appartient « Approuver la portée et le parcours d'appel d'offres » et de quelles informations le prochain rôle a besoin.
- Utilisez-le lorsque la réponse à la question « Soumissions reçues dans les délais et conformes ? » n’est pas clair ou les décisions sont prises en dehors du dossier.
- Utilisez-le pour rendre visible « Avertir les soumissionnaires et conserver le dossier d'appel d'offres » lors d'un audit ou d'un examen opérationnel.
Comment cela fonctionne
Attribuer des propriétaires de décision
Remplacez les voies Propriétaire d'entreprise, Approvisionnement, Fournisseur, Comité d'évaluation et Approbateur par vos fonctions réelles. Conserver le propriétaire de « Soumissions reçues dans les délais et conformes ? » distinct du demandeur lorsque vos règles d'autorité l'exigent.
Configurer les portes
Adaptez les étapes de publication, d’ouverture et de statu quo aux règles applicables à votre organisation. Définissez quelles preuves sont suffisantes pour « Évaluation et approbations terminées ? » et qui peut autoriser une exception.
Connecter les enregistrements en aval
Lien pour informer les soumissionnaires et conserver le dossier d'appel d'offres avec le bon de commande, le contrat, le dossier du fournisseur ou le cas opérationnel concerné. Définissez les dates de conservation et de révision dans votre politique documentaire.
Questions fréquentes
Que comprend le modèle de processus d’appel d’offres ?
Il couvre l'approbation de la portée et du parcours d'appel d'offres, la gestion des questions et des addenda des soumissionnaires, l'évaluation des offres techniques et des offres commerciales, la notification des soumissionnaires et la conservation du dossier d'appel d'offres, avec trois décisions étiquetées et des voies de refonte.
Les règles de décision peuvent-elles être modifiées ?
Oui. Adaptez les étapes de publication, d’ouverture et de statu quo aux règles applicables à votre organisation. Modifiez les étiquettes de porte, les couloirs et les chemins de retour avant d'utiliser le graphique dans votre organisation.
Quelles preuves retenir ?
Conservez les informations relatives aux « Soumissions reçues dans les délais et conformes ?
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Processus d'approvisionnement stratégique et passe le relais à Processus d'évaluation des offres.
Précède
- Processus d'approvisionnement stratégique — Couloir du processus d'approvisionnement stratégique modifiable depuis « Identifier les dépenses ou les besoins à venir » jusqu'à « Itinéraire d'approvisionnement et concurrence justifiés ? » à un résultat documenté. Comprend les rôles…
Suit
- Processus d'évaluation des offres — Couloir modifiable du processus d'évaluation des offres, de « Verrouiller les critères d'évaluation et les déclarations de conflit » à « L'offre est techniquement conforme ? » à un résultat documenté. Comprend les rôles nommés, les…